Śledzenie czasu pracy i wydatków w aplikacji Projekt

Aplikacja Projekt — nazywana też Time & Expense lub T&E — służy do wprowadzania własnego czasu pracy, uzyskiwania jego zatwierdzenia, przeglądania podróży i potwierdzeń, prowadzenia projektów głównych i ich zespołów oraz rozliczania klientów. To jeden zadokowany obszar roboczy, a nie zestaw pływających okien: pasek nawigacji po lewej stronie otwiera każdy ekran jako panel pośrodku, a otwarcie rekordu — arkusza czasu pracy do zatwierdzenia, podróży, projektu głównego, faktury — dokuje jego szczegóły w szufladzie po prawej stronie, bez utraty listy, z której pracujesz.

Jeden zadokowany obszar roboczy — pasek nawigacji otwiera ekran pośrodku w miejscu, a szczegóły rekordu otwierają się w szufladzie po prawej stronie, nie zasłaniając listy, z której pracujesz.

Układ obszaru roboczego

Pasek nawigacji jest podzielony na trzy sekcje:

• Moja praca — Strona główna, Czas, Zatwierdzenia, Podróże.
• Zarządzanie — Setup, Osoby, Przypisanie podróży.
• Rozliczenia — Faktury, Konta, Odbiorcy AR, Unieważnienia.

Przy pozycji na pasku pojawia się znacznik z liczbą, gdy coś na nią czeka — arkusze, których nie przesłano, arkusze oczekujące na Twoje zatwierdzenie, nieprzypisane podróże, faktury po terminie — i znika, gdy nic nie zostanie. Każdy panel zachowuje swoje miejsce po przełączeniu na inny i z powrotem, zapamiętując ostatni filtr i tydzień, a linki bezpośrednie działają tak samo jak wszędzie indziej w PlaidCloud: adres URL podąża za panelem lub szufladą, które są na wierzchu, więc link do konkretnego arkusza czasu pracy lub faktury otwiera go od razu. Każdy panel z listą wierszy może wyeksportować aktualnie widoczne dane do pliku CSV.

Dwie rzeczy sprawiają, że obszar roboczy dopasowuje się do okna:

• Przeciągnij szufladę, aby ją poszerzyć. Chwyć cienki uchwyt na lewej krawędzi szuflady i przeciągnij; szuflada pozostawia czytelną listę obok siebie, nigdy nie wychodzi poza krawędź okna i przewija własną zawartość, dzięki czemu jej przyciski pozostają w zasięgu. PlaidCloud zapamiętuje szerokość wybraną dla każdego rodzaju szuflady i zwiększa ją ponownie, jeśli powiększysz okno.
• Menu Więcej. Gdy pasek narzędzi panelu jest zbyt wąski na wszystkie przyciski, te, które się nie mieszczą, trafiają do menu Więcej na końcu paska narzędzi. Filtry i pola wyszukiwania pozostają na miejscu.

Kwoty są wyświetlane z separatorami tysięcy i walutą (symbolem, takim jak €, £ lub ¥, jeśli istnieje, a w przeciwnym razie kodem waluty), a daty są pokazywane jako wybrany dzień kalendarzowy, taki sam w każdej strefie czasowej.

Kto co widzi

To, co pokazuje pasek nawigacji, zależy od Twojej roli, a miejsce docelowe, do którego nie masz uprawnień, w ogóle nie jest umieszczane na pasku, zamiast być pokazane jako nieaktywne:

• Każdy, kto ma dostęp do aplikacji, widzi Strona główna, wprowadza i przesyła własny czas pracy w panelu Czas, widzi własne podróże i potwierdzenia w panelu Podróże oraz widzi siebie — a tam, gdzie to możliwe, także własnych zatwierdzających i asystentów — w panelu Osoby.
• Zatwierdzenia pojawiają się tylko dla członków skonfigurowanych do zatwierdzania czasu pracy. Przypisanie podróży pojawia się dla członków z dostępem do finansów, a jego karta Wszystkie nieprzypisane wymaga dostępu do zarządzania.
• Rozliczenia — Faktury, Konta, Odbiorcy AR i Unieważnienia — pojawiają się tylko dla członków z uprawnieniami do rozliczeń w projekcie. Aby otworzyć, rozliczyć lub zmienić fakturę, musisz też należeć do zespołu w projekcie głównym faktury; członkowie z dostępem do zapisu w finansach mogą też zarządzać fakturami, których projekt główny nie istnieje lub został przeniesiony.
• Stawka, kwoty w dolarach, wartość PO i stawki rozliczeniowe są widoczne tylko dla członków z uprawnieniami do rozliczeń; pozostali widzą godziny i status bez żadnych kwot.

Administrator przyznaje te uprawnienia za pomocą grup zabezpieczeń.

Strona główna

Strona główna to zestaw kart, z których każda jest wyświetlana tylko wtedy, gdy dotyczy Ciebie:

• Godziny w tym tygodniu w porównaniu z poprzednim tygodniem.
• Nieprzesłane arkusze — kliknij, aby przejść do panelu Czas z filtrem na Twoje wersje robocze.
• Zwrócone do poprawy — arkusze odesłane przez zatwierdzającego do poprawy — kliknij, aby przejść do panelu Czas z filtrem na zwrócone.
• Oczekujące na zatwierdzenie — kliknij, aby przejść do Zatwierdzenia.
• Nieprzypisane podróże — kliknij, aby przejść do Przypisanie podróży (finanse).
• Gotowe do rozliczenia — zatwierdzony czas pracy, którego nie ma jeszcze na fakturze, z liczbą i sumą — kliknij, aby przejść do Faktury (finanse).
• Otwarte faktury i Faktury po terminie, każda z liczbą i sumą — kliknij, aby przejść do Faktury z wstępnie ustawionym filtrem (finanse).

Gdy działasz w imieniu kogoś innego (zobacz Osoby poniżej), strona główna pokazuje tylko to, co dotyczy tego członka — Twoje osobiste karty są ukryte do czasu powrotu.

Czas

Czas to tygodniowa siatka, w której każdy wiersz odpowiada projektowi, miejscu pracy i znacznikowi rozliczalności, z kolumną dla każdego dnia, od niedzieli do soboty, kolumną Razem i wierszem podsumowania. Po wybraniu projektu widoczne są tylko miejsca pracy ustawione dla niego, przy czym najpierw wymienione są ostatnio używane projekty, a Twoje ostatnie miejsce pracy i znacznik rozliczalności są wstępnie wypełnione jako wartości domyślne. Tydzień zmieniasz przyciskami Poprzedni tydzień, Ten tydzień i Następny tydzień; wiersz dodajesz przyciskiem Dodaj wiersz albo użyj Kopiuj z zeszłego tygodnia, aby przenieść wiersze z poprzedniego tygodnia jednym krokiem — każdy projekt, w którym już nie uczestniczysz, jest pomijany i odnotowany. Notatkę do dowolnego wpisu dodasz w polu Notatki. Każdy wiersz zapisuje się podczas edycji, ma własny status i przycisk Ponów, jeśli zapis się nie powiedzie, a usunięty wiersz można przywrócić.

Każdy arkusz ma znacznik statusu — Wersja robocza, Przesłano, Zatwierdzona lub Zwrócona — oraz osobną plakietkę rozliczenia, Częściowo zafakturowana lub Zafakturowana, która może pojawić się przy dowolnym statusie, gdy czas pracy został zafakturowany. Zwrócony arkusz pokazuje notatkę zatwierdzającego i otwiera się ponownie jako wersja robocza do poprawy; zatwierdzony arkusz pokazuje baner wyjaśniający, że jest zablokowany, i wyłącza wszystkie kontrolki, z wyjątkiem sytuacji tuż po zatwierdzeniu lub gdy otwarto go z linku w wiadomości e-mail — wtedy oferuje też Otwórz ponownie; zobacz Zatwierdzenia poniżej. Aby dodać godziny do tygodnia, który jest już zatwierdzony, wybierz Dodaj spóźniony czas pracy: rozpoczyna to nowy arkusz dla tego tygodnia, pozostawiając zatwierdzony bez zmian. W arkuszu będącym wersją roboczą lub zwróconym nadal możesz poprawić wiersz, którego projekt został w międzyczasie zamknięty. Starszy arkusz dla tygodnia, który ma już nowszy, jest pokazywany tylko do odczytu z notatką i linkiem Pokaż najnowszy. Arkusz oznacza — bez blokowania zapisu — zbyt długi dzień, wpis z weekendu lub projekt, w którym przekroczono przydzieloną liczbę godzin; przekroczenie 24 godzin w jednym dniu jest twardym limitem i zostanie odrzucone. Dodaj notatkę w polu Notatka, a następnie wybierz Prześlij, gdy tydzień jest gotowy do przeglądu; przesłanie wysyła wiadomość e-mail do zatwierdzających. Usuń arkusz całkowicie usuwa wersję roboczą, po wcześniejszym potwierdzeniu. Panel boczny Moje arkusze wyświetla Twoje arkusze, z filtrem Wszystkie / Wersja robocza / Przesłano / Zatwierdzona / Zwrócona, zapamiętuje ostatnio używany tydzień i filtr, a każdy arkusz przechowuje oś czasu informującą, kto go przesłał, zwrócił, zatwierdził lub otworzył ponownie i kiedy.

Przy uprawnieniach do rozliczeń siatka pokazuje też Stawka, Kwota i Zafakturowana dla każdego wiersza; bez nich widoczne są tylko godziny i status.

Zatwierdzenia

Zatwierdzenia wyświetlają każdy przesłany arkusz oczekujący na Ciebie, od najstarszego, z filtrem Zwrócona dla tych, które już odesłano. Zaznacz kilka i wybierz Approve Selected (pokazuje liczbę), aby zatwierdzić je razem w jednej akcji typu wszystko albo nic, lub zaznacz jeden, aby otworzyć go w szufladzie: członek, tydzień, notatka, każdy wpis z godzinami dziennymi i sumą, wszelkie ostrzeżenia (zbyt długi dzień, wpis z weekendu, projekt z przekroczoną przydzieloną liczbą godzin), godziny członka i odsetek godzin rozliczalnych w tym i poprzednim tygodniu oraz oś czasu informująca, kto przesłał, zwrócił, zatwierdził lub ponownie otworzył arkusz i kiedy. Zatwierdź usuwa go z kolejki, a panel automatycznie zaznacza kolejny arkusz. Zwróć do poprawy otwiera pasek notatki z pytaniem, co trzeba zmienić; wpisz notatkę (wymagana) i wybierz Odeślij, aby wysłać wiadomość e-mail do członka i przywrócić arkusz do wersji roboczej. Anuluj zamyka pasek bez wysyłania. Nigdy nie możesz zatwierdzić własnego arkusza, nawet jeśli na koncie istnieje relacja samozatwierdzania — jest to wymuszane na każdej ścieżce zatwierdzania, nie tylko na oczywistej. Przy uprawnieniach do rozliczeń szuflada pokazuje też stawkę i kwotę dla każdego wpisu.

Tuż po zatwierdzeniu arkusza lub zawsze, gdy otwierasz już zatwierdzony arkusz z linku w wiadomości e-mail, dostępna jest opcja Otwórz ponownie, która przywraca go do wersji roboczej — dodaj opcjonalną notatkę i wybierz Otwórz ponownie, a członek otrzyma wiadomość e-mail. Poza tymi dwiema chwilami nie ma stałej listy zatwierdzonych arkuszy do ponownego otwarcia, więc poprawka starszego zatwierdzenia zaczyna się od linku e-mail do tego arkusza.

Podróże i przypisanie podróży

Panel Podróże pokazuje Twoje własne podróże pochodzące z Ramp, tylko do odczytu — wybierz, co wyświetlić, z listy Pokaż — Wszystkie, Nieprzesłane, Niezatwierdzone, Zatwierdzona lub Szybkie (dziesięć ostatnich). Otwórz podróż, aby zobaczyć jej wydatki i potwierdzenia w szufladzie — każdy wiersz pokazuje pola Dostawca, Kategoria, Projekt oraz status Opłacona i Poddane audytowi — wyświetl podgląd potwierdzenia lub pobierz Potwierdzenia w PDF — jeden plik PDF łączący wszystkie potwierdzenia z tej podróży. Sekcja Wcześniejsze potwierdzenia wyświetla pliki potwierdzeń sprzed Ramp. Przy uprawnieniach do rozliczeń lista pokazuje też sumę rozliczalną każdej podróży.

Przypisanie podróży to miejsce, w którym dział finansów przypisuje podróże do projektów, na trzech kartach — Moje podróże, Mój zespół, Wszystkie nieprzypisane (dostęp do zarządzania) — z opcjami Przypisz do projektu…, Oznacz jako podlegające rozliczeniu i Oznacz jako niepodlegające rozliczeniu dostępnymi dla zaznaczenia.

Setup

Setup to miejsce, w którym znajdują się projekty główne, ich podprojekty, role rozliczeniowe, zespół i miejsca pracy; z przewodnikiem w formie listy kontrolnej nowy projekt główny przechodzi przez pierwszy zespół i miejsca pracy. Lista otwiera się na Twoich projektach głównych — filtruj według Otwórz / Zamknięty / Wszystkie, zaznacz Tylko moje, aby zobaczyć tylko własne projekty główne, lub użyj wyszukiwania — a Nowy projekt główny tworzy nowy. Klienci są wyświetlani z nazwy. Otwarcie projektu głównego pokazuje jego nagłówek (klient, numer PO oraz, przy uprawnieniach do rozliczeń, wartość PO ze wskaźnikiem Wykorzystanie PO pokazującym zaksięgowany na nią czas rozliczalny) z opcjami Edytuj i Archiwum, nad kartami:

• Projekty — podprojekty projektu głównego; każdy ma własne znaczniki włączenia czasu i wydatków, daty, status i kierownika projektu. Użyj ikony ołówka w wierszu, aby edytować projekt, i ikony minusa, aby go usunąć — formularz Projekt otwiera się w trybie usuwania i prosi o potwierdzenie.
• Zespół — kto jest przypisany do projektu, jego rola, znaczniki administratora i nieaktywności, limity czasu i wydatków oraz godziny wykorzystane w ramach tych limitów; uprawnienia do rozliczeń dodają stawkę, kwotę i rozliczalność. Dodaj członków dodaje kilka osób do projektu w jednym kroku — jeśli któregokolwiek nie można dodać, nie zostanie dodany żaden.
• Role — role rozliczeniowe dostępne w projekcie głównym, każda z własną stawką rozliczeniową; edytuj lub usuń rolę za pomocą ikon w jej wierszu.
• Miejsca pracy — lokalizacje projektu głównego (miasto, stan, kraj), używane w kaskadzie projekt → lokalizacja w siatce Czas.
• Faktury — każda faktura dotycząca tego projektu głównego (tylko uprawnienia do rozliczeń).

Osoby

Panel Osoby wyświetla każdego członka w projekcie, z kolumną Zatwierdzający (jeśli widzisz relacje zatwierdzających) i kolumną Asystenci (jeśli widzisz relacje asystentów) — zawsze widzisz własny wiersz. Edytuj zatwierdzających otwiera szufladę do dodawania lub usuwania osób zatwierdzających czas pracy wybranego członka; administrator zatwierdzeń może wybrać Nowa relacja, wskazać dowolnego członka i nadać mu pierwszego zatwierdzającego; Moi asystenci pozwala wskazać członków, którzy mogą działać jako Twoi asystenci.

Jeśli ktoś wskazał Cię jako swojego asystenta, baner Acting as pozwala przełączyć się do jego paneli Czas i Podróże i pracować w jego imieniu — każda wprowadzona zmiana jest zapisywana jako Twoja, z przypisaniem do tej osoby.

Rozliczenia

Konta i szczegóły płatności

Konta wyświetlają Twoje konta rozliczeniowe oparte na Stripe — nazwę, saldo, walutę, prefiks faktury i dane kontaktowe — z opcją Nowe konto do dodania konta oraz przejściami do faktur danego konta i, przy uprawnieniach do rozliczeń, do jego Szczegóły płatności: informacji o przelewie bankowym (IBAN/SWIFT lub konto/numer rozliczeniowy, zależnie od waluty) i wszelkich zapisanych metod płatności.

Faktury

Faktury wyświetlają każdą fakturę, którą możesz otworzyć. Wybierz status z listy na początku wiersza wyszukiwania — Otwarte, Po terminie, Wersja robocza, Opłacona, Unieważniona, Wszystkie — i zawęź wyniki według numeru faktury, klienta lub projektu głównego. Gdy nic nie pasuje, panel informuje o tym i oferuje Wyczyść wyszukiwanie, co resetuje pola wyszukiwania, ale zostawia filtr, z którym przeszedłeś ze strony głównej. Wersja robocza bez numeru pokazuje w kolumnie numeru Wersja robocza, a kolumny kwot noszą nazwy Czas pracy $, Wydatki $ i Pozycje $. Nowa faktura rozpoczyna wersję roboczą, a najpierw wybierasz jej projekt główny: klient pochodzi z projektu głównego, a numer PO projektu głównego jest umieszczany na fakturze. Faktura pojawia się następnie na karcie Faktury tego projektu głównego. Otwarcie faktury pokazuje jej nagłówek (klient, kwoty, termin płatności, status) nad trzema kartami — Pozycje, Czas, Podróże. Dodaj czas pracy i Dodaj podróże zastępują bieżącą kartę w miejscu selektorem niezafakturowanego czasu pracy lub podróży; zaznacz, co ma trafić na tę fakturę, i dodaj to zbiorczo (Dodaj wybrany czas pracy lub Dodaj wybrane podróże, z opcją Wstecz, aby wrócić). Dodawanie i usuwanie pozycji, czasu pracy i podróży (Usuń zaznaczone) jest dostępne tylko wtedy, gdy faktura jest wersją roboczą. Wersję roboczą faktury można edytować lub przesłać przyciskiem Prześlij, co nadaje jej numer faktury i finalizuje ją; otwartą fakturę można unieważnić. Usunąć można tylko fakturę będącą wersją roboczą, a jej usunięcie przywraca czas pracy i podróże do stanu niezafakturowanego. Opłaconej faktury nie można unieważnić. Potwierdzenia w PDF pobiera jeden plik PDF łączący wszystkie potwierdzenia dotyczące zafakturowanych podróży faktury.

Odbiorcy AR

Odbiorcy AR to miejsce, w którym użytkownicy działu finansów zarządzają tym, kto otrzymuje wiadomość e-mail po przesłaniu faktury. Dodawaj lub usuwaj tu odbiorców; przesłanie faktury wysyła wiadomość e-mail do wszystkich z listy.

Unieważnienia

Unieważnienia otwierają panel Unieważnij faktury, który wyświetla każdą otwartą fakturę kwalifikującą się do unieważnienia, dzięki czemu możesz zwolnić jej zafakturowany czas pracy i wydatki z powrotem do puli niezafakturowanej bez wcześniejszego szukania faktury. Unieważnienie jest ostateczne: nie można go cofnąć.

Bądź na bieżąco

Przesłanie arkusza wysyła wiadomość e-mail do zatwierdzających; zatwierdzenie, zwrócenie lub ponowne otwarcie arkusza wysyła wiadomość do członka, z dołączoną Twoją notatką przy zwrocie lub ponownym otwarciu. Każde powiadomienie prowadzi bezpośrednio do arkusza, którego dotyczy. Jeśli w piątek po południu nie przesłano arkusza za bieżący tydzień lub nie został on zatwierdzony, otrzymasz przypomnienie e-mail.

Co przy okazji naprawiono

To wydanie zamyka też luki w kontroli własności w starszych ekranach, które zastępuje aplikacja Projekt: odczyt czasu pracy, wydatków lub potwierdzeń innego członka wymagał bycia jego zatwierdzającym, a kilka ekranów w ogóle tego nie sprawdzało. Te luki zostały naprawione, a żaden zatwierdzający — na nowych ani starych ekranach — nie może zatwierdzić własnego arkusza czasu pracy ani raportu wydatków, nawet na podstawie istniejącej na koncie relacji samozatwierdzania.