Zarządzanie członkami

Identity umożliwia dodawanie, usuwanie i zawieszanie członków obszaru roboczego. Ponieważ członkowie PlaidCloud mogą należeć do wielu obszarów roboczych, usunięcie członka z obszaru roboczego nie usuwa jego konta z PlaidCloud.

Nowi członkowie

Zapraszanie nowych członków

Dodanie członka odbywa się przez zaproszenie: wybierasz rolę i wprowadzasz jeden lub więcej adresów e-mail, a każdy adres otrzymuje własne nowe konto członka z tą rolą.

Aby zaprosić członków:

1. Otwórz Identity
2. Wybierz kartę „Member”
3. Kliknij „All” w menu rozwijanym, aby wyświetlić członków
4. Kliknij „Add Workspace Member”
5. W polu „Invite as” wybierz Viewer lub Builder (zobacz Przeglądający a Builder)
6. Wprowadź imię, nazwisko i język
7. W polu „Email(s)” wprowadź po jednym adresie e-mail w wierszu, aby zaprosić kilka osób naraz
8. Kliknij przycisk „Create”

Każdy zaproszony adres staje się osobnym nowym członkiem z wybraną rolą. W obszarze roboczym, który nie wymusza logowania jednokrotnego, każdy zaproszony członek — Przeglądający lub Builder — otrzymuje tę samą wiadomość powitalną z łączem do ustawienia hasła. W obszarze roboczym, który wymusza logowanie jednokrotne, zaproszeni członkowie logują się przez dostawcę tożsamości, więc wiadomość z ustawieniem hasła nie jest wysyłana.

Wybrana rola od razu nadaje członkowi uprawnienia na poziomie obszaru roboczego — Builder może natychmiast tworzyć i edytować zawartość wszędzie tam, gdzie ma dostęp do projektu. Samo zaproszenie nie dodaje jednak nowego członka do żadnego konkretnego projektu: dostęp do poszczególnych projektów nadaj osobno, w dowolnym momencie, z listy członków każdego projektu.

Dodawanie osoby, która ma już konto

Jeśli adres należy już do członka obszaru roboczego, w tym osoby, której konto zostało utworzone automatycznie przy pierwszym logowaniu przez logowanie jednokrotne, Dodaj członka obszaru roboczego doda ją do obszaru roboczego zamiast zgłosić błąd. Wybrana rola lub dostęp do projektu zostaną zastosowane, a istniejąca wyższa rola w projekcie nigdy nie zostanie obniżona. Wiadomość powitalna jest wysyłana od razu, aby osoba wiedziała, że ma dostęp, a Ty zobaczysz komunikat „<email> is already a member of this workspace. A welcome email was sent so they know they have access.”

Ta wiadomość powitalna informuje, że należy zalogować się w zwykły sposób lub przez logowanie jednokrotne. Nie zawiera łącza do ustawienia hasła i nigdy nie zastępuje hasła, które osoba już ma. Jeśli wysłanie się nie powiedzie, zostaniesz o tym poinformowany, a na liście Członkowie możesz użyć opcji Wyślij ponownie wiadomość powitalną.

Niektóre konta są odrzucane z podaniem powodu:

• Dezaktywowany członek. Włącz go na liście Członkowie, a następnie dodaj.
• Konto systemowe.
• Konto, którego adres e-mail nie został zweryfikowany. Skontaktuj się z pomocą techniczną.

Gdy wprowadzisz kilka adresów, duplikaty są ignorowane, niezależnie od wielkości liter i zbędnych spacji.

Przeglądający a Builder

Rola członka określa jego uprawnienia na poziomie obszaru roboczego — co może robić po uzyskaniu dostępu do projektu:

• Przeglądający — dostęp tylko do odczytu. Bezpłatny i nieograniczony w każdym planie, więc możesz zaprosić dowolną liczbę przeglądających. To domyślna rola dla nowego zaproszenia.
• Builder — może tworzyć i edytować zawartość. Buildery wliczają się do limitu miejsc budowania w Twoim planie (plan Free obejmuje jedno).

Formularz zaproszenia wyświetla informację o wykorzystaniu miejsc, która aktualizuje się po zmianie roli i mówi, czy wybrana rola jest bezpłatna, czy zajmuje miejsce budowania, oraz ile miejsc obejmuje Twój plan. Zaproszenie nowego członka jako Builder lub późniejsze awansowanie istniejącego członka do tej roli jest blokowane po osiągnięciu limitu miejsc builderów w planie — rola Przeglądający nie jest tym objęta, ponieważ jest bezpłatna i nieograniczona w każdym planie. Jeśli musisz zaprosić więcej builderów, skontaktuj się z administratorem w sprawie dodania miejsc.

Wiadomość powitalna dla nowego członka

Po dodaniu nowego członka na podany adres e-mail wysyłana jest wiadomość powitalna — chyba że obszar roboczy wymusza logowanie jednokrotne; wtedy nie ma hasła do ustawienia i wiadomość nie jest wysyłana, a nowy członek loguje się bezpośrednio przez dostawcę tożsamości. Wiadomość zawiera jedno łącze Set your password: nowy członek klika je, wybiera hasło i loguje się — nie ma osobnego kroku wymagającego wcześniejszego zażądania kodu jednorazowego. Łącze jest bezpieczne, działa jednorazowo i wygasa po 24 godzinach; jeśli wygaśnie przed użyciem, członek może zażądać nowego na stronie logowania. Jeśli wiadomość powitalna nie zostanie dostarczona, PlaidCloud automatycznie ponawia próbę, więc nowy członek nigdy nie zostaje po cichu zablokowany. Opcja Wyślij ponownie wiadomość powitalną wysyła nową wiadomość powitalną z listy Członkowie. Jest odrzucana, z podaniem powodu, dla członka, który ustawił już hasło lub się zalogował. Jeśli dostarczenie się nie powiedzie, zostaniesz o tym poinformowany zamiast zobaczyć komunikat o powodzeniu. Wiadomość powitalną można dostosować, aby przekazać dodatkowe informacje istotne dla korzystania z PlaidCloud przez nowego członka.

Aby zaktualizować lub wyświetlić wiadomość powitalną:

1. Otwórz Identity
2. Wybierz kartę „Member”
3. Kliknij „Email Welcome Message” w menu rozwijanym
4. Wprowadź wszelkie potrzebne uzupełnienia lub zmiany
5. Kliknij przycisk „Update”

Zmiana administratora obszaru roboczego

Tylko administrator obszaru roboczego może zmienić innego administratora obszaru roboczego lub nadać komuś rolę administratora. Obejmuje to edycję danych lub adresu e-mail administratora, resetowanie lub ustawianie jego hasła, dezaktywowanie, ponowne włączanie lub usuwanie go, kończenie jego sesji, zmianę jego grup zabezpieczeń oraz dodawanie go do grupy lub usuwanie z niej. Członek, który nie jest administratorem, jest odrzucany, podobnie jak konto usługi projektu lub agenta, na przykład takie, jako które działa funkcja zdefiniowana przez użytkownika, nawet jeśli ma uprawnienie do zarządzania członkami. Zmiana jest odrzucana z komunikatem, że może jej dokonać tylko administrator obszaru roboczego.

Zmiany dotyczące członków, którzy nie są administratorami, działają jak dotychczas dla każdego, kto ma uprawnienie do zarządzania członkami.

Edytowanie i usuwanie członka

Gdy formularz członka jest zapisywany lub usuwany, jego przyciski są wyłączone, aby drugie kliknięcie nie wysłało go dwukrotnie. Usunięcie członka wyświetla potwierdzenie i odświeża listę członków — nawet jeśli formularz został już zamknięty.

Wyświetlanie sesji członków i zarządzanie nimi

Aby wyświetlić bieżące sesje członków:

1. Otwórz Identity
2. Wybierz kartę „Member”
3. Kliknij „Session Manager” w menu rozwijanym

W tej tabeli można wyświetlić informacje o sesjach (bieżące sesje i ostatnia aktywność) oraz w razie potrzeby zakończyć sesje.

Aby zakończyć sesję:

1. Zaznacz członków, których chcesz wylogować
2. Kliknij przycisk „End Selected Sessions” w lewym górnym rogu

Zarządzanie listami dystrybucyjnymi (distro)

Listy dystrybucyjne (distro) to po prostu listy dystrybucyjne e-mail zarządzane w PlaidCloud. Umożliwiają szybkie wysyłanie raportów, plików i innych informacji do grup. Funkcja listy dystrybucyjnej pozwala zarządzać listami osobno dla każdego obszaru roboczego. Eliminuje to potrzebę korzystania z list zewnętrznych, które mogą obejmować zbyt wielu lub zbyt mało odbiorców.

Aby zarządzać listami:

1. Otwórz Identity
2. Wybierz kartę „Distro Lists”
3. Kliknij przycisk „Create New Distro List”, aby utworzyć nową listę
4. Wypełnij wszystkie wymagane pola formularza Distro List
5. Kliknij przycisk „create”

Notatka

Listy dystrybucyjne mogą zawierać zarówno członków obszaru roboczego, jak i osoby spoza niego

Aby zarządzać członkami obszaru roboczego na każdej liście:

1. Wybierz w tabeli ikonę obszaru roboczego (chmura)
2. Aby zarządzać osobami spoza obszaru roboczego, kliknij ikonę globu.

Stan alertów tekstowych

Karta Informacje o członku pokazuje Alerty tekstowe: Zgoda udzielona wraz z zamaskowanym numerem członka, Brak zgody lub Zgoda wycofana. Karta jest tylko do odczytu. Członkowie sami wyrażają i wycofują zgodę w Alerty tekstowe w menu użytkownika. Zobacz Alerty tekstowe.