Przejdź do głównej zawartości
PlaidCloud

Tworzenie modelu alokacji

Ten samouczek prowadzi przez budowę kompletnej alokacji kosztów w PlaidCloud. Na końcu będziesz mieć działający model, który rozdziela pulę kosztów na wymiar docelowy na podstawie danych klucza alokacji — fundament rachunku kosztów działań, rozliczeń wewnętrznych za IT i rozdziału usług wspólnych.

Zajmuje około godziny. Alokacje to najbardziej wyróżniająca się funkcja PlaidCloud; to najlepszy sposób, by zrozumieć ten model.

Co zbudujesz

Dział zatytułowany „Co zbudujesz”

Rozdzielisz łączny koszt działu IT między jednostki biznesowe, ważąc go liczbą użytkowników każdej jednostki.

IT cost table  →  ┐
                  ├→  Allocation step  →  results table
User counts    →  ┤      (driver-based)
                  ┘
                  ↑
        Business unit dimension

Wymagania wstępne

Dział zatytułowany „Wymagania wstępne”
  • Obszar roboczy PlaidCloud (rozpocznij bezpłatny okres próbny, jeśli go nie masz)
  • Projekt zawierający lub umożliwiający zaimportowanie:
    • Wartości do alokacji — koszt IT według miesięcy, łącznie lub według podkategorii
    • Dane klucza alokacji — liczba użytkowników według jednostki biznesowej
    • Wymiar — hierarchia jednostek biznesowych (jednostki → pion → firma)
  • Znajomość artykułu Koncepcje — obszar roboczy, projekt, przepływ pracy, wymiar, alokacja

Krok 1: przygotuj dane wejściowe

Dział zatytułowany „Krok 1: przygotuj dane wejściowe”

Upewnij się, że w projekcie masz te trzy elementy:

Obiekt Co zawiera
Tabela it_cost Łączny koszt IT (np. jeden wiersz na miesiąc z kwotą)
Tabela users_by_bu Jeden wiersz na jednostkę biznesową z kolumną user_count
Wymiar business_units Hierarchia jednostek biznesowych, w której węzły liści odpowiadają nazwom jednostek w users_by_bu

Jeśli czegoś brakuje, załaduj to przepływem pracy, zanim przejdziesz dalej.

Krok 2: utwórz przepływ pracy alokacji

Dział zatytułowany „Krok 2: utwórz przepływ pracy alokacji”
  1. Otwórz projekt i przełącz się na kartę Przepływy pracy.
  2. Kliknij Nowy przepływ pracy. Nadaj mu nazwę „IT Cost Allocation”.
  3. Otwórz nowy przepływ pracy w Workflow Explorer.

Krok 3: dodaj krok alokacji

Dział zatytułowany „Krok 3: dodaj krok alokacji”
  1. Dodaj nowy krok z kategorii Alokacje. Wybierz Allocation Rules — to najbardziej elastyczna opcja.
  2. Skonfiguruj źródło:
    • Tabela źródłowa: it_cost
    • Kolumna kwoty źródłowej: kolumna z kwotą w dolarach
  3. Skonfiguruj klucz alokacji:
    • Tabela sterująca: users_by_bu
    • Kolumna wartości nośnika kosztów: user_count
    • Kolumna dopasowania nośnika kosztów: kolumna z nazwą jednostki biznesowej
  4. Skonfiguruj cel:
    • Wymiar docelowy: business_units
    • Poziom docelowy: wybierz poziom hierarchii, na który alokować (zwykle poziom liści)
  5. Skonfiguruj wynik:
    • Tabela wyników: it_cost_allocated

Krok 4: uruchom i sprawdź

Dział zatytułowany „Krok 4: uruchom i sprawdź”
  1. Uruchom krok.
  2. Otwórz kartę Tabele i wejdź do it_cost_allocated.
  3. Każdy wiersz przedstawia jeden wycinek kosztu trafiający do jednej jednostki biznesowej. Kolumny obejmują:
    • Kwotę źródłową (np. łączny koszt IT za miesiąc)
    • Docelową jednostkę biznesową
    • Użytą wartość klucza alokacji (liczba użytkowników tej jednostki)
    • Stawkę alokacji (liczba użytkowników ÷ łączna liczba użytkowników we wszystkich jednostkach)
    • Alokowaną kwotę (kwota źródłowa × stawka)

Krok 5: zweryfikuj liczby

Dział zatytułowany „Krok 5: zweryfikuj liczby”

Trzy sprawdzenia, które powinna przejść każda alokacja:

  1. Uzgodnienie sum — suma alokowanych kwot jest równa sumie źródłowej (w granicach tolerancji zaokrągleń)
  2. Suma stawek — stawki alokacji sumują się do 1,0 (= 100%) na każdy wiersz źródłowy
  3. Pokrycie — każda jednostka biznesowa w wymiarze, która powinna otrzymać wycinek, faktycznie go otrzymała

Przewodnik Wyniki alokacji zawiera pełną listę kontrolną weryfikacji.

Jeśli coś się nie zgadza, najczęstsze problemy to:

  • Brakujące dane klucza alokacji — jednostka biznesowa w wymiarze bez wiersza w users_by_bu nie otrzyma alokacji
  • Niezgodne nazwy — tabela sterująca zawiera „Sales East”, a wymiar „Sales-East” (inne odstępy lub wielkość liter nie będą pasować)
  • Zerowe lub ujemne wartości klucza — dają zerowe lub nieoczekiwane alokacje

Krok 6: wykorzystaj wyniki

Dział zatytułowany „Krok 6: wykorzystaj wyniki”

Tabela wyników jest taka jak każda inna tabela PlaidCloud — można ją:

  • Złączyć z innymi tabelami w kolejnych krokach przepływu pracy (np. dodać do księgi głównej kolumnę kosztu pełnego)
  • Opublikować dla pulpitów lub zewnętrznych odbiorców
  • Alokować ponownie jako źródło dla kolejnej rundy alokacji (w modelach kaskadowych)

Warianty do wypróbowania

Dział zatytułowany „Warianty do wypróbowania”

Gdy podstawowy model działa, typowe rozszerzenia to:

  • Wiele pul kosztów — zastąp pojedynczy wiersz it_cost jednym wierszem na podkategorię IT (moc obliczeniowa, przechowywanie, licencje) i alokuj każdą niezależnie z różnymi kluczami
  • Wiele okresów — podziel źródło według miesięcy i uzyskaj jeden wynik alokacji na okres
  • Alokacje warstwowe — alokuj koszty ogólne pionu na jednostki, następnie koszty jednostek na produkty, a koszty produktów na klientów. Każda warstwa to osobny krok alokacji
  • Alokacje rekurencyjne — gdy usługi wspólne korzystają ze swoich usług nawzajem (IT obsługuje HR, HR obsługuje IT). Zobacz Alokacje rekurencyjne
  • Przypisanie oparte na regułach — gdy rozdział zależy od więcej niż jednego klucza i różni się w zależności od źródła, zbuduj wymiar alokacji za pomocą kreatora zamiast łączyć pojedynczą tabelę sterującą. Zobacz Tworzenie wymiaru alokacji

Co dalej

Dział zatytułowany „Co dalej”