Połącz z Workday Financials

Połącz PlaidCloud z Workday Financial Management za pomocą użytkownika systemu integracji (Integration System User, ISU) i dostarczonego przez klienta raportu Report-as-a-Service (RaaS), aby pobierać dane finansowe, a następnie księguj dzienniki księgowe z powrotem przez interfejs SOAP API Workday. Ten przewodnik opisuje połączenie, krok importu i krok księgowania.

Uwaga

Każdy import najpierw uruchom w tenancie piaskownicy, a przy każdej partii do zaksięgowania wykonaj opisaną poniżej procedurę Validate Only, zanim zaksięgujesz dane na żywo.

Notatka

To inne połączenie niż ogólny łącznik Workday REST, który korzysta z interfejsu REST API Workday dla danych kadrowych i płacowych. Workday Financials używa zamiast tego usług internetowych SOAP i raportowania RaaS Workday — użyj tego łącznika do danych finansowych i księgowania zapisów dziennika.

Wymagania wstępne

W Workday potrzebujesz:

• Użytkownika systemu integracji (ISU) przeznaczonego dla PlaidCloud, z Integration System Security Group przyznającą mu dostęp do danych finansowych i procesu biznesowego Submit Accounting Journal.
• Hosta tenanta Workday (na przykład wd5-impl.workday.com) oraz nazwy tenanta.
• Raportu Report-as-a-Service (RaaS) zbudowanego w Workday, który zwraca dane do zaimportowania, opublikowanego z dostępem Web Service, aby PlaidCloud mógł wywołać jego adres URL bezpośrednio.

Notatka

Workday Financials nie udostępnia stałego zestawu gotowych jednostek, tak jak NetSuite czy Business Central — zamiast tego budujesz wyodrębnienie jako raport RaaS w Workday (za pomocą własnego edytora raportów Workday) i podajesz PlaidCloud adres URL tego raportu. Dzięki temu masz pełną kontrolę nad tym, jakie pola i wiersze zwraca import.

Tworzenie połączenia

1. Otwórz Tools > Connections i kliknij New Connection.

2. Wybierz z menu Workday Financials.

3. Wypełnij pola:

   Pole	Wartość
   Nazwa	Przyjazna nazwa, np. Workday Financials Prod.
   Host tenanta	Twój host Workday, np. wd5-impl.workday.com.
   Nazwa tenanta	Nazwa Twojego tenanta Workday.
   Nazwa użytkownika ISU	Nazwa użytkownika Użytkownika systemu integracji.
   Hasło ISU	Hasło Użytkownika systemu integracji.

4. Kliknij Create.

Test połączenia

1. Zbuduj w Workday mały raport RaaS i opublikuj go z dostępem Web Service.

2. Dodaj do przepływu pracy krok Import Workday Entity, ustaw Połączenie Workday na swoje połączenie, RaaS Report URL na adres URL raportu, a Tabela docelowa na tymczasową tabelę.

3. Uruchom krok (zobacz Uruchamianie jednego kroku w przepływie pracy).

Wypełniona tabela docelowa potwierdza, że dane uwierzytelniające ISU, host tenanta i adres URL raportu są poprawne. Błąd wskazuje problem — nieprawidłowe dane uwierzytelniające, błędny host tenanta lub ISU bez dostępu do raportu.

Importowanie danych

1. Dodaj krok Import Workday Entity i ustaw Połączenie Workday, RaaS Report URL oraz Tabela docelowa.

2. Dodaj Filtry, aby ograniczyć pobierane dane — company, ledger, period, accounting_date (zakres), ledger_account (zakres) i cost_center są przekazywane jako parametry raportu, gdy raport RaaS definiuje pasujące monity.

3. Uruchom krok i sprawdź tabelę docelową.

Uwaga

Filtry docierają tylko do parametru raportu, który raport RaaS faktycznie definiuje jako monit. Jeśli ustawiony filtr nie ma pasującego monitu w raporcie, PlaidCloud go odrzuca, zamiast po cichu ignorować — najpierw dodaj monit do raportu w Workday.

Księgowanie zapisów dziennika

Krok Workday Financials: Post Journal Entry księguje dzienniki księgowe za pośrednictwem wspólnego potoku zapisu ERP w PlaidCloud, korzystając z operacji SOAP Workday Submit_Accounting_Journal.

1. Utwórz tabelę nagłówka — jeden wiersz na zapis dziennika — z kolumnami journal_id (identyfikator zapisu), company, ledger, accounting_date i memo.

2. Utwórz tabelę wierszy — co najmniej jeden wiersz na każdy journal_id — z kolumnami ledger_account, debit, credit oraz wszelkimi kolumnami worktag (centrum kosztów, projekt) wymaganymi przez Twoje dzienniki.

3. Dodaj krok Workday Financials: Post Journal Entry, ustaw Połączenie Workday, Tabela nagłówka, Tabela wierszy oraz Tabela wyników.

4. Pozostaw zaznaczone Validate Only i uruchom krok — PlaidCloud tworzy i sprawdza każdy zapis bez rezerwacji w księdze i bez księgowania czegokolwiek.

5. Przejrzyj tabelę wyników (jeden wiersz na zapis: journal_id, natural_key, confirmation_id, status, message). Popraw każdy wiersz ze stanem error i ponownie zweryfikuj.

6. Odznacz Validate Only i uruchom ponownie, aby zaksięgować naprawdę. Pozostaw zaznaczone Continue On Error, chyba że chcesz, aby partia zatrzymała się natychmiast po pierwszym nieudanym zapisie.

Jak działa księgowanie

PlaidCloud wywołuje Submit_Accounting_Journal dla każdego zapisu dziennika i, ponieważ własny łańcuch zatwierdzania procesu biznesowego Workday może wstrzymać przesłany dziennik, zanim zostanie faktycznie zaksięgowany, odpytuje o stan procesu biznesowego zapisu aż do osiągnięcia stanu końcowego. Zapis jest raportowany jako posted dopiero po potwierdzeniu tego stanu końcowego — zapis, który został przesłany, ale utknął na etapie zatwierdzania, pozostaje w kwarantannie i nie jest odnotowywany jako zaksięgowany, więc oczekujące zatwierdzenie nigdy po cichu nie uchodzi za sukces. Rezerwacja w księdze PlaidCloud chroni przed dwukrotnym przesłaniem tego samego zapisu przy ponowieniu lub ponownym uruchomieniu partii.

Korygowanie zaksięgowanego zapisu

Ten krok nigdy nie usuwa ani nie przepisuje zaksięgowanego dziennika. Aby go skorygować, zaksięguj nowy zapis z zamienionymi stronami debetu i kredytu względem oryginału — zaksięgowany zapis odwracający — zamiast edytować oryginał w miejscu. Dzięki temu zachowany jest własny ślad audytowy Workday, a korekty są wykonywane tak samo jak bezpośrednio w aplikacji.

Ograniczenia możliwości — przeczytaj przed księgowaniem na żywo

Uwaga

• Import zależy w całości od zbudowanego przez Ciebie raportu RaaS. PlaidCloud nie ma gotowych jednostek Workday Financials — pola raportu, monity i kontrola dostępu są definiowane w Workday, a nie przez ten łącznik. Zmiana raportu w Workday może zmienić kształt importu bez żadnej zmiany po stronie PlaidCloud.
• Zatwierdzanie w procesie biznesowym zwiększa opóźnienie. Jeśli Twój proces biznesowy Submit Accounting Journal przechodzi przez etapy zatwierdzania, zaksięgowany zapis może pozostawać w stanie pending, dopóki ktoś go nie zatwierdzi w Workday — odpytywanie o stan końcowy na to czeka, więc księgowanie może trwać wyraźnie dłużej niż wywołanie ERP bez łańcucha zatwierdzania.
• Ten łącznik różni się od ogólnego łącznika Workday REST. Tamten korzysta z interfejsu REST API Workday (kadry/płace); używaj go tylko wtedy, gdy nie łączysz się z Workday Financials.

Powiązane

• Łącznik Workday Financials — opis pól.
• Import Workday Entity
• Workday Financials: Post Journal Entry
• Przegląd historii księgowań ERP — stały rejestr każdej próby księgowania w Workday Financials wraz z jej bieżącym stanem.
• Tworzenie połączeń i zarządzanie nimi