Trabajar con tablas y dimensiones

Una vez que haya iniciado sesión, el panel de tareas lista sus proyectos. Elija un proyecto y luego recupere sus tablas y dimensiones en el libro.

Elegir un proyecto

La sección Proyecto lista todos los proyectos que puede abrir, en las mismas carpetas que ve en PlaidCloud. Las carpetas aparecen contraídas; haga clic en una para abrirla o escriba en Filter projects by name para acotar la lista.

Haga clic en un proyecto para seleccionarlo. Sus tablas aparecen en la pestaña Tablas y sus dimensiones en la pestaña Dimensiones.

El proyecto seleccionado es también el proyecto del que leen las funciones personalizadas y los comandos de despliegue de PlaidXL. La selección se aplica a todos los libros que tenga abiertos, no solo a este.

Establecer un proyecto predeterminado

Para que un libro seleccione el mismo proyecto cada vez que abra su panel de tareas, seleccione el proyecto y haga clic en Establecer como predeterminado. El valor predeterminado se guarda en el libro, por lo que viaja con el archivo a quien lo abra. Clear Default lo elimina.

Recuperar una tabla

1. En la pestaña Tablas, haga clic en una tabla. Use Filter tables by name para encontrarla en una lista larga. Las Filas y Columnas junto a cada tabla indican su tamaño.
2. En Columna, desactive la casilla de las columnas que no necesite. Todas las columnas empiezan seleccionadas.
3. Para recuperar solo algunas filas, seleccione Avanzado y cree un filtro. Consulte Filtrar filas.
4. En Select where to place this table, elija:
   • Matching Worksheet: una hoja de cálculo con el nombre de la tabla. PlaidXL crea la hoja si no existe y, si existe, escribe la tabla desde la celda A1.
   • Current Selection: a partir de la celda que haya seleccionado en la hoja activa.
5. Haga clic en Retrieve Table.

Los datos llegan con una fila de encabezado, listos para trabajar con ellos. La fila de encabezado está en negrita y sombreada, las columnas se ajustan al contenido y los filtros están activados. Una tabla recuperada en Matching Worksheet también obtiene lo siguiente:

• Una fila de encabezado inmovilizada, para que permanezca visible al desplazarse.
• Un rango con nombre sobre los datos, de modo que las fórmulas que lo usan sigan los datos a medida que crecen al actualizar. Su nombre es el nombre de la hoja con un guion bajo delante: una tabla llamada Sample data se coloca en la hoja Sample_data, con el rango con nombre _Sample_data.

Para nombrar la hoja de cálculo, PlaidXL recorta el nombre de la tabla al límite de 31 caracteres de Excel, conserva solo letras simples (A–Z), números y espacios, y convierte los espacios en guiones bajos. Una tabla llamada Q3 Revenue (EMEA) se recupera en la hoja Q3_Revenue_EMEA. Los guiones bajos y las letras con acento también se descartan, por lo que sales_2024 se recupera en la hoja sales2024.

Consejo

Las tablas anchas tardan en cargarse en Excel. Desactivar las columnas que no necesita es la forma más rápida de agilizar una recuperación grande.

Tablas que se muestran en rojo

Una tabla se muestra en rojo cuando es demasiado grande para una hoja de cálculo (más de 1,048,576 filas o 16,384 columnas) o cuando PlaidCloud no puede informar de su tamaño, como en una tabla que nunca se ha cargado. Filtre las filas con Avanzado y desactive columnas hasta que quepa. PlaidXL recupera como máximo 1,048,575 filas más la fila de encabezado, y se detiene ahí sin mostrar ninguna advertencia.

Filtrar filas

Seleccione Avanzado para abrir el generador de filtros. Cada regla elige una columna, una comparación como igual a, está en, contiene, empieza por o está vacío, y un valor. Use grupos AND, grupos OR o ambos para combinar reglas.

El filtro compara los valores como texto, por lo que coincide con valores exactos y patrones de texto. No están disponibles los rangos de números o fechas; para recuperar un rango, filtre por los valores que necesita con está en, o recupere la tabla y fíltrela en Excel.

• Escriba los valores sin comillas: EMEA, no "EMEA".
• Para una comparación que admite varios valores, como está en, separe los valores con una coma y un espacio: EMEA, APAC, NA.

El filtro se aplica solo mientras Avanzado está seleccionado. PlaidXL recuerda el filtro y las columnas que eligió con cada tabla recuperada, y los vuelve a usar cuando actualiza.

Actualizar todas las tablas

Refresh All Tables, en el panel de tareas o en la cinta de opciones, en PlaidCloud → PlaidXL Controls, obtiene los datos actuales de PlaidCloud de todas las tablas que ha recuperado en el libro, con las columnas y el filtro que eligió para cada una.

Mientras se ejecuta, la pestaña de la hoja de cálculo de cada tabla se pone amarilla. Se pone verde cuando esa tabla está al día. Las fórmulas que usan los datos se recalculan como de costumbre; actualice las tablas dinámicas creadas a partir de ellos con Data → Refresh All de Excel.

PlaidXL guarda la lista de tablas recuperadas en el libro, de modo que Refresh All Tables funciona para cualquiera que abra el archivo e inicie sesión con acceso a los mismos proyectos.

Cada Retrieve Table agrega la tabla a la lista de actualización, y no hay forma de quitar una. Recupere cada tabla una sola vez y luego use Refresh All Tables para actualizarla: si recupera la misma tabla de nuevo, cada actualización la obtiene dos veces.

Precaución

Una tabla recuperada en Current Selection se actualiza en las mismas celdas de la hoja que esté activa cuando hace clic en Refresh All Tables, y sobrescribe lo que haya allí. Recupere en Matching Worksheet las tablas que piensa actualizar; siempre se actualizan en su propia hoja.

Una actualización escribe sobre los datos antiguos sin borrarlos antes. Si una tabla ahora tiene menos filas o columnas que antes, las filas o columnas sobrantes de la obtención anterior permanecen en la hoja. Borre el contenido de la hoja antes de actualizar una tabla que pueda haber disminuido de tamaño.

Recuperar una dimensión

La pestaña Dimensiones lista las dimensiones del proyecto.

1. Haga clic en una dimensión. Use Filter dimensions by name para encontrarla.
2. En Select where to place this dimension, elija Matching Worksheet o Current Selection.
3. Haga clic en Retrieve Dimension.

PlaidXL escribe los nodos de la dimensión en una sola columna, en el orden de la jerarquía. Las dimensiones no tienen filtros de columnas ni de filas, y Refresh All Tables no las actualiza: vuelva a recuperar la dimensión para obtener los cambios.

Para distribuir una jerarquía con sangría y agrupación de esquema de Excel, o para empezar desde un nodo concreto o una jerarquía alternativa, use en su lugar PLAIDXL.DIMENSION.GET_DIMENSION o los comandos de despliegue.

Cambiar los datos

PlaidXL lee de PlaidCloud y nunca escribe de vuelta. Puede editar, ordenar y agregar fórmulas libremente a una hoja recuperada, y nada cambia en el proyecto. Una actualización escribe los datos actuales de PlaidCloud sobre el rango de la tabla, así que mantenga sus propios cálculos en una hoja aparte.

Para cambiar los datos en sí, actualícelos en PlaidCloud, por ejemplo con un flujo de trabajo o el Editor de datos.

Temas relacionados

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