Registrar tiempo y gastos con la aplicación Proyecto

La aplicación Proyecto, también llamada Tiempo y gastos o T&E, es donde registra su propio tiempo, lo envía para su aprobación, revisa viajes y recibos, administra proyectos maestros y sus equipos, y factura a los clientes. Es un espacio de trabajo acoplado, no un conjunto de ventanas flotantes: una barra de navegación a la izquierda abre cada pantalla como un panel en el centro, y al abrir un registro (una hoja de horas para aprobar, un viaje, un proyecto maestro, una factura) su detalle se acopla en un cajón a la derecha sin perder la lista con la que estaba trabajando.

Un espacio de trabajo acoplado: la barra abre una pantalla en el centro, en su lugar, y el detalle de un registro se abre en un cajón a la derecha sin ocultar la lista con la que estaba trabajando.

Diseño del espacio de trabajo

La barra se agrupa en tres secciones:

Mi trabajo: Inicio, Hora, Aprobaciones, Viajes.
Administrar: Configuración, Personas, Asignación de viajes.
Facturación: Facturas, Cuentas, Destinatarios de CxC, Anulaciones.

Aparece una insignia con un número en un elemento de la barra cuando hay algo pendiente (hojas que no ha enviado, hojas pendientes de su aprobación, viajes sin asignar, facturas vencidas) y desaparece cuando ya no queda nada. Cada panel conserva su lugar cuando cambia a otro y vuelve, y recuerda su último filtro y semana. Los vínculos profundos funcionan igual que en el resto de PlaidCloud: la URL sigue al panel o cajón que esté al frente, de modo que un vínculo a una hoja de horas o a una factura específica se abre directamente en ella. Cualquier panel que muestre filas puede exportar a CSV lo que está visible en ese momento.

Dos funciones adaptan el espacio de trabajo a su ventana:

Ensanche el cajón arrastrándolo. Tome el asa delgada del borde izquierdo del cajón y arrastre; el cajón mantiene legible la lista que tiene al lado, nunca sobrepasa el borde de la ventana y desplaza su propio cuerpo para que sus botones sigan al alcance. PlaidCloud recuerda el ancho que elige para cada tipo de cajón y lo vuelve a ampliar si usted agranda la ventana.
El menú Más. Cuando la barra de herramientas de un panel es demasiado estrecha para todos sus botones, los que no caben pasan a un menú Más al final de la barra de herramientas. Los filtros y los campos de búsqueda permanecen en su lugar.

Los importes se muestran con separadores de miles y su moneda (un símbolo como €, £ o ¥ cuando lo hay; de lo contrario, el código de la moneda), y las fechas se muestran como el día del calendario que eligió, igual en todas las zonas horarias.

Quién puede ver qué

Lo que le muestra la barra depende de su rol, y un destino para el que no tiene permiso se omite por completo de la barra en lugar de mostrarse deshabilitado:

Cualquier persona con acceso a la aplicación ve Inicio, registra y envía su propio tiempo en Hora, ve sus propios viajes y recibos en Viajes, y se ve a sí misma (y, cuando son visibles, a sus propios aprobadores y asistentes) en Personas.
Aprobaciones solo aparece para los miembros configurados para aprobar horas. Asignación de viajes aparece para los miembros con acceso a finanzas, y su pestaña Todos sin asignar requiere acceso de administración.
Facturación (Facturas, Cuentas, Destinatarios de CxC y Anulaciones) solo aparece para los miembros con permisos de facturación en el proyecto. Para abrir, facturar o modificar una factura, también debe pertenecer a un equipo del proyecto maestro de la factura; los miembros con acceso de escritura a finanzas también pueden administrar facturas cuyo proyecto maestro falta o se ha movido.
La tarifa, los importes en dólares, el valor de la OC y las tarifas de facturación solo son visibles para los miembros con permisos de facturación; los demás ven horas y estado sin importes asociados.

Un administrador concede estos permisos mediante grupos de seguridad.

Inicio

Inicio es un conjunto de tarjetas, cada una visible solo si le corresponde:

Horas de esta semana, comparadas con la semana pasada.
Hojas sin enviar: haga clic para ir a Hora, filtrada a sus borradores.
Devueltas a usted: hojas que un aprobador devolvió para que se hicieran cambios; haga clic para ir a Hora, filtrada a las devueltas.
Pendientes de su aprobación: haga clic para ir a Aprobaciones.
Viajes sin asignar: haga clic para ir a Asignación de viajes (finanzas).
Listo para facturar: horas aprobadas que aún no están en una factura, con un recuento y un total; haga clic para ir a Facturas (finanzas).
Facturas abiertas y Facturas vencidas, cada una con un recuento y un total: haga clic para ir a Facturas, ya filtradas (finanzas).

Mientras actúa en nombre de otra persona (consulte Personas más adelante), Inicio muestra solo lo relevante para ese miembro; sus tarjetas personales permanecen ocultas hasta que vuelva a su vista.

Hora

Hora es una cuadrícula semanal, con una fila por proyecto, lugar de trabajo e indicador de facturable, y una columna para cada día, de domingo a sábado, además de una columna Total y una fila de pie. Al elegir un proyecto se muestran solo los lugares de trabajo configurados para él, con los proyectos que usó más recientemente en primer lugar, y su último lugar de trabajo e indicador de facturable se rellenan como valor predeterminado. Cambie de semana con Semana anterior, Esta semana y Semana siguiente; agregue una fila con Agregar fila, o use Copiar semana pasada para traer las filas de la semana pasada en un solo paso: cualquier proyecto en el que ya no participe se omite y se indica. Agregue una nota a cualquier entrada en su campo Notas. Cada fila se guarda a medida que la edita, con su propio estado y un botón Reintentar si falla un guardado, y una fila eliminada se puede deshacer.

Cada hoja lleva un distintivo de estado (Borrador, Enviado, Aprobada o Devuelta) y un distintivo de facturación independiente, Facturada parcialmente o Facturada, que puede aparecer en cualquier estado una vez que se ha facturado el tiempo. Una hoja devuelta muestra la nota del aprobador y se reabre como borrador para que usted la corrija; una hoja aprobada muestra un aviso que explica que está bloqueada y deshabilita todos los controles, excepto justo después de la aprobación o cuando la ha abierto desde un vínculo de un correo electrónico, caso en el que también ofrece Reabrir (consulte Aprobaciones más adelante). Para agregar horas a una semana que ya está aprobada, elija Agregar horas tardías: inicia una hoja nueva para esa semana y deja intacta la aprobada. En una hoja en borrador o devuelta, aún puede corregir una línea cuyo proyecto se haya cerrado desde entonces. Una hoja antigua de una semana que ya tiene una más reciente se muestra de solo lectura con una nota y un vínculo Mostrar la más reciente. Una hoja señala, sin impedir el guardado, un día largo, una entrada de fin de semana o un proyecto en el que ha superado sus horas asignadas; superar las 24 horas en un solo día es un límite estricto y se rechaza de plano. Agregue una nota en el campo Nota y, a continuación, haga clic en Enviar cuando la semana esté lista para revisión; al enviar, se notifica por correo a sus aprobadores. Eliminar hoja quita un borrador por completo, con una confirmación previa. Un panel lateral llamado Mis hojas enumera sus hojas, se puede filtrar por Todos / Borrador / Enviado / Aprobada / Devuelta, recuerda la semana y el filtro que usó por última vez, y cada hoja conserva una cronología de quién la envió, devolvió, aprobó o reabrió, y cuándo.

Con permisos de facturación, la cuadrícula también muestra Tarifa, Importe y Facturada por fila; sin ellos, solo aparecen las horas y el estado.

Aprobaciones

Aprobaciones enumera todas las hojas enviadas que esperan su aprobación, de la más antigua a la más reciente, con un filtro Devuelta para lo que ya ha devuelto. Seleccione varias y elija Aprobar seleccionados (muestra el recuento) para aprobarlas juntas en una sola acción de todo o nada, o seleccione una para abrirla en el cajón: el miembro, la semana, la nota, cada entrada con sus horas diarias y su total, las advertencias (un día largo, una entrada de fin de semana, un proyecto que superó sus horas asignadas), las horas del miembro y su porcentaje facturable para esta semana y la anterior, y una cronología de quién envió, devolvió, aprobó o reabrió la hoja y cuándo. Aprobar la quita de la cola y el panel selecciona la siguiente hoja por usted. Devolver para cambios abre una franja de nota que pregunta qué debe cambiar; escriba la nota (obligatoria) y elija Devolver para notificar por correo al miembro y devolver la hoja a borrador. Cancelar cierra la franja sin enviar. Nunca puede aprobar su propia hoja, aunque exista una relación de autoaprobador en la cuenta: esto se aplica en todas las rutas de aprobación, no solo en la más evidente. Con permisos de facturación, el cajón también muestra la tarifa y el importe por entrada.

Justo después de aprobar una hoja, o siempre que abra una hoja ya aprobada desde su vínculo de correo electrónico, está disponible Reabrir para convertirla de nuevo en borrador: agregue una nota opcional y elija Reabrir, y se notifica por correo al miembro. Fuera de esos dos momentos no hay una lista permanente de hojas aprobadas desde la cual reabrir, por lo que la corrección de una aprobación anterior se inicia desde el vínculo del correo electrónico de esa hoja.

Viajes y asignación de viajes

Viajes muestra sus propios viajes, procedentes de Ramp, de solo lectura; elija qué enumerar en la lista Mostrar: Todos, No enviado, No aprobado, Aprobada o Rápido (sus diez más recientes). Abra un viaje para ver sus gastos y recibos en el cajón (cada línea muestra su Proveedor, Categoría, Proyecto, Pagada y estado Auditado), obtenga una vista previa de un recibo o descargue PDF de recibos, un único PDF que combina todos los recibos de ese viaje. Una sección Recibos anteriores enumera los archivos de recibos de antes de Ramp. Con permisos de facturación, la lista también muestra el total facturable de cada viaje.

Asignación de viajes es donde finanzas asigna viajes a proyectos, en tres pestañas (Mis viajes, Mi equipo, Todos sin asignar (acceso de administración)), con Asignar a proyecto…, Marcar como facturable y Marcar como no facturable disponibles sobre una selección.

Configuración

Configuración es donde residen los proyectos maestros, sus subproyectos, los roles de facturación, el equipo y los lugares de trabajo; una lista de verificación guiada acompaña a un proyecto maestro nuevo en su primer equipo y sus primeros lugares de trabajo. La lista se abre en sus proyectos maestros: filtre por Abierto / Cerrado / Todos, marque Solo los míos para ver únicamente sus propios proyectos maestros, o busque; use Nuevo proyecto maestro para crear uno. Los clientes aparecen por nombre. Al abrir un proyecto maestro se muestra su encabezado (cliente, número de OC y, con permisos de facturación, el valor de la OC con una barra de Consumo de OC que muestra el tiempo facturable registrado contra ella) con Editar y Archivar, sobre las pestañas:

Proyectos: los subproyectos del proyecto maestro; cada uno tiene sus propios indicadores de tiempo y gastos habilitados, fechas, estado y gerente de proyecto. Use el icono de lápiz de una fila para editar un proyecto y su icono de menos para eliminarlo; el formulario de proyecto se abre en modo de eliminación y le pide que confirme.
Team: quién está asignado a un proyecto, su rol, los indicadores de administrador o inactivo, los límites de tiempo y gastos, y las horas usadas frente a esos límites; los permisos de facturación agregan tarifa, importe y facturable. Agregar miembros agrega varias personas a un proyecto en un solo paso: si no se puede agregar a alguna, no se agrega a ninguna.
Roles: los roles de facturación disponibles en el proyecto maestro, cada uno con su propia tarifa facturable; edite o elimine un rol desde los iconos de su fila.
Lugares de trabajo: las ubicaciones del proyecto maestro (ciudad, estado, país), que usa la cascada de proyecto a ubicación de la cuadrícula Hora.
Facturas: todas las facturas de este proyecto maestro (solo con permisos de facturación).

Personas

Personas enumera todos los miembros del proyecto, con una columna Aprobadores (si puede ver las relaciones de aprobadores) y una columna Asistentes (si puede ver las relaciones de asistentes); siempre ve su propia fila. Editar aprobadores abre un cajón para agregar o quitar a quienes aprueban las horas de un miembro seleccionado; un administrador de aprobaciones puede elegir Nueva relación, seleccionar a cualquier miembro y asignarle su primer aprobador; Mis asistentes le permite nombrar a los miembros que pueden actuar como su asistente.

Si alguien lo ha nombrado su asistente, un aviso Actuando como le permite cambiar a sus paneles Hora y Viajes y trabajar en su nombre; cada cambio que realice se registra como suyo, atribuido a esa persona.

Facturación

Cuentas y detalles de pago

Cuentas enumera sus cuentas de facturación respaldadas por Stripe (nombre, saldo, moneda, prefijo de factura y datos de contacto), con Nueva cuenta para agregar una y accesos directos a las facturas de esa cuenta y, con permisos de facturación, a sus Detalles de pago: información de transferencia bancaria (IBAN/SWIFT o cuenta/ruta, según la moneda) y los métodos de pago registrados.

Facturas

Facturas enumera todas las facturas que puede abrir. Elija un estado en la lista al comienzo de la fila de búsqueda (Abierta, Vencida, Borrador, Pagada, Anulada, Todos) y acote por número de factura, cliente o proyecto maestro. Cuando nada coincide, el panel lo indica y ofrece Borrar búsqueda, que restablece los campos de búsqueda pero conserva cualquier filtro con el que llegó desde Inicio. Un borrador que aún no tiene número muestra Borrador en la columna del número, y las columnas de importes dicen Horas $, Gastos $ y Artículos $. Nueva factura inicia un borrador, y primero elige su proyecto maestro: el cliente proviene del proyecto maestro, y el número de OC del proyecto maestro se coloca en la factura. La factura aparece entonces en la pestaña Facturas de ese proyecto maestro. Al abrir una factura se muestra su encabezado (cliente, importes, fecha de vencimiento, estado) sobre tres pestañas: Elementos, Hora, Viajes. Agregar horas y Agregar viajes reemplazan en su lugar la pestaña actual por un selector de horas o viajes sin facturar; seleccione lo que corresponde a esta factura y agréguelo en bloque (Agregar horas seleccionadas o Agregar viajes seleccionados, con Atrás para volver). Agregar y quitar elementos, horas y viajes (Quitar seleccionados) solo se ofrece mientras la factura es un borrador. Un borrador de factura se puede editar o Enviar, lo que le asigna su número de factura y la finaliza; una factura abierta se puede anular. Solo se puede eliminar un borrador de factura, y al eliminarlo sus horas y viajes vuelven a quedar sin facturar. Una factura pagada no se puede anular. PDF de recibos descarga un único PDF que combina todos los recibos de los viajes facturados de la factura.

Destinatarios de CxC

Destinatarios de CxC es donde los usuarios de finanzas administran quién recibe un correo electrónico cuando se envía una factura. Agregue o quite destinatarios aquí; al enviar una factura, se envía un correo electrónico a todos los de la lista.

Anulaciones

Anulaciones abre el panel Anular facturas, que enumera todas las facturas abiertas que se pueden anular, para que pueda devolver sus horas y gastos facturados al conjunto sin facturar sin tener que buscar primero la factura. Anular es definitivo: no se puede deshacer.

Cómo mantenerse al día

Al enviar una hoja se notifica por correo a sus aprobadores; al aprobar, devolver o reabrir una, se notifica por correo al miembro, con su nota adjunta en una devolución o reapertura. Cada notificación enlaza directamente a la hoja a la que se refiere. Si no ha enviado o no ha obtenido la aprobación de una hoja de la semana actual, recibe un correo electrónico de recordatorio el viernes por la tarde.

Qué se corrigió además

Esta versión también cierra brechas de propiedad en las pantallas anteriores que la aplicación Proyecto reemplaza: leer el tiempo, los gastos o los recibos de otro miembro exigía ser su aprobador, y un par de pantallas no lo comprobaban en absoluto. Eso ya está corregido, y ningún aprobador, ni en las pantallas nuevas ni en las anteriores, puede aprobar su propia hoja de horas o informe de gastos, ni siquiera a partir de una relación de autoaprobador que ya exista en la cuenta.