Administración de miembros

Identity permite agregar, quitar o suspender miembros del espacio de trabajo. Como los miembros de PlaidCloud pueden pertenecer a varios espacios de trabajo, quitar a un miembro de un espacio de trabajo no elimina su cuenta de PlaidCloud.

Miembros nuevos

Invitación de miembros nuevos

Agregar un miembro es una invitación: usted elige un rol e introduce una o más direcciones de correo electrónico, y cada dirección recibe su propia cuenta de miembro nueva con ese rol.

Para invitar miembros:

1. Abra Identity
2. Seleccione la pestaña “Miembro”
3. Haga clic en “Todos” en el menú desplegable para mostrar los miembros
4. Haga clic en “Agregar miembro al espacio de trabajo”
5. En “Invitar como”, elija Visualizador o Builder (consulte Visualizador frente a Builder)
6. Introduzca un nombre, un apellido y un idioma
7. En el campo “Correos electrónicos”, introduzca una dirección de correo por línea para invitar a varias personas a la vez
8. Haga clic en el botón “Crear”

Cada dirección invitada se convierte en un miembro nuevo con el rol que usted eligió. En un espacio de trabajo que no exige el inicio de sesión único, todos los miembros invitados, ya sean Visualizador o Builder, reciben el mismo correo de bienvenida con un enlace para establecer la contraseña. En un espacio de trabajo que exige el inicio de sesión único, los miembros invitados inician sesión a través de su proveedor de identidad, por lo que no se envía ningún correo para establecer la contraseña.

El rol que elija otorga de inmediato al miembro la capacidad a nivel de espacio de trabajo: un Builder puede crear y editar contenido de inmediato en cualquier lugar donde tenga acceso a un proyecto. Sin embargo, invitar no agrega por sí solo al nuevo miembro a un proyecto específico: conceda el acceso a cada proyecto por separado, en cualquier momento, desde la lista de miembros de cada proyecto.

Agregar a alguien que ya tiene una cuenta

Si una dirección ya pertenece a un miembro del espacio de trabajo, incluida una persona cuya cuenta se creó automáticamente la primera vez que inició sesión con su inicio de sesión único, Agregar miembro al espacio de trabajo lo agrega al espacio de trabajo en lugar de fallar. Se aplica el rol o el acceso a proyectos que haya elegido, y un rol de proyecto superior existente nunca se reduce. Se envía de inmediato un correo de bienvenida para que sepan que tienen acceso, y verá la nota “<email> ya es miembro de este espacio de trabajo. Se envió un correo de bienvenida para que sepa que tiene acceso.”

Este correo de bienvenida les indica que inicien sesión como de costumbre, o con el inicio de sesión único. No incluye un enlace para establecer la contraseña y nunca reemplaza una contraseña que ya tengan. Si no se puede enviar, se le avisa y puede usar Reenviar correo de bienvenida desde la lista de Miembros.

Algunas cuentas se rechazan con un motivo:

• Un miembro desactivado. Habilítelo desde Miembros y luego agréguelo.
• Una cuenta del sistema.
• Una cuenta cuyo correo electrónico no está verificado. Comuníquese con el soporte.

Cuando introduce varias direcciones, los duplicados se ignoran, sin importar las mayúsculas y minúsculas ni los espacios sobrantes.

Visualizador frente a Builder

El rol de un miembro establece su capacidad a nivel de espacio de trabajo, es decir, qué tipo de acciones puede realizar una vez que tiene acceso a un proyecto:

• Visualizador: acceso de solo lectura. Es gratuito e ilimitado en todos los planes, por lo que puede invitar a tantos visualizadores como desee. Este es el rol predeterminado para una invitación nueva.
• Builder: puede crear y editar contenido. Los Builders cuentan para el límite de puestos de creación de su plan (el plan Free incluye uno).

El formulario de invitación muestra una nota sobre el uso de puestos que se actualiza al cambiar de rol, e indica si el rol elegido es gratuito o utiliza un puesto de creación, y cuántos puestos incluye su plan. Invitar a un Builder, o ascender más adelante a un miembro existente a Builder, se bloquea cuando se alcanza el límite de puestos de creación de su plan; Visualizador no se ve afectado, ya que es gratuito e ilimitado en todos los planes. Comuníquese con su administrador para agregar puestos si necesita invitar a más Builders.

Correo de bienvenida para miembros nuevos

Después de agregar a un miembro nuevo, se envía un correo de bienvenida a la dirección de correo electrónico proporcionada, salvo que el espacio de trabajo exija el inicio de sesión único, en cuyo caso no hay una contraseña que establecer y no se envía ningún correo; el miembro nuevo inicia sesión directamente a través de su proveedor de identidad. El correo incluye un único enlace Establezca su contraseña: el miembro nuevo hace clic en él, elige una contraseña e inicia sesión; no hay un paso aparte para solicitar primero un código de un solo uso. El enlace es seguro, funciona una sola vez y caduca a las 24 horas; si caduca antes de usarse, el miembro puede solicitar uno nuevo desde la página de inicio de sesión. Si un correo de bienvenida no se entrega, PlaidCloud lo reintenta automáticamente, de modo que un miembro nuevo nunca queda bloqueado sin que nadie lo note. Reenviar correo de bienvenida envía un nuevo correo de bienvenida desde la lista de Miembros. Se rechaza, con el motivo a la vista, para un miembro que ya haya establecido una contraseña o iniciado sesión. Si el envío falla, se le avisa en lugar de mostrarle un mensaje de éxito. El correo de bienvenida se puede personalizar para ofrecer información adicional relevante para el uso de PlaidCloud por parte del miembro nuevo.

Para actualizar o ver el correo de bienvenida:

1. Abra Identity
2. Seleccione la pestaña “Miembro”
3. Haga clic en “Mensaje de correo de bienvenida” en el menú desplegable
4. Realice las adiciones o los cambios que desee
5. Haga clic en el botón “Actualizar”

Cambio de un administrador del espacio de trabajo

Solo un administrador del espacio de trabajo puede cambiar a otro administrador del espacio de trabajo o convertir a alguien en administrador. Esto incluye editar los datos o la dirección de correo electrónico de un administrador, restablecer o establecer su contraseña, desactivarlo, volver a habilitarlo o eliminarlo, finalizar sus sesiones, cambiar sus grupos de seguridad y agregarlo a un grupo o quitarlo de él. Se rechaza a un miembro que no es administrador, y también a una cuenta de servicio de proyecto o de agente, como aquella con la que se ejecuta una función definida por el usuario, incluso si tiene permiso para administrar miembros. El cambio se rechaza con un mensaje que indica que solo un administrador del espacio de trabajo puede realizarlo.

Los cambios en miembros que no son administradores funcionan como antes para cualquier persona con permiso para administrar miembros.

Edición y eliminación de un miembro

Mientras un formulario de miembro se está guardando o eliminando, sus botones están deshabilitados para que un segundo clic no lo envíe dos veces. Al eliminar un miembro se muestra una confirmación y se actualiza la lista de miembros, incluso si ya cerró el formulario.

Visualización y administración de las sesiones de los miembros

Para ver las sesiones actuales de los miembros:

1. Abra Identity
2. Seleccione la pestaña “Miembro”
3. Haga clic en “Administrador de sesiones” en el menú desplegable

En esta tabla se puede ver la información de las sesiones (sesiones actuales y última actividad), así como finalizar sesiones si lo desea.

Para finalizar una sesión:

1. Resalte los miembros cuya sesión desea cerrar
2. Haga clic en el botón “Finalizar sesiones seleccionadas” en la parte superior izquierda

Administración de listas de distribución (distro)

Las listas de distribución, o Distros, son simplemente listas de distribución de correo electrónico administradas dentro de PlaidCloud. Ofrecen una forma sencilla de enviar rápidamente informes, archivos u otra información a grupos. La función de listas de distribución permite administrar las listas espacio de trabajo por espacio de trabajo. Esto evita depender de listas externas que pueden abarcar de más o de menos a la audiencia prevista.

Para administrar listas:

1. Abra Identity
2. Seleccione la pestaña “Listas de distribución”
3. Haga clic en el botón “Crear nueva lista de distribución” para crear una lista nueva
4. Complete todos los campos obligatorios del formulario de la lista de distribución
5. Haga clic en el botón “Crear”

Nota

Las listas de distribución pueden incluir tanto miembros del espacio de trabajo como no miembros

Para administrar los miembros del espacio de trabajo de cada lista:

1. Seleccione el icono del espacio de trabajo (nube) en la tabla
2. Para administrar a los no miembros, haga clic en el icono del globo terráqueo.

Estado de las alertas de texto

La pestaña Información del miembro de un miembro muestra Alertas de texto: Suscrito con el número enmascarado del miembro, No suscrito o Baja solicitada. Es de solo lectura. Los miembros se suscriben y se dan de baja ellos mismos, desde Alertas de texto en el menú de usuario. Consulte Alertas de texto.