Trabaje en Excel con PlaidXL

~20 minutos · instale el complemento, inicie sesión, traiga una tabla, escriba una fórmula dinámica

Si su día ya funciona con hojas de cálculo, no tiene que salir de Excel para trabajar con PlaidCloud. PlaidXL es el complemento de PlaidCloud para Excel: trae tablas de proyecto a las hojas de cálculo, las actualiza a petición y agrega fórmulas que calculan valores consolidados directamente a partir de los datos de PlaidCloud. Al terminar este tutorial, sus entradas provendrán de tablas de proyecto autorizadas, en lugar de un copiar y pegar que queda obsoleto en cuanto alguien vuelve a ejecutar un flujo de trabajo.

Qué hará

1. Instalar el complemento PlaidXL.
2. Iniciar sesión y elegir un proyecto.
3. Recuperar una tabla en una hoja de cálculo y luego actualizarla.
4. Escribir fórmulas que enumeren las tablas del proyecto y calculen un total.

Requisitos previos

• Excel para Microsoft 365, o Excel 2021 o posterior, en Windows o Mac.
• Una cuenta de PlaidCloud. Si usa inicio de sesión único para PlaidCloud, siga usándolo aquí: PlaidXL inicia sesión mediante la misma identidad.
• Un proyecto que pueda abrir y que tenga al menos una tabla con datos y una columna numérica. Sirve cualquier proyecto al que ya tenga acceso. Si todavía no tiene ninguno, De un CSV a una respuesta lleva una tabla a PlaidCloud.

Nota

PlaidXL lee con sus permisos. Usted ve los proyectos y las tablas que su cuenta ya puede ver en PlaidCloud, nada más, y PlaidXL nunca los modifica.

Paso 1: instale el complemento

1. En Excel, abra Insert → Add-ins. (En versiones anteriores de Mac, Insert → Store).
2. Escriba PlaidCloud en el cuadro de búsqueda.
3. Seleccione el complemento PlaidCloud y haga clic en Agregar.

Aparece una pestaña PlaidCloud en la cinta de opciones. Se instala una vez por equipo, no por libro.

Consejo

¿No ve la pestaña PlaidCloud? Cierre todas las ventanas de Excel y vuelva a abrir Excel. Si su organización administra los complementos, es posible que el administrador de Microsoft 365 deba implementarlo por usted. Consulte Instalación de PlaidXL.

Paso 2: inicie sesión y elija un proyecto

1. Abra un libro nuevo y haga clic en PlaidCloud → Show Taskpane.
2. Introduzca la dirección de correo electrónico que usa para PlaidCloud y haga clic en Sign In.
3. Si pertenece a más de un espacio de trabajo, elija uno en Select a tenant y haga clic en Sign In.
4. Permita la ventana emergente cuando Excel se lo pida e inicie sesión como lo hace normalmente: contraseña y código de dos factores, o inicio de sesión único.

El panel de tareas muestra Connected to el ID de su espacio de trabajo as su nombre de usuario, con sus proyectos debajo. Haga clic en su proyecto. Sus tablas aparecen en la pestaña Tablas.

Paso 3: recupere una tabla

1. En la pestaña Tablas, haga clic en una tabla. Filas y Columnas muestran su tamaño.
2. En Columna, desactive las columnas que no necesite. Cuantas menos columnas, más rápida la carga.
3. Deje seleccionada la opción Matching Worksheet y haga clic en Retrieve Table.

La tabla llega a una hoja de cálculo nueva con su nombre, lista para trabajar: una fila de encabezado en negrita que permanece visible al desplazarse, filtros en cada columna y un rango con nombre sobre los datos. Una tabla llamada Sample data llega a la hoja Sample_data con el rango con nombre _Sample_data, de modo que las fórmulas que usan el rango siguen a los datos a medida que crecen.

Cree fórmulas, tablas dinámicas y gráficos sobre ella como lo haría en cualquier hoja.

Paso 4: actualícela

Cuando la tabla cambia en PlaidCloud (se vuelve a ejecutar un flujo de trabajo o se cargan datos nuevos), haga clic en Refresh All Tables en el panel de tareas o en la cinta de opciones. La pestaña de la hoja se pone amarilla mientras se actualiza y verde cuando está al día. Se actualizan todas las tablas que ha recuperado en el libro, con las columnas y el filtro que eligió.

Paso 5: escriba una fórmula dinámica

El panel de tareas copia tablas. Las fórmulas de PlaidXL van más allá: calculan a partir de los datos de PlaidCloud en cualquier celda.

1. En una hoja nueva, enumere las tablas del proyecto en A1:

   =PLAIDXL.TABLE.TBL_LIST()

   Los nombres se extienden hacia abajo por la columna A.

2. Enumere las columnas de su tabla en C1, reemplazando Sample data por el nombre de su tabla:

   =PLAIDXL.TABLE.GET_COLUMNS("Sample data")

3. Elija una columna numérica de esa lista y una columna de texto con un valor que sepa que contiene. Sume la columna numérica para ese valor, reemplazando los nombres por los suyos:

   E1  =PLAIDXL.REPR.TABLE_REPR("Sample data")
   E2  =PLAIDXL.REPR.MEASURE("amount")
   E3  =PLAIDXL.REPR.DIMENSION_REPR("Region", "EMEA")
   E4  =PLAIDXL.CELL(E1, E2, E3)

E4 muestra el total de amount para las filas donde Region es EMEA, calculado en PlaidCloud y dinámico en su hoja. Cambie el valor de E3 y el total lo sigue.

Cuando la columna está vinculada a una dimensión, el valor puede ser cualquier nodo de ella y el total consolida todo lo que está debajo de ese nodo. Así es como un informe de PlaidXL totaliza una región, un departamento o un año a partir de las filas de detalle.

Qué sigue

• Cree un informe con funciones personalizadas: convierta ese único valor en una cuadrícula completa, con una jerarquía a un lado y períodos en la parte superior.
• Funciones personalizadas de PlaidXL: todas las funciones y argumentos.
• Trabaje con tablas y dimensiones: filtre filas antes de recuperarlas y traiga jerarquías de dimensiones.
• Diseñe una jerarquía de dimensión: construya las dimensiones a través de las cuales se consolidan sus informes.