プロジェクトアプリで時間と経費を追跡する

プロジェクトアプリ（時間と経費、または T&E とも呼ばれます）では、自分の時間の入力と承認依頼、出張と領収書の確認、マスタープロジェクトとそのチームの運用、顧客への請求を行います。フローティングウィンドウの集まりではなく、1つのドッキング式ワークスペースです。左側のナビゲーションレールから各画面が中央のペインとして開き、承認対象のタイムシート、出張、マスタープロジェクト、請求書などのレコードを開くと、作業中の一覧を残したまま右側のドロワーに詳細が表示されます。

1つのドッキング式ワークスペース。レールから画面が中央にその場で開き、レコードの詳細は作業中の一覧を隠さずに右側のドロワーに開きます。

ワークスペースのレイアウト

レールは3つのセクションに分かれています。

マイワーク — ホーム、時間、承認、出張。
管理 — セットアップ、ユーザー、出張の割り当て。
請求 — 請求書、勘定科目、売掛金の受信者、無効化。

未提出のシート、承認待ちのシート、未割り当ての出張、支払期限超過の請求書など、対応待ちのものがあるレール項目には件数バッジが表示され、対応が済むと消えます。各ペインは、別の画面に切り替えて戻っても状態を保持し、最後に使ったフィルターと週を記憶します。ディープリンクも PlaidCloud の他の場所と同じように機能します。URL は前面にあるペインまたはドロワーに追従するため、特定のタイムシートや請求書へのリンクを開くと、そのレコードが直接表示されます。行を一覧表示するペインでは、現在表示されている内容を CSV としてエクスポートできます。

ワークスペースをウィンドウに合わせる方法が2つあります。

ドロワーを広げる。 ドロワーの左端にある細いグリップをつかんでドラッグします。ドロワーは隣の一覧が読める幅を保ち、ウィンドウの端を超えることはなく、本体を独自にスクロールするため、ボタンにはいつでも手が届きます。PlaidCloud はドロワーの種類ごとに選択した幅を記憶し、ウィンドウを大きくすると再び広げます。
その他メニュー。 ペインのツールバーの幅がすべてのボタンを表示するには狭すぎる場合、収まらないボタンはツールバー末尾のその他メニューに移動します。フィルターと検索フィールドはそのまま残ります。

金額は桁区切りと通貨（€、£、¥ などの記号がある場合は記号、ない場合は通貨コード）付きで表示され、日付は選択したカレンダー上の日付として、どのタイムゾーンでも同じように表示されます。

表示される内容

レールに表示される内容はロールによって異なります。権限のない移動先は、無効状態で表示されるのではなく、レールから完全に除外されます。

アプリにアクセスできるユーザーは全員、ホームを表示できます。また、時間で自分の時間を入力して提出し、出張で自分の出張と領収書を確認し、ユーザーで自分自身（表示が許可されている場合は、自分の承認者とアシスタントも）を確認できます。
承認は、時間を承認する設定になっているメンバーにのみ表示されます。出張の割り当ては財務アクセス権を持つメンバーに表示され、その未割り当てすべてタブには管理アクセス権が必要です。
請求（請求書、勘定科目、売掛金の受信者、無効化）は、プロジェクトに対する請求権限を持つメンバーにのみ表示されます。請求書を開く、請求する、または変更するには、その請求書のマスタープロジェクトに属するチームにも所属している必要があります。財務の書き込みアクセス権を持つメンバーは、マスタープロジェクトが存在しない、または移動された請求書も管理できます。
単価、金額、PO 金額、請求レートは、請求権限を持つメンバーにのみ表示されます。それ以外のメンバーには、金額なしで時間とステータスのみが表示されます。

管理者は、セキュリティグループを通じてこれらの権限を付与します。

ホーム

ホームは複数のカードで構成され、各カードは自分に該当する場合にのみ表示されます。

今週の時間（先週との比較付き）。
未提出のシート — クリックすると、下書きで絞り込まれた時間に移動します。
差し戻されたもの — 承認者が修正のために差し戻したシート — クリックすると、返却済みで絞り込まれた時間に移動します。
承認待ち — クリックすると承認に移動します。
未割り当ての出張 — クリックすると出張の割り当てに移動します（財務）。
請求可能 — まだ請求書に含まれていない承認済みの時間（件数と合計付き） — クリックすると請求書に移動します（財務）。
未払いの請求書と支払期限超過の請求書（それぞれ件数と合計付き） — クリックすると、あらかじめ絞り込まれた請求書に移動します（財務）。

他のメンバーとして操作している間（下のユーザーを参照）、ホームにはそのメンバーに関連する内容のみが表示され、自分用のカードは元に戻すまで非表示になります。

時間

時間は週単位のグリッドで、プロジェクト、勤務地、請求対象フラグごとに1行があり、日曜日から土曜日までの各日の列に加え、合計列と合計行があります。プロジェクトを選択すると、そのプロジェクトに設定されている勤務地のみが表示されます。最近使ったプロジェクトが上位に並び、最後に使った勤務地と請求対象フラグがデフォルトとして入力されます。週の移動は前の週、今週、次の週で行います。行は行を追加で追加でき、先週をコピーを使うと先週の行を一度に引き継げます。すでに参加していないプロジェクトはスキップされ、その旨が表示されます。各エントリーにはメモフィールドでメモを追加できます。各行は編集するたびに保存され、それぞれのステータスが表示されます。保存に失敗した場合は再試行でき、削除した行は元に戻せます。

各シートにはステータスチップ（下書き、送信済み、承認済み、返却済み）が付き、時間が請求済みになると、どのステータスでも表示される別の請求バッジ（一部請求済みまたは請求済み）が付きます。返却されたシートには承認者のメモが表示され、修正のために下書きとして再び開きます。承認済みのシートにはロックされていることを説明するバナーが表示され、すべてのコントロールが無効になります。ただし、承認直後、またはメールのリンクから開いた場合は例外で、その場合は再開も利用できます（下の承認を参照）。すでに承認された週に時間を追加するには、遅延入力の時間を追加を選択します。承認済みのシートには手を加えず、その週の新しいシートが作成されます。下書きまたは返却されたシートでは、プロジェクトがその後クローズされた行も修正できます。すでに新しいシートがある週の古いシートは、メモと最新を表示リンク付きで読み取り専用で表示されます。シートでは、長時間の日、週末の入力、割り当て時間を超えているプロジェクトが、保存をブロックすることなく警告されます。ただし、1日あたり24時間を超える入力は厳格な上限であり、そのまま拒否されます。メモフィールドにメモを追加し、週のレビューの準備ができたら提出します。提出すると承認者にメールが送信されます。シートを削除は、確認のうえで下書きを完全に削除します。マイシートというラベルのサイドパネルには自分のシートが一覧表示され、すべて / 下書き / 送信済み / 承認済み / 返却済みで絞り込めます。最後に使った週とフィルターが記憶され、各シートには、誰がいつ提出、差し戻し、承認、再開したかを示すタイムラインが保持されます。

請求権限がある場合、グリッドには行ごとに単価、金額、請求済みも表示されます。権限がない場合は、時間とステータスのみが表示されます。

承認

承認には、自分の承認待ちとなっている提出済みのシートが古い順にすべて一覧表示され、すでに差し戻したものを確認するための返却済みフィルターがあります。複数を選択して Approve Selected（件数が表示されます）を選ぶと、すべてを一括で承認する処理（全件成功か全件失敗のどちらか）が行われます。1件を選択すると、ドロワーでそのシートが開きます。ドロワーには、メンバー、週、メモ、日ごとの時間と合計を含むすべてのエントリー、警告（長時間の日、週末の入力、割り当て時間を超えたプロジェクト）、今週と先週のメンバーの時間と請求対象の割合、そして誰がいつシートを提出、差し戻し、承認、再開したかを示すタイムラインが表示されます。承認するとキューから外れ、ペインが次のシートを自動的に選択します。修正のため差し戻しを選ぶと、変更が必要な内容を尋ねるメモ欄が開きます。メモを入力（必須）して差し戻しを選ぶと、メンバーにメールが送信され、シートが下書きに戻ります。キャンセルを選ぶと、送信せずにメモ欄が閉じます。アカウントに自己承認の関係が存在していても、自分のシートを承認することはできません。これは明示的な承認経路だけでなく、すべての承認経路で強制されます。請求権限がある場合、ドロワーにはエントリーごとの単価と金額も表示されます。

シートを承認した直後、またはメールのリンクから承認済みのシートを開いたときはいつでも、再開を使って下書きに戻せます。任意のメモを追加して再開を選ぶと、メンバーにメールが送信されます。この2つのタイミング以外では、再開できる承認済みシートの常設の一覧はないため、以前の承認を修正する場合は、そのシートのメールのリンクから始めます。

出張と出張の割り当て

出張には、Ramp から取り込まれた自分の出張が読み取り専用で表示されます。表示セレクトで一覧に表示する内容（すべて、未提出、未承認、承認済み、クイック（直近10件））を選択します。出張を開くと、ドロワーにその経費と領収書が表示されます。各行には仕入先、カテゴリー、プロジェクト、支払済み、監査済みのステータスが表示され、領収書をプレビューしたり、その出張のすべての領収書を1つにまとめた PDF である領収書PDFをダウンロードしたりできます。以前の領収書セクションには、Ramp 導入前の領収書ファイルが一覧表示されます。請求権限がある場合、一覧には各出張の請求対象の合計も表示されます。

出張の割り当ては、財務担当者が出張をプロジェクトに割り当てる場所で、マイ出張、マイチーム、未割り当てすべて（管理アクセス）の3つのタブがあります。選択した項目に対して、プロジェクトに割り当て…、請求対象にする、請求対象外にするを利用できます。

セットアップ

セットアップは、マスタープロジェクト、そのサブプロジェクト、請求ロール、チーム、勤務地を管理する場所です。ガイド付きのチェックリストが、新しいマスタープロジェクトの最初のチームと勤務地の設定を案内します。一覧は自分のマスタープロジェクトが開いた状態で表示されます。開く / クローズ済み / すべてで絞り込んだり、自分のみにチェックを入れて自分のマスタープロジェクトだけを表示したり、検索したりできます。新規マスタープロジェクトで新しいマスタープロジェクトを作成します。顧客は名前で表示されます。マスターを開くと、ヘッダー（顧客、PO 番号、請求権限がある場合は、そのマスターに対して計上された請求対象の時間を示すPO消化バー付きの PO 金額）が編集とアーカイブとともに表示され、その下に次のタブが並びます。

プロジェクト — マスターのサブプロジェクト。それぞれに時間と経費の有効化フラグ、日付、ステータス、プロジェクトマネージャーがあります。プロジェクトを編集するには行の鉛筆アイコン、削除するにはマイナスアイコンを使用します。プロジェクトフォームが削除モードで開き、確認が求められます。
チーム — プロジェクトに割り当てられている人、そのロール、管理者と非アクティブのフラグ、時間と経費の上限、およびその上限に対して使用された時間。請求権限があると、単価、金額、請求対象も表示されます。メンバーを追加を使うと、複数のユーザーを一度にプロジェクトへ追加できます。追加できないユーザーが1人でもいる場合は、全員が追加されません。
ロール — マスターで利用できる請求ロールと、それぞれの請求単価。ロールは行のアイコンから編集または削除できます。
勤務地 — マスターの勤務地（市区町村、都道府県、国）。時間グリッドのプロジェクトから勤務地へのカスケード選択で使用されます。
請求書 — このマスターに対するすべての請求書（請求権限がある場合のみ）。

ユーザー

ユーザーには、プロジェクトのすべてのメンバーが一覧表示され、承認者列（承認者の関係を表示できる場合）とアシスタント列（アシスタントの関係を表示できる場合）があります。自分の行は常に表示されます。承認者を編集を選ぶとドロワーが開き、選択したメンバーの時間を承認する人を追加または削除できます。承認管理者は新規リレーションシップを選び、任意のメンバーを選択して、最初の承認者を設定できます。マイアシスタントでは、自分のアシスタントとして操作できるメンバーを指定できます。

他のユーザーがあなたをアシスタントに指定している場合は、Acting as バナーから、そのユーザーの時間と出張のペインに切り替えて代理で作業できます。行った変更はすべて、そのユーザーに帰属する形で、自分の操作として記録されます。

請求

勘定科目と支払い詳細

勘定科目には、Stripe と連携した請求用のアカウントが、名前、残高、通貨、請求書のプレフィックス、連絡先の詳細とともに一覧表示されます。新しいアカウントでアカウントを追加でき、そのアカウントの請求書への移動も可能です。請求権限がある場合は、支払い詳細（銀行振込の情報（通貨に応じて IBAN/SWIFT または口座番号/ルーティング番号）と登録済みの支払い方法）にも移動できます。

請求書

請求書には、開くことのできるすべての請求書が一覧表示されます。検索行の先頭にあるセレクトからステータス（開く、期限超過、下書き、支払済み、無効、すべて）を選択し、請求書番号、顧客、マスタープロジェクトで絞り込みます。一致するものがない場合、ペインにその旨が表示され、検索をクリアが提示されます。これは検索フィールドをリセットしますが、ホームから遷移した際の絞り込み条件はそのまま残します。まだ番号のない下書きは、番号列に下書きと表示され、金額列は時間 $、経費 $、項目 $ と表示されます。新規請求書で下書きを開始します。最初にマスタープロジェクトを選択すると、顧客はマスターから設定され、マスターの PO 番号が請求書に入力されます。その後、請求書はそのマスターの請求書タブに表示されます。請求書を開くと、ヘッダー（顧客、金額、支払期日、ステータス）が表示され、その下に品目、時間、出張の3つのタブが並びます。時間を追加と出張を追加は、現在のタブをその場で未請求の時間または出張のピッカーに切り替えます。この請求書に含めるものを選択して、一括で追加します（選択した時間を追加または選択した出張を追加。戻るで元に戻ります）。品目、時間、出張の追加と削除（選択項目を削除）は、請求書が下書きの間のみ行えます。下書きの請求書は編集したり提出したりでき、提出すると請求書番号が割り当てられて確定します。未払いの請求書は無効化できます。削除できるのは下書きの請求書のみで、削除すると、その時間と出張は未請求に戻ります。支払済みの請求書は無効化できません。領収書PDFは、請求書の請求済み出張に紐づくすべての領収書を1つにまとめた PDF をダウンロードします。

売掛金の受信者

売掛金の受信者では、財務ユーザーが請求書の提出時にメールを受信する人を管理します。ここで受信者を追加または削除します。請求書を提出すると、一覧にいる全員にメールが送信されます。

無効化

無効化を選ぶと請求書を無効化ペインが開き、無効化できる未払いの請求書がすべて一覧表示されます。請求書を探し回ることなく、請求済みの時間と経費を未請求の状態に戻せます。無効化は最終的なもので、元に戻せません。

状況を把握する

シートを提出すると承認者にメールが送信されます。シートを承認、差し戻し、再開すると、メンバーにメールが送信され、差し戻しまたは再開の場合はあなたのメモが添付されます。すべての通知は、対象のシートに直接リンクしています。今週のシートを提出していない場合、または承認されていない場合は、金曜日の午後にリマインダーのメールが届きます。

あわせて修正された内容

このリリースでは、プロジェクトアプリが置き換える従来の画面にあった所有権の抜け穴も修正されています。他のメンバーの時間、経費、領収書を閲覧するにはそのメンバーの承認者である必要がありましたが、一部の画面ではそれがまったく確認されていませんでした。これらは修正済みです。また、新しい画面でも従来の画面でも、承認者が自分自身のタイムシートや経費精算書を承認することはできません。アカウントにすでに自己承認の関係が存在している場合も同様です。