Intacct: Journalbuchung buchen
Beschreibung
Abschnitt betitelt „Beschreibung“Bucht Journalbuchungen über eine Sage-Intacct-Verbindung mithilfe der REST-v1-API von Intacct in Sage Intacct. Dies ist eine native Low-Code-Alternative zum Schreiben einer benutzerdefinierten Buchungsfunktion (UDF) – wählen Sie die Verbindung, ordnen Sie Ihre Spalten zu, und der Schritt übernimmt Authentifizierung, Stapelverarbeitung und die Fehlerbehandlung pro Buchung für Sie.
Der Schritt liest zwei Tabellen, die Sie vorgelagert aufbereitet haben – eine Kopftabelle und eine Positionstabelle –, validiert jede Journalbuchung und bucht sie. Er unterstützt den Stapelfall: viele Journalbuchungen in einer einzigen Ausführung, jede einzeln gebucht und nachverfolgt.
Datenstruktur-Vertrag
Abschnitt betitelt „Datenstruktur-Vertrag“Der Schritt leitet nicht ab, welche Zeilen zu welcher Journalbuchung gehören – Sie bauen diese Struktur vorgelagert mit Standardschritten (einem Zuweisungsausdruck, einer Aggregation) auf, bevor dieser Schritt läuft:
- Die Kopftabelle hat genau eine Zeile pro Journalbuchung, und diese Zeile enthält eine Spalte
entry_key– ein beliebiger Wert, der pro Buchung eindeutig ist (eine Stapelnummer, ein verketteter Wert aus Datum und Beschreibung, eine generierte Sequenz). - Die Positionstabelle hat eine Zeile pro Buchungsposition, und jede Position trägt denselben
entry_key-Wert wie die Kopfzeile, zu der sie gehört.
Auch eine einzelne Journalbuchung (ohne Stapel) braucht diese Struktur – geben Sie jeder Zeile in beiden Tabellen denselben konstanten entry_key.
Der Schritt gruppiert beide Tabellen nach entry_key, bevor er validiert oder bucht. Eine Kopfzeile ohne passende Positionen, eine Position ohne passende Kopfzeile oder mehr als eine Kopfzeile für denselben Schlüssel scheitern daher bei der Validierung dieser Buchung, statt eine fehlerhafte Buchung zu erzeugen.
Besondere Konfigurationselemente
Abschnitt betitelt „Besondere Konfigurationselemente“Sage-Verbindung
Abschnitt betitelt „Sage-Verbindung“Die Sage-Intacct-Verbindung, über die gebucht wird. Hier werden nur Sage-Intacct-Verbindungen angeboten – eine generische REST-Verbindung wird nicht akzeptiert, weil das Buchen den Intacct-spezifischen Token-Austausch und die Auflösung von Unternehmen/Entität erfordert, die nur eine Sage-Intacct-Verbindung mitbringt.
Dieselbe Verbindung wird an anderer Stelle zum Lesen aus Intacct verwendet (zum Beispiel Import Sage AP oder Import Sage Intacct Query) – eine Verbindung dient beiden Richtungen. Siehe Sage Intacct REST Connector.
Entry Key
Abschnitt betitelt „Entry Key“Der Name der Spalte – vorhanden in den Quellspalten von Kopf und Positionen –, die Kopf- und Positionszeilen zu einer Journalbuchung gruppiert. Siehe Datenstruktur-Vertrag oben.
Quellspalten
Abschnitt betitelt „Quellspalten“Zwei getrennte Spaltenzuordnungen, eine pro Registerkarte – ordnen Sie jeweils eine Quellspalte dem Journalbuchungsfeld zu, das sie speist:
- Kopfspalten – die Felder auf Ebene der Journalbuchung: Journal, Buchungsdatum, Beschreibung, Referenznummer, ein optionales
base_location(die Intacct-Entität bzw. der Standort, unter dem die Buchung gebucht wird – bei einem Unternehmen mit nur einer Entität weglassen), die Korrelationsspalte, die Sie als Entry Key benannt haben, und ähnliche Details auf Kopfebene. - Positionsspalten – die Felder pro Buchungsposition: Hauptbuchkonto, Soll-/Haben-Betrag, Positionsbeschreibung, dieselbe Entry-Key-Spalte und Dimensionen (Standort, Abteilung, Mitarbeiter, Klasse und Ähnliches).
Sie müssen Ihre Quellspalten nicht umbenennen – ordnen Sie sie, wie auch immer sie heißen, den oben genannten Zielfeldnamen zu.
Ergebnistabelle
Abschnitt betitelt „Ergebnistabelle“Die Zieltabelle, in die dieser Schritt pro Journalbuchung eine Zeile schreibt und dabei das Ergebnis der Validierung und (außerhalb der Vorschau) der Buchung festhält. Ihre Spalten und status-Werte finden Sie weiter unten unter Ergebnistabelle.
Preview
Abschnitt betitelt „Preview“Ein Kontrollkästchen, standardmäßig aktiviert. Bei aktivierter Vorschau validiert der Schritt jede Journalbuchung und schreibt die Ergebnistabelle genau wie bei einer echten Ausführung, authentifiziert sich aber nicht bei Intacct und bucht nichts – im Vorschaumodus gibt es überhaupt keinen Netzwerkaufruf an Intacct. Die Zeilen landen mit status = preview in der Ergebnistabelle und zeigen Ihnen, welche Buchungen sauber gebucht würden und welche an der Validierung scheitern würden, bevor etwas Ihr Hauptbuch erreicht.
Wie eine echte Ausführung ersetzt eine Vorschau die Ergebnistabelle durch die Zeilen dieser Ausführung – sie ist die Ausgabe des Schritts pro Ausführung, kein fortlaufendes Protokoll –, sodass eine Vorschau nach einer echten Ausführung deren Zeilen mit posted und unknown überschreibt. Öffnen und kopieren Sie die Ergebnistabelle der letzten Ausführung, bevor Sie erneut ausführen (Vorschau oder echt), wenn Sie sie noch benötigen.
Die Vorschau validiert nicht Ihre Intacct-Anmeldedaten – da sie sich nie verbindet, fällt eine fehlerhafte Verbindung oder abgelaufene Anmeldedaten hier nicht auf. Verwenden Sie die Aktion Verbindung testen der Verbindung (unter Tools > Connections), um die Anmeldedaten separat zu bestätigen.
Eine Schrittkonfiguration, die dieses Feld ganz weglässt – etwa eine über die REST-API, MCP oder einen Workflow-Bundle-Import erstellte –, verwendet ebenfalls standardmäßig die Vorschau statt einer Live-Buchung.
Deaktivieren Sie die Vorschau erst, wenn Sie bereit für eine echte Buchung sind. Wir empfehlen, zuerst mit aktivierter Vorschau auszuführen, die Ergebnistabelle zu prüfen und dann mit deaktivierter Vorschau erneut auszuführen.
Ergebnistabelle
Abschnitt betitelt „Ergebnistabelle“Jede Ausführung – Vorschau oder echt – schreibt pro Journalbuchung eine Zeile in die Ergebnistabelle:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
entry_key |
Die Journalbuchung, über die diese Zeile berichtet. |
status |
Eines von preview, posted, failed, unknown – siehe unten. |
intacct_key |
Der von Intacct vergebene Schlüssel der gebuchten Buchung, sofern verfügbar. |
http_status |
Der HTTP-Status, den Intacct für den Buchungsversuch zurückgegeben hat, sofern verfügbar. |
error_message |
Eine kurze, bereinigte Beschreibung dessen, was schiefgegangen ist, wenn status den Wert failed oder unknown hat. |
line_count |
Anzahl der Positionen, die dieser Buchung zugeordnet wurden. |
posting_date |
Das Buchungsdatum, das an Intacct gesendet wurde (in der Vorschau: gesendet würde). |
Statuswerte
Abschnitt betitelt „Statuswerte“preview– Vorschaumodus; die Buchung wurde validiert und nicht gebucht.posted– die Buchung wurde erfolgreich in Intacct gebucht.failed– Intacct hat die Buchung endgültig abgelehnt (oder sie ist an der Validierung gescheitert, bevor ein Buchungsversuch unternommen wurde). Sie können die zugrunde liegende Ursache gefahrlos beheben und nur diese Buchung erneut buchen.unknown– das Ergebnis konnte nicht ermittelt werden – ein Timeout, eine unterbrochene Verbindung oder ein Serverfehler ohne eindeutige Antwort von Intacct.
Eine Ausführung mit Zeilen, die failed oder unknown sind, meldet eine Warnung, damit dies ohne Öffnen der Ergebnistabelle sichtbar ist; die Ergebnistabelle selbst ist jedoch die maßgebliche Quelle dafür, was als Nächstes zu tun ist.