Ein Umlagemodell erstellen

Dieses Tutorial führt Sie durch den Aufbau einer vollständigen Kostenumlage in PlaidCloud. Am Ende haben Sie ein funktionierendes Modell, das mithilfe von Treiberdaten einen Kostenpool auf eine Zieldimension verteilt – die Grundlage von Prozesskostenrechnung, IT-Weiterbelastung und der Verteilung von Shared Services.

Es dauert etwa eine Stunde. Umlagen sind das markanteste Merkmal von PlaidCloud; so verstehen Sie das Modell am besten.

Was Sie Erstellen

Die gesamten Kosten der IT-Abteilung werden auf Geschäftseinheiten verteilt, gewichtet nach der Benutzerzahl jeder Einheit.

IT cost table  →  ┐
                  ├→  Allocation step  →  results table
User counts    →  ┤      (driver-based)
                  ┘
                  ↑
        Business unit dimension

Voraussetzungen

• Ein PlaidCloud-Workspace (starten Sie eine kostenlose Testphase, falls Sie noch keinen haben)
• Ein Projekt, das Folgendes enthält oder importieren kann:
  • Umzulegende Werte – IT-Kosten pro Monat, insgesamt oder nach Unterkategorie
  • Treiberdaten – Benutzerzahl pro Geschäftseinheit
  • Eine Dimension – Hierarchie der Geschäftseinheiten (Einheiten → Bereiche → Unternehmen)
• Vertrautheit mit den Konzepten – Workspace, Projekt, Workflow, Dimension, Umlage

Hinweis

Wenn Sie die Quelldaten noch nicht haben, können Sie kleine CSV-Dateien vorbereiten und zuerst Daten laden, transformieren und veröffentlichen folgen, um sie zu importieren.

Schritt 1: Die Eingaben Einrichten

Stellen Sie sicher, dass Sie diese drei Dinge in Ihrem Projekt haben:

Objekt	Was es enthält
Tabelle it_cost	Gesamte IT-Kosten (z. B. eine Zeile pro Monat mit dem Betrag)
Tabelle users_by_bu	Eine Zeile pro Geschäftseinheit mit einer Spalte user_count
Dimension business_units	Hierarchie der Geschäftseinheiten, deren Blattknoten mit den Einheitennamen in users_by_bu übereinstimmen

Falls etwas fehlt, laden Sie es über einen Workflow, bevor Sie fortfahren.

Schritt 2: Den Umlage-Workflow Erstellen

1. Öffnen Sie das Projekt und wechseln Sie zur Registerkarte Workflows.
2. Klicken Sie auf Neuer Workflow. Nennen Sie ihn „IT Cost Allocation“.
3. Öffnen Sie den neuen Workflow im Workflow-Explorer.

Schritt 3: Den Umlageschritt Hinzufügen

1. Fügen Sie einen neuen Schritt aus der Kategorie Allocation hinzu. Wählen Sie Allocation Rules – die flexibelste Option.
2. Konfigurieren Sie die Quelle:
   • Quelltabelle: it_cost
   • Quellbetragsspalte: die Spalte mit dem Dollarbetrag
3. Konfigurieren Sie den Treiber:
   • Treibertabelle: users_by_bu
   • Treiberwert-Spalte: user_count
   • Treiber-Zuordnungsspalte: die Spalte mit dem Namen der Geschäftseinheit
4. Konfigurieren Sie das Ziel:
   • Zieldimension: business_units
   • Zielebene: wählen Sie, auf welche Ebene der Hierarchie umgelegt wird (meist die Blattebene)
5. Konfigurieren Sie die Ausgabe:
   • Ergebnistabelle: it_cost_allocated

Schritt 4: Ausführen und Prüfen

1. Führen Sie den Schritt aus.
2. Öffnen Sie die Registerkarte Tabellen und klicken Sie auf it_cost_allocated.
3. Jede Zeile stellt einen Kostenanteil dar, der an eine Geschäftseinheit geht. Die Spalten umfassen:
   • Den Quellbetrag (z. B. die gesamten IT-Kosten des Monats)
   • Die Ziel-Geschäftseinheit
   • Den verwendeten Treiberwert (die Benutzerzahl dieser Einheit)
   • Den Umlagesatz (Benutzerzahl ÷ gesamte Benutzerzahl aller Einheiten)
   • Den umgelegten Betrag (Quelle × Satz)

Schritt 5: Die Zahlen Prüfen

Drei Prüfungen, die jede Umlage bestehen sollte:

1. Gesamtabstimmung – die Summe der umgelegten Beträge entspricht der Quellsumme (innerhalb der Rundungstoleranz)
2. Satzsumme – die Umlagesätze ergeben pro Quellzeile 1,0 (= 100 %)
3. Abdeckung – jede Geschäftseinheit Ihrer Dimension, die einen Anteil erhalten soll, hat tatsächlich einen erhalten

Die Anleitung Umlageergebnisse enthält eine vollständige Checkliste für die Überprüfung.

Wenn etwas nicht stimmt, sind dies die häufigsten Ursachen:

• Fehlende Treiberdaten – eine Geschäftseinheit in der Dimension ohne Zeile in users_by_bu erhält keine Umlage
• Abweichende Namen – die Treibertabelle sagt „Sales East“, die Dimension aber „Sales-East“ (unterschiedliche Leerzeichen oder Groß-/Kleinschreibung stimmen nicht überein)
• Treiber mit null oder negativen Werten – führen zu Umlagen von null oder zu unerwarteten Ergebnissen

Schritt 6: Die Ergebnisse Verwenden

Die Ergebnistabelle ist wie jede andere PlaidCloud-Tabelle – sie kann:

• in weiteren Workflow-Schritten mit anderen Tabellen verknüpft werden (z. B. um dem Hauptbuch eine Spalte mit den Vollkosten hinzuzufügen)
• für Dashboards oder externe Abnehmer veröffentlicht werden
• als Quelle für die nächste Umlagerunde erneut umgelegt werden (bei kaskadierenden Modellen)

Variationen zum Ausprobieren

Sobald das Grundmodell funktioniert, bieten sich diese Erweiterungen an:

• Mehrere Kostenpools – ersetzen Sie die einzelne Zeile it_cost durch eine Zeile pro IT-Unterkategorie (Rechenleistung, Speicher, Lizenzen) und legen Sie jede unabhängig mit unterschiedlichen Treibern um
• Mehrere Perioden – partitionieren Sie die Quelle nach Monat und erzeugen Sie ein Umlageergebnis pro Periode
• Gestufte Umlagen – legen Sie Bereichsgemeinkosten auf Einheiten um, dann Einheitenkosten auf Produkte und dann Produktkosten auf Kunden. Jede Stufe ist ein eigener Umlageschritt
• Rekursive Umlagen – wenn Shared Services sich gegenseitig beanspruchen (die IT bedient HR, HR bedient die IT). Siehe Rekursive Umlagen
• Regelbasierte Zuordnung – wenn die Verteilung von mehr als einem Treiber abhängt und je nach Quelle variiert, erstellen Sie mit dem geführten Builder eine Umlagedimension, statt eine einzelne Treibertabelle zu verdrahten. Siehe Eine Umlagedimension erstellen

Wie es Weitergeht

• Leitfaden zu Umlagen – jede Option und Konfigurationsmöglichkeit
• Regelbasiertes Tagging – unterschiedliche Umlageregeln pro Quellzeile
• Referenz zum Umlageschritt – jeder Workflow-Schritt der Kategorie „Allocation“
• Leitfaden zu Dimensionen – Aufbau der Hierarchien, auf die Umlagen zielen