Zeit und Spesen mit der Projekt-App erfassen

In der Projekt-App – auch Zeit & Spesen oder T&E genannt – erfassen Sie Ihre eigene Zeit und lassen sie genehmigen, prüfen Fahrten und Belege, führen Masterprojekte samt Teams und rechnen gegenüber Kunden ab. Es ist ein einziger angedockter Arbeitsbereich und keine Sammlung schwebender Fenster: Eine Navigationsleiste am linken Rand öffnet jeden Bildschirm als Bereich in der Mitte, und wenn Sie einen Datensatz öffnen – einen Stundenzettel zur Genehmigung, eine Fahrt, ein Masterprojekt, eine Rechnung –, werden dessen Details in einem Seitenbereich rechts angedockt, ohne dass die Liste, aus der Sie kommen, verschwindet.

Ein einziger angedockter Arbeitsbereich – die Leiste öffnet einen Bildschirm in der Mitte, und die Details eines Datensatzes öffnen sich in einem Seitenbereich rechts, ohne die Liste zu verdecken, aus der Sie kommen.

Das Layout des Arbeitsbereichs

Die Leiste ist in drei Abschnitte gegliedert:

• Meine Arbeit – Startseite, Zeit, Genehmigungen, Fahrten.
• Verwalten – Einrichtung, Personen, Fahrtenzuweisung.
• Abrechnung – Rechnungen, Konten, Empfänger Forderungsmanagement, Stornierungen.

Ein Zählerzeichen erscheint an einem Leistenelement, wenn dort etwas auf Sie wartet – nicht eingereichte Stundenzettel, Stundenzettel zur Genehmigung, nicht zugewiesene Fahrten, überfällige Rechnungen – und verschwindet, sobald nichts mehr offen ist. Jeder Bereich behält seine Position, wenn Sie wegwechseln und zurückkehren, und merkt sich Ihren letzten Filter und Ihre letzte Woche. Deep Links funktionieren wie überall sonst in PlaidCloud: Die URL folgt dem Bereich oder Seitenbereich im Vordergrund, sodass ein Link auf einen bestimmten Stundenzettel oder eine bestimmte Rechnung direkt dorthin führt. Jeder Bereich, der Zeilen auflistet, kann die aktuell sichtbaren Zeilen als CSV exportieren.

Zwei Funktionen passen den Arbeitsbereich an Ihr Fenster an:

• Seitenbereich breiter ziehen. Greifen Sie den schmalen Anfasser am linken Rand des Seitenbereichs und ziehen Sie. Der Seitenbereich hält die Liste daneben lesbar, überschreitet nie den Fensterrand und scrollt seinen eigenen Inhalt, damit seine Schaltflächen erreichbar bleiben. PlaidCloud merkt sich die gewählte Breite für jede Art von Seitenbereich und vergrößert ihn wieder, wenn Sie das Fenster vergrößern.
• Das Menü „Mehr“. Wenn die Symbolleiste eines Bereichs zu schmal für alle Schaltflächen ist, wandern die Schaltflächen, die nicht passen, in ein Menü Mehr am Ende der Symbolleiste. Filter und Suchfelder bleiben an ihrem Platz.

Geldbeträge werden mit Tausendertrennzeichen und ihrer Währung angezeigt (mit einem Symbol wie €, £ oder ¥, sofern vorhanden, sonst mit dem Währungscode). Datumsangaben zeigen den gewählten Kalendertag, in jeder Zeitzone gleich.

Wer was sehen kann

Was die Leiste Ihnen anzeigt, hängt von Ihrer Rolle ab. Ein Ziel, für das Sie keine Berechtigung haben, fehlt ganz in der Leiste, statt deaktiviert angezeigt zu werden:

• Jeder mit Zugriff auf die App sieht Startseite, erfasst und reicht die eigene Zeit unter Zeit ein, sieht die eigenen Fahrten und Belege unter Fahrten und sieht sich selbst – sowie, sofern sichtbar, die eigenen Genehmiger und Assistenten – unter Personen.
• Genehmigungen erscheint nur für Mitglieder, die zum Genehmigen von Zeiten eingerichtet sind. Fahrtenzuweisung erscheint für Mitglieder mit Finanzzugriff, und die Registerkarte Alle nicht zugewiesenen erfordert Verwaltungszugriff.
• Abrechnung – Rechnungen, Konten, Empfänger Forderungsmanagement und Stornierungen – erscheint nur für Mitglieder mit Abrechnungsberechtigungen für das Projekt. Um eine Rechnung zu öffnen, abzurechnen oder zu ändern, müssen Sie außerdem einem Team unter dem Masterprojekt der Rechnung angehören. Mitglieder mit Schreibzugriff auf die Finanzen können auch Rechnungen verwalten, deren Masterprojekt fehlt oder verschoben wurde.
• Satz, Dollarbeträge, Bestellwert und Abrechnungssätze sind nur für Mitglieder mit Abrechnungsberechtigungen sichtbar. Alle anderen sehen Stunden und Status ohne Geldbeträge.

Ein Administrator vergibt diese Berechtigungen über Sicherheitsgruppen.

Startseite

Die Startseite besteht aus Karten, die jeweils nur angezeigt werden, wenn sie auf Sie zutreffen:

• Stunden diese Woche, im Vergleich zur Vorwoche.
• Nicht eingereichte Stundenzettel – per Klick gelangen Sie zu Zeit, gefiltert auf Ihre Entwürfe.
• An Sie zurückgegeben – Stundenzettel, die ein Genehmiger zur Überarbeitung zurückgesendet hat – per Klick gelangen Sie zu Zeit, gefiltert auf zurückgegebene.
• Warten auf Ihre Genehmigung – per Klick gelangen Sie zu Genehmigungen.
• Nicht zugewiesene Fahrten – per Klick gelangen Sie zu Fahrtenzuweisung (Finanzen).
• Abrechnungsbereit – genehmigte Zeit, die noch auf keiner Rechnung steht, mit Anzahl und Summe – per Klick gelangen Sie zu Rechnungen (Finanzen).
• Offene Rechnungen und Überfällige Rechnungen, jeweils mit Anzahl und Summe – per Klick gelangen Sie vorgefiltert zu Rechnungen (Finanzen).

Solange Sie als jemand anderes handeln (siehe Personen weiter unten), zeigt die Startseite nur, was für dieses Mitglied relevant ist – Ihre eigenen Karten sind ausgeblendet, bis Sie zurückwechseln.

Zeit

Zeit ist ein Wochenraster mit einer Zeile pro Projekt, Arbeitsort und Abrechnungskennzeichen und einer Spalte für jeden Tag von Sonntag bis Samstag sowie einer Spalte und Fußzeile Gesamt. Wenn Sie ein Projekt wählen, werden nur die dafür eingerichteten Arbeitsorte angezeigt. Zuletzt verwendete Projekte stehen oben, und Ihr letzter Arbeitsort und Ihr letztes Abrechnungskennzeichen sind als Standard vorbelegt. Zwischen den Wochen wechseln Sie mit Vorherige Woche, Diese Woche und Nächste Woche. Eine Zeile fügen Sie mit Zeile hinzufügen hinzu, oder Sie übernehmen mit Letzte Woche kopieren die Zeilen der Vorwoche in einem Schritt – Projekte, an denen Sie nicht mehr beteiligt sind, werden übersprungen und gesondert gemeldet. Eine Notiz zu jedem Eintrag fügen Sie im Feld Notizen hinzu. Jede Zeile wird beim Bearbeiten gespeichert, mit eigenem Status und einer Schaltfläche Wiederholen, falls das Speichern fehlschlägt. Eine gelöschte Zeile lässt sich rückgängig machen.

Jeder Stundenzettel trägt ein Statuskennzeichen – Entwurf, Übermittelt, Genehmigt oder Zurückgegeben – und ein separates Abrechnungskennzeichen, Teilweise abgerechnet oder Abgerechnet, das bei jedem Status erscheinen kann, sobald Zeit in Rechnung gestellt wurde. Ein zurückgegebener Stundenzettel zeigt die Notiz des Genehmigers und wird als Entwurf wieder geöffnet, damit Sie ihn korrigieren können. Ein genehmigter Stundenzettel zeigt ein Banner, das erklärt, dass er gesperrt ist, und deaktiviert alle Steuerelemente. Ausgenommen sind der Moment direkt nach der Genehmigung und das Öffnen über einen Link aus einer E-Mail; dann wird zusätzlich Wieder öffnen angeboten – siehe Genehmigungen weiter unten. Um Stunden zu einer bereits genehmigten Woche hinzuzufügen, wählen Sie Nachträgliche Zeit hinzufügen: Das startet einen neuen Stundenzettel für diese Woche, und der genehmigte bleibt unberührt. Auf einem Entwurf oder zurückgegebenen Stundenzettel können Sie weiterhin eine Zeile korrigieren, deren Projekt inzwischen geschlossen wurde. Ein älterer Stundenzettel für eine Woche, zu der es schon einen neueren gibt, wird schreibgeschützt mit einem Hinweis und einem Link Neuesten anzeigen angezeigt. Ein Stundenzettel markiert – ohne das Speichern zu blockieren – einen langen Tag, einen Eintrag am Wochenende oder ein Projekt, bei dem Sie Ihr Stundenkontingent überschreiten. Mehr als 24 Stunden an einem einzelnen Tag sind eine harte Grenze und werden sofort abgelehnt. Fügen Sie im Feld Notiz einen Kommentar hinzu und wählen Sie dann Einreichen, wenn die Woche zur Prüfung bereit ist; das Einreichen benachrichtigt Ihre Genehmiger per E-Mail. Stundenzettel löschen entfernt einen Entwurf vollständig, nach einer Bestätigung. Ein Seitenfeld mit der Bezeichnung Meine Stundenzettel listet Ihre Stundenzettel auf, filterbar nach Alle / Entwurf / Übermittelt / Genehmigt / Zurückgegeben, merkt sich zuletzt verwendete Woche und Filter, und jeder Stundenzettel führt eine Zeitachse, wer ihn wann eingereicht, zurückgegeben, genehmigt oder wieder geöffnet hat.

Mit Abrechnungsberechtigungen zeigt das Raster pro Zeile außerdem Satz, Betrag und Abgerechnet. Ohne sie erscheinen nur Stunden und Status.

Genehmigungen

Genehmigungen listet alle eingereichten Stundenzettel auf, die auf Sie warten, die ältesten zuerst, mit einem Filter Zurückgegeben für das, was Sie bereits zurückgesendet haben. Wählen Sie mehrere aus und klicken Sie auf Ausgewählte genehmigen (mit Anzahl), um sie gemeinsam in einer Alles-oder-nichts-Aktion zu genehmigen, oder wählen Sie einen aus, um ihn im Seitenbereich zu öffnen: das Mitglied, die Woche, die Notiz, jeden Eintrag mit seinen Tagesstunden und seiner Summe, alle Warnungen (ein langer Tag, ein Eintrag am Wochenende, ein Projekt über dem Stundenkontingent), die Stunden und den abrechenbaren Anteil des Mitglieds für diese und die letzte Woche sowie eine Zeitachse, wer den Stundenzettel wann eingereicht, zurückgegeben, genehmigt oder wieder geöffnet hat. Genehmigen nimmt ihn aus der Warteschlange, und der Bereich wählt automatisch den nächsten Stundenzettel aus. Zur Überarbeitung zurückgeben öffnet eine Notizleiste mit der Frage, was geändert werden muss. Geben Sie die Notiz ein (Pflichtfeld) und wählen Sie Zurücksenden, um das Mitglied per E-Mail zu benachrichtigen und den Stundenzettel in den Entwurfsstatus zurückzusetzen. Abbrechen schließt die Leiste, ohne etwas zu senden. Sie können Ihren eigenen Stundenzettel nie genehmigen, auch wenn auf dem Konto eine Beziehung als eigener Genehmiger besteht – das wird auf jedem Genehmigungsweg durchgesetzt, nicht nur auf dem naheliegenden. Mit Abrechnungsberechtigungen zeigt der Seitenbereich außerdem Satz und Betrag pro Eintrag.

Direkt nachdem Sie einen Stundenzettel genehmigt haben oder wann immer Sie einen bereits genehmigten Stundenzettel über seinen E-Mail-Link öffnen, steht Wieder öffnen zur Verfügung, um ihn wieder in einen Entwurf zu verwandeln: Fügen Sie optional eine Notiz hinzu und wählen Sie Wieder öffnen, dann wird das Mitglied benachrichtigt. Außerhalb dieser beiden Momente gibt es keine dauerhafte Liste genehmigter Stundenzettel zum Wiederöffnen, sodass eine Korrektur an einer älteren Genehmigung über den E-Mail-Link dieses Stundenzettels beginnt.

Fahrten und Fahrtenzuweisung

Fahrten zeigt Ihre eigenen Fahrten aus Ramp, schreibgeschützt. Was aufgelistet wird, wählen Sie im Auswahlfeld Anzeigen – Alle, Nicht eingereicht, Nicht genehmigt, Genehmigt oder Schnell (Ihre zehn neuesten). Öffnen Sie eine Fahrt, um ihre Spesen und Belege im Seitenbereich zu sehen – jede Zeile zeigt Lieferant, Kategorie, Projekt sowie den Status Bezahlt und Geprüft –, um einen Beleg in der Vorschau anzuzeigen oder um Belege-PDF herunterzuladen, ein einzelnes PDF, das alle Belege dieser Fahrt zusammenführt. Ein Abschnitt Frühere Belege listet Belegdateien aus der Zeit vor Ramp auf. Mit Abrechnungsberechtigungen zeigt die Liste außerdem die abrechenbare Summe jeder Fahrt.

Fahrtenzuweisung ist der Ort, an dem die Finanzabteilung Fahrten Projekten zuweist, auf drei Registerkarten – Meine Fahrten, Mein Team, Alle nicht zugewiesenen (Verwaltungszugriff) –, wobei für eine Auswahl Projekt zuweisen…, Als abrechenbar markieren und Als nicht abrechenbar markieren zur Verfügung stehen.

Einrichtung

In der Einrichtung befinden sich Masterprojekte, ihre Unterprojekte, Abrechnungsrollen, Teams und Arbeitsorte. Eine geführte Checkliste begleitet ein neues Masterprojekt durch sein erstes Team und seine ersten Arbeitsorte. Die Liste öffnet sich mit Ihren Masterprojekten – filtern Sie nach Öffnen / Geschlossen / Alle, aktivieren Sie Nur meine, um nur Ihre eigenen Masterprojekte zu sehen, oder suchen Sie – und mit Neues Masterprojekt legen Sie eines an. Kunden erscheinen mit ihrem Namen. Das Öffnen eines Masterprojekts zeigt seinen Kopfbereich (Kunde, Bestellnummer und, mit Abrechnungsberechtigungen, Bestellwert mit einem Balken Bestellverbrauch, der die dagegen gebuchte abrechenbare Zeit zeigt) mit Bearbeiten und Archiv, darunter Registerkarten:

• Projekte – die Unterprojekte des Masterprojekts; jedes hat eigene Kennzeichen für aktivierte Zeit-/Spesenerfassung, Datumsangaben, Status und einen Projektmanager. Mit dem Stiftsymbol einer Zeile bearbeiten Sie ein Projekt, mit dem Minussymbol löschen Sie es – das Projektformular öffnet sich im Löschmodus und bittet um Bestätigung.
• Team – wer einem Projekt zugewiesen ist, seine Rolle, Kennzeichen für Administrator/inaktiv, Zeit- und Spesenlimits und die gegen diese Limits verbrauchten Stunden. Mit Abrechnungsberechtigungen kommen Satz, Betrag und abrechenbar hinzu. Mitglieder hinzufügen fügt mehrere Personen in einem Schritt zu einem Projekt hinzu – wenn eine davon nicht hinzugefügt werden kann, wird keine hinzugefügt.
• Rollen – die am Masterprojekt verfügbaren Abrechnungsrollen mit jeweils eigenem abrechenbarem Satz. Bearbeiten oder löschen Sie eine Rolle über die Symbole ihrer Zeile.
• Arbeitsorte – die Orte des Masterprojekts (Stadt, Bundesland, Land), die von der Kaskade Projekt → Ort im Zeitraster verwendet werden.
• Rechnungen – alle Rechnungen zu diesem Masterprojekt (nur mit Abrechnungsberechtigungen).

Personen

Personen listet alle Mitglieder des Projekts auf, mit einer Spalte Genehmiger (wenn Sie Genehmigerbeziehungen sehen können) und einer Spalte Assistenten (wenn Sie Assistentenbeziehungen sehen können) – Ihre eigene Zeile sehen Sie immer. Genehmiger bearbeiten öffnet einen Seitenbereich, in dem Sie hinzufügen oder entfernen, wer die Zeit eines ausgewählten Mitglieds genehmigt. Ein Genehmigungsadministrator kann Neue Beziehung wählen, ein beliebiges Mitglied auswählen und ihm seinen ersten Genehmiger zuweisen. Mit Meine Assistenten legen Sie fest, welche Mitglieder als Ihr Assistent handeln können.

Wenn jemand Sie als seinen Assistenten benannt hat, können Sie über ein Banner Handeln als in dessen Bereiche Zeit und Fahrten wechseln und in seinem Namen arbeiten – jede Änderung, die Sie vornehmen, wird als Ihre erfasst und ihm zugeordnet.

Abrechnung

Konten und Zahlungsdetails

Konten listet Ihre Stripe-basierten Abrechnungskonten auf – Name, Saldo, Währung, Rechnungspräfix und Kontaktdaten – mit Neues Konto, um eines hinzuzufügen, und Drilldowns zu den Rechnungen dieses Kontos und, mit Abrechnungsberechtigungen, zu seinen Zahlungsdetails: Überweisungsinformationen (IBAN/SWIFT oder Kontonummer/Routing, je nach Währung) und alle hinterlegten Zahlungsmethoden.

Rechnungen

Rechnungen listet alle Rechnungen auf, die Sie öffnen können. Wählen Sie einen Status im Auswahlfeld am Anfang der Suchzeile – Offen, Überfällig, Entwurf, Bezahlt, Storniert, Alle – und grenzen Sie nach Rechnungsnummer, Kunde oder Masterprojekt ein. Wenn nichts passt, sagt der Bereich das und bietet Suche löschen an; das setzt Ihre Suchfelder zurück, lässt aber jeden Filter bestehen, mit dem Sie von der Startseite gekommen sind. Ein Entwurf ohne Nummer zeigt in der Nummernspalte Entwurf, und die Betragsspalten heißen Zeit $, Spesen $ und Artikel $. Neue Rechnung startet einen Entwurf, wobei Sie zuerst das Masterprojekt wählen: Der Kunde stammt aus dem Masterprojekt, und dessen Bestellnummer wird in die Rechnung übernommen. Die Rechnung erscheint dann auf der Registerkarte Rechnungen dieses Masterprojekts. Das Öffnen einer Rechnung zeigt ihren Kopfbereich (Kunde, Beträge, Fälligkeitsdatum, Status) über drei Registerkarten – Artikel, Zeit, Fahrten. Zeit hinzufügen und Fahrten hinzufügen ersetzen die aktuelle Registerkarte an Ort und Stelle durch eine Auswahl nicht abgerechneter Zeit oder Fahrten. Wählen Sie aus, was auf diese Rechnung gehört, und fügen Sie es gesammelt hinzu (Ausgewählte Zeit hinzufügen oder Ausgewählte Fahrten hinzufügen, mit Zurück, um zurückzukehren). Artikel, Zeit und Fahrten hinzuzufügen und zu entfernen (Ausgewählte entfernen) ist nur möglich, solange die Rechnung ein Entwurf ist. Ein Rechnungsentwurf kann bearbeitet oder Eingereicht werden, was ihre Rechnungsnummer vergibt und sie abschließt. Eine offene Rechnung kann storniert werden. Nur ein Rechnungsentwurf kann gelöscht werden, und das Löschen setzt seine Zeit und Fahrten wieder auf nicht abgerechnet. Eine bezahlte Rechnung kann nicht storniert werden. Belege-PDF lädt ein einzelnes PDF herunter, das alle Belege der abgerechneten Fahrten der Rechnung zusammenführt.

Empfänger Forderungsmanagement

Unter Empfänger Forderungsmanagement verwalten Finanzbenutzer, wer per E-Mail benachrichtigt wird, wenn eine Rechnung eingereicht wird. Fügen Sie hier Empfänger hinzu oder entfernen Sie sie. Das Einreichen einer Rechnung benachrichtigt alle in der Liste per E-Mail.

Stornierungen

Stornierungen öffnet den Bereich Rechnungen stornieren, der alle offenen Rechnungen auflistet, die storniert werden können, damit Sie die abgerechnete Zeit und die abgerechneten Spesen wieder in den Pool der nicht abgerechneten Posten zurückgeben können, ohne erst die Rechnung suchen zu müssen. Eine Stornierung ist endgültig und lässt sich nicht rückgängig machen.

Den Überblick behalten

Das Einreichen eines Stundenzettels benachrichtigt Ihre Genehmiger per E-Mail. Das Genehmigen, Zurückgeben oder Wiederöffnen benachrichtigt das Mitglied, bei Rückgabe oder Wiederöffnung mit Ihrer angehängten Notiz. Jede Benachrichtigung verlinkt direkt auf den Stundenzettel, um den es geht. Wenn Sie für die aktuelle Woche keinen Stundenzettel eingereicht oder genehmigt bekommen haben, erhalten Sie am Freitagnachmittag eine Erinnerungs-E-Mail.

Was nebenbei behoben wurde

Dieses Release schließt außerdem Lücken bei den Besitzrechten in den älteren Bildschirmen, die die Projekt-App ersetzt: Um die Zeit, die Spesen oder die Belege eines anderen Mitglieds zu lesen, musste man dessen Genehmiger sein, und einige Bildschirme prüften das gar nicht. Das ist behoben, und kein Genehmiger – weder auf den neuen noch auf den alten Bildschirmen – kann seinen eigenen Stundenzettel oder Spesenbericht genehmigen, auch nicht über eine bereits bestehende Beziehung als eigener Genehmiger auf dem Konto.