Sage-Intacct-Finanzdaten analysieren – von der Verbindung zur Saldenliste

~40 Minuten · eine aktive Sage-Intacct-Verbindung, eine geladene Saldenliste, eine GuV nach Abteilung, ein Dashboard und eine geplante Aktualisierung

Dies ist der Einstieg für Controller und FP&A-Analysten mit Sage Intacct: Am Ende haben Sie Kontensalden nach Dimension direkt aus Intacct abgerufen, sie in eine Saldenliste und GuV nach Abteilung verwandelt, die Sie wie einen Abschluss lesen können, auf einem Dashboard dargestellt und das Ganze so eingerichtet, dass es sich von selbst aktualisiert. Kein Export vorgefertigter Berichte, kein manuelles Neuerfassen – die Zahlen stammen aus Intacct und bleiben aktuell.

Sie verbinden sich einmal, rufen die Daten einmal ab und erledigen dann den Teil, auf den es wirklich ankommt: rohe Salden in die Zusammenfassungen zu verwandeln, die ein Fachanwender am Montagmorgen liest.

Verbinden, die Salden einmal abrufen und dann zu lesbaren Abschlüssen aufbereiten – alles nach Zeitplan wiederholbar.

Voraussetzungen

• Ein PlaidCloud-Workspace und ein Projekt, in dem Sie arbeiten (Testphase starten, falls Sie noch keinen haben).
• Eine funktionierende Sage-Intacct-Verbindung. Folgen Sie zuerst der Anleitung Mit Sage Intacct verbinden – Sie benötigen aktivierte Web Services, einen Webservice-Benutzer mit Berechtigung für die Objekte, die Sie lesen, und die vier Zugangsdatenfelder der Verbindung: Client-ID, Client-Secret, Benutzername des Webservice-Benutzers und Unternehmens-ID. Stellen Sie sicher, dass die Verbindung funktioniert, bevor Sie hier beginnen.
• Kennen Sie Ihre operativen Entitäten (die Entitäts-IDs, für die Sie berichten) und ungefähr den Kontonummernbereich, in dem Ihre GuV-Konten (Erlöse und Aufwand) liegen. Die folgenden Beispiele verwenden 201 und 301 für Entitäten und 4010–9999 für den GuV-Bereich – ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen Werte.

Hinweis

Alles nach dem Abruf geschieht per Mausklick – kein SQL, kein Code. Die einzige Intacct-spezifische Komponente ist der Schritt Sage importieren, der die Kontensalden nach Dimension von Intacct für einen Datums- und Kontenbereich liest. Er liefert eine Zeile pro Konto und Dimensionskombination, jeweils mit Anfangs-, Perioden- und Endsaldo.

Schritt 1: Workflow Erstellen

Der Workflow ist die Pipeline, die die Daten abruft und aufbereitet.

1. Öffnen Sie Ihr Projekt und wechseln Sie zur Registerkarte Workflows.
2. Klicken Sie auf Neuer Workflow, geben Sie ihm einen Namen wie Intacct Financials und öffnen Sie ihn.

Schritt 2: Die Saldenliste Abrufen

Der Schritt „Sage importieren“ ruft Kontensalden für einen Datumsbereich und einen Kontenbereich ab und überträgt die von Ihnen gewählten Dimensionen in jede Zeile – das ist Ihre Saldenliste.

1. Fügen Sie einen Schritt Sage importieren hinzu.

2. Legen Sie in seiner Konfiguration Folgendes fest:

   Feld	Wert
   Verbindung	Ihre Sage-Intacct-Verbindung
   Unternehmen	das Intacct-Unternehmen, aus dem gelesen wird
   Startdatum / Enddatum	die Periode, die Sie abschließen – z. B. der erste und der letzte Tag des Monats
   Start account / End account	Ihr GuV-Bereich, z. B. 4010 bis 9999
   Entitäten	Ihre operativen Entitäten, z. B. 201, 301
   Dimensionen	aktivieren Sie die, nach denen Sie berichten – üblich sind Standort, Abteilung, Mitarbeiter und Klasse

3. Legen Sie als Ziel eine neue Tabelle namens intacct_trial_balance fest.

4. Führen Sie den Schritt aus. Jetzt haben Sie eine Zeile pro Konto und Dimensionskombination mit den Spalten startbalance, periodbalance und endbalance sowie einem ID-/Namenspaar für jede aktivierte Dimension (z. B. departmentid / departmentname, locationname).

Achtung

Intacct liefert jede Spalte als Text, und Sage-Abrufe sind Einzelanfragen (ohne Paginierung) – Kontensaldoergebnisse sind klein, das ist hier also unproblematisch, aber verwenden Sie diesen Schritt nicht für umfangreiche Einzelpostendetails. Die tatsächlichen Spaltentypen legen Sie im nächsten Schritt fest, wo sie ins Gewicht fallen.

Hinweis

Sowohl Startdatum als auch Enddatum müssen gesetzt sein – ein einzelnes Start- oder Enddatum wird ignoriert. Wenn Sie eine Dimension aktiviert haben, deren ID und Namen Sie nicht benötigen, können Sie die überzählige Spalte im nächsten Schritt weglassen. (Das Kontrollkästchen der Dimension Warehouse hat keine Wirkung; verwenden Sie Custom dimensions, wenn Sie das Warehouse in der Ausgabe benötigen.)

Schritt 3: Die Salden zur GuV Aufbereiten

Nun folgt die Analyse, erledigt mit einer einzigen Transformation per Mausklick – ohne SQL. Ihr GuV-Bereich wird pro Abteilung zu wenigen Abschlusszeilen zusammengefasst, mit umgekehrtem Vorzeichen, damit Erlöse positiv erscheinen. Ein Table-Extract-Schritt erledigt all das auf seinen Registerkarten Tabellendatenauswahl und Datenfilter.

1. Fügen Sie einen Table Extract-Schritt hinzu. Legen Sie seine Quelle auf intacct_trial_balance und sein Ziel auf eine neue Tabelle intacct_pnl fest.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Tabellendatenauswahl auf Zusammenfassen, um die Aggregation einzuschalten, und richten Sie dann drei Zielspalten ein:

   • departmentname – direkt aus der Quelle zugeordnet. Typ Text, Zusammenfassen: Gruppieren nach.
   • pnl_line – ein Ausdruck (siehe unten), der die Kontonummer in eine Berichtszeile übersetzt. Typ Text, Zusammenfassen: Gruppieren nach.
   • amount – ein Ausdruck func.to_float64(intacct_trial_balance.endbalance) * -1, der den Textsaldo in eine Zahl umwandelt und das Vorzeichen umkehrt. Typ Währung, Zusammenfassen: Summe.

   Erst wenn Sie den Typ der Zielspalte amount auf Währung setzen, lässt sich der Textsaldo summieren. Doppelklicken Sie bei pnl_line auf die Zelle Ausdruck und geben Sie Folgendes ein (Spalten und die Funktion case aus der Gruppe Bedingungen lassen sich per Mausklick auswählen):

   case(
       (func.to_float64(intacct_trial_balance.glaccountno) < 5000, '1 - Revenue'),
       (func.to_float64(intacct_trial_balance.glaccountno) < 6000, '2 - Cost of Goods Sold'),
       else_='3 - Operating Expenses',
   )

3. Führen Sie den Schritt aus.

Das * -1 ist der eine buchhalterische Kniff: Intacct führt Erlöse als Haben (negativ) und Aufwendungen als Soll (positiv), sodass die Negierung des Endsaldos Erlöse positiv und Kosten negativ darstellt – die Zeilen jeder Abteilung ergeben dann den Jahresüberschuss. Passen Sie die Kontonummern-Grenzen in case() an Ihren Kontenplan an. Ausdrücke verwenden den Mausklick-Editor von PlaidCloud – siehe Erweiterte Data-Mapper-Nutzung und die Ausdrucksreferenz.

Tipp

Sie möchten eine unternehmensweite GuV statt einer nach Abteilung? Entfernen Sie departmentname aus den Zielspalten und behalten Sie nur pnl_line (Gruppieren nach) und amount (Summe).

Schritt 4: Wie ein Finanzprofi Lesen

Öffnen Sie die Tabelle intacct_pnl. Für jede Abteilung haben Sie drei Zahlen:

departmentname	pnl_line	amount
Operations	1 - Revenue	486,200.00
Operations	2 - Cost of Goods Sold	-190,540.00
Operations	3 - Operating Expenses	-212,880.00

Direkt daraus ablesbar:

• Rohertrag = Erlöse + Herstellkosten (die Herstellkosten sind bereits negativ) → 486,200 − 190,540 = 295,660.
• Jahresüberschuss = Summe der drei Zeilen → 82,780.
• Rohertragsmarge in % = Rohertrag ÷ Erlöse → ca. 61 %.

Das Erste, was Sie tun sollten, ist der Abgleich: Führen Sie die eigene GuV von Intacct (Financial Reports) für dieselbe Periode und dieselben Entitäten aus und prüfen Sie, ob Erlöse und Jahresüberschuss übereinstimmen. Falls nicht, liegt es fast immer an einem Unterschied im Umfang – eine nicht einbezogene Entität, ein Kontenbereich, der einen Teil der GuV abschneidet, oder eine abweichende Periodenzuordnung. Vertrauen Sie der Pipeline erst, wenn der Abgleich stimmt.

Tipp

Sie möchten das klassische Layout mit den Perioden oben? Fügen Sie einen Table-Pivot-Schritt hinzu, der intacct_pnl liest: Pivotieren Sie die Periode in Spalten, behalten Sie pnl_line als Zeile und summieren Sie amount. Damit überhaupt eine Periodenspalte vorhanden ist, fügen Sie in Schritt 3 end_date als Spalte für Gruppieren nach hinzu. So haben Sie den Monatsvergleich auf einen Blick, ohne SQL.

Schritt 5: Auf einem Dashboard Darstellen

Zahlen in einer Tabelle sind in Ordnung; ein Diagramm schicken Sie an den CFO. Veröffentlichen Sie intacct_pnl und folgen Sie dann Dashboard erstellen, um Folgendes hinzuzufügen:

• ein Balkendiagramm des Jahresüberschusses (oder der Erlöse) nach departmentname und
• ein Balkendiagramm je pnl_line, damit die Mischung aus Erlösen, Herstellkosten und Betriebskosten auf einen Blick sichtbar ist.

Damit haben Sie ein aktuelles Sage-Intacct-Finanz-Dashboard – ohne Export, aktualisiert bei jeder Ausführung des Workflows.

Schritt 6: Die Aktualisierung Planen

1. Führen Sie den gesamten Workflow einmal von oben nach unten aus, um sicherzustellen, dass jeder Schritt grün ist.
2. Planen Sie den Workflow – monatlich im Takt des Abschlusses oder wöchentlich, wenn die Zahlen im Lauf des Monats aktuell sein sollen.

Da der Abruf die gesamte Tabelle ersetzt, liest jede Ausführung die Salden für den von Ihnen festgelegten Datums- und Kontenbereich neu ein – beschränken Sie diese auf das benötigte Fenster (die laufende Periode, Ihre GuV-Konten) statt auf die gesamte Historie.

Schritt 7: Eine Pro-Kopf-Kennzahl mit Statistischen Konten Ergänzen

Intacct führt neben Ihrem Finanzkontenplan auch nichtmonetäre statistische Konten – Mitarbeiterzahl, Fläche, Einheiten. Rufen Sie sie mit einem zweiten Schritt Sage importieren im statistischen Modus ab und verknüpfen Sie sie dann mit der GuV, um eine Kennzahl wie Betriebskosten pro Mitarbeiter nach Abteilung zu lesen. Drei weitere Standardschritte, weiterhin ohne SQL.

1. Fügen Sie einen zweiten Schritt Sage importieren hinzu. Legen Sie in seiner Konfiguration Folgendes fest:

   Feld	Wert
   Verbindung	Ihre Sage-Intacct-Verbindung
   Unternehmen	das Intacct-Unternehmen, aus dem gelesen wird
   Startdatum / Enddatum	dieselbe Periode wie in Schritt 2
   Statistisch	Nur statistisch
   Start account / End account	0000 bis 9999 – statistische Konten liegen nicht zwingend innerhalb der Nummerierung Ihres Finanzkontenplans, rufen Sie daher den vollen Bereich statt des GuV-Bereichs aus Schritt 2 ab
   Entitäten	Ihre operativen Entitäten, z. B. 201, 301
   Dimensionen	Abteilung – die Dimension, nach der Sie pro Kopf berichten

2. Legen Sie als Ziel eine neue Tabelle namens intacct_statistics fest.

3. Führen Sie den Schritt aus. Sie erhalten eine Zeile pro statistischem Konto und Abteilung, wobei endbalance die Statistik selbst enthält – z. B. die Mitarbeiterzahl dieser Abteilung am Periodenende.

Bringen Sie nun die Mitarbeiterzahl auf die GuV und dividieren Sie – aber nicht direkt aus intacct_statistics. Diese Tabelle hat eine Zeile pro statistischem Konto und Abteilung (Mitarbeiterzahl, Fläche, Einheiten, was immer Sie führen); ein Join allein über departmentname würde daher jede GuV-Zeile für jedes statistische Konto dieser Abteilung vervielfachen, und amount_per_head würde durch das statistische Konto geteilt, das zufällig in der Zeile landet. Filtern Sie zuerst auf die Mitarbeiterzahl, damit der Join eine Zeile pro Abteilung ergibt und die Kennzahl tatsächlich aussagekräftig ist.

1. Fügen Sie einen Table Extract-Schritt hinzu. Legen Sie seine Quelle auf intacct_statistics und sein Ziel auf eine neue Tabelle intacct_headcount fest. Übernehmen Sie unter Tabellendatenauswahl alle Spalten unverändert – hier ist keine Aggregation nötig. Fügen Sie auf der Registerkarte Datenfilter einen Filter Teilmenge der Daten auswählen auf die Quelldaten hinzu: intacct_statistics.glaccountno == '9000' – ersetzen Sie 9000 durch die Nummer Ihres eigenen statistischen Kontos für die Mitarbeiterzahl (filtern Sie stattdessen auf die Spalte mit dem Kontonamen, wenn Ihr Abruf diese liefert; glaccountno ist weiterhin Text, vergleichen Sie es daher mit einer Zeichenfolge in Anführungszeichen). Führen Sie den Schritt aus – intacct_headcount hat nun genau eine Zeile pro Abteilung.

2. Fügen Sie einen Table-Outer-Join-Schritt hinzu. Legen Sie Table 1 auf intacct_pnl und Table 2 auf intacct_headcount fest und verknüpfen Sie über departmentname – jetzt eine saubere 1:1-Zuordnung pro Abteilung. Belassen Sie den Verknüpfungstyp auf dem Standardwert Left Join – jede GuV-Zeile bleibt erhalten, die Mitarbeiterzahl wird eingetragen, wo die Abteilung übereinstimmt. Legen Sie als Ziel eine neue Tabelle intacct_pnl_with_headcount fest und übernehmen Sie alle Spalten aus beiden Tabellen.

3. Führen Sie den Schritt aus und fügen Sie dann einen Table Extract-Schritt hinzu, der intacct_pnl_with_headcount liest und in eine neue Tabelle intacct_pnl_per_head schreibt. Übernehmen Sie unter Tabellendatenauswahl die vorhandenen Spalten und fügen Sie eine weitere Zielspalte hinzu: amount_per_head, ein Ausdruck intacct_pnl_with_headcount.amount / func.to_float64(intacct_pnl_with_headcount.endbalance), Typ Währung.

4. Führen Sie den Schritt aus.

Lesen Sie amount_per_head in der Zeile 3 - Operating Expenses für die Betriebskosten pro Mitarbeiter nach Abteilung – dieselbe Lesart wie in Schritt 4, nur eine Spalte tiefer. Fügen Sie sie dem Dashboard neben der GuV hinzu oder nehmen Sie sie in den Zeitplan aus Schritt 6 auf, damit sie sich mit allem anderen aktualisiert.

Was Sie Erstellt Haben

Ausgehend von einem leeren Workflow haben Sie aktuelle Sage-Intacct-Kontensalden abgerufen, mit einem einzigen Standard-Transformationsschritt zu einer GuV nach Abteilung aufbereitet, statistische Konten für eine Pro-Kopf-Kennzahl hinzugefügt – nirgends in der Pipeline SQL –, auf einem Dashboard dargestellt und zur Aktualisierung eingeplant – der zentrale Berichtskreislauf eines Finanzteams, jetzt automatisiert.

Wie es Weitergeht

• Mit Sage Intacct verbinden – Einrichtung der Verbindung und die weiteren Sage-Importschritte (Eingangsrechnungen, Rechnungspositionen, Ad-hoc-Objektabfragen).
• Import-Sage-Intacct-Query-Schritt – rufen Sie beliebige Intacct-Objekte (Sachkonten, Kunden, Projekte) ab, um Ihre Abschlüsse anzureichern.
• Table-Extract-Schritt und Erweiterte Data-Mapper-Nutzung – Gruppieren, Filtern und berechnete Spalten für tiefergehende Analysen.
• Eine Dimensionshierarchie entwerfen – fassen Sie Ihren Kontenplan zu Berichtsgruppen zusammen, die Sie selbst steuern.