Mitgliederverwaltung

Mit Identity können Sie Mitglieder des Workspace hinzufügen, entfernen und/oder sperren. Da PlaidCloud-Mitglieder mehreren Workspaces angehören können, wird das Mitgliedskonto durch das Entfernen eines Mitglieds aus dem Workspace nicht aus PlaidCloud gelöscht.

Neue Mitglieder

Neue Mitglieder einladen

Das Hinzufügen eines Mitglieds ist eine Einladung: Sie wählen eine Rolle und geben eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein, und jede Adresse erhält ein eigenes neues Mitgliedskonto mit dieser Rolle.

So laden Sie Mitglieder ein:

1. Öffnen Sie Identity
2. Wählen Sie die Registerkarte „Member“
3. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf „All“, um die Mitglieder anzuzeigen
4. Klicken Sie auf „Mitglied zum Arbeitsbereich hinzufügen“
5. Wählen Sie unter „Invite as“ die Option Viewer oder Builder (siehe Viewer und Builder im Vergleich)
6. Geben Sie Vorname, Nachname und Sprache ein
7. Geben Sie im Feld „Email(s)“ eine E-Mail-Adresse pro Zeile ein, um mehrere Personen gleichzeitig einzuladen
8. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Create“

Jede eingeladene Adresse wird zu einem eigenen neuen Mitglied mit der von Ihnen gewählten Rolle. In einem Workspace, der Single Sign-On nicht erzwingt, erhält jedes eingeladene Mitglied – Viewer oder Builder – dieselbe Willkommens-E-Mail mit einem Link zum Festlegen des Kennworts. In einem Workspace, der Single Sign-On erzwingt, melden sich eingeladene Mitglieder stattdessen über Ihren Identitätsanbieter an, daher wird keine E-Mail zum Festlegen des Kennworts gesendet.

Die gewählte Rolle gewährt dem Mitglied sofort die Berechtigungen auf Workspace-Ebene – ein Builder kann überall dort, wo er Projektzugriff hat, sofort Inhalte erstellen und bearbeiten. Durch die Einladung wird das neue Mitglied jedoch nicht automatisch einem bestimmten Projekt hinzugefügt: Gewähren Sie den Zugriff auf einzelne Projekte jederzeit separat über die Mitgliederliste des jeweiligen Projekts.

Jemanden hinzufügen, der bereits ein Konto hat

Gehört eine Adresse bereits zu einem Mitglied des Workspace, auch zu jemandem, dessen Konto beim ersten Anmelden über Ihr Single Sign-On automatisch erstellt wurde, fügt Mitglied zum Arbeitsbereich hinzufügen diese Person dem Workspace hinzu, anstatt fehlzuschlagen. Die von Ihnen gewählte Rolle bzw. der gewählte Projektzugriff wird angewendet, und eine bereits vorhandene höhere Projektrolle wird nie herabgestuft. Es wird sofort eine Willkommens-E-Mail gesendet, damit die Person weiß, dass sie Zugriff hat, und Sie sehen den Hinweis „<email> is already a member of this workspace. A welcome email was sent so they know they have access.“

Diese Willkommens-E-Mail fordert die Person auf, sich wie gewohnt oder per Single Sign-On anzumelden. Sie enthält keinen Link zum Festlegen eines Kennworts und ersetzt nie ein bereits vorhandenes Kennwort. Schlägt der Versand fehl, werden Sie darüber informiert, und Sie können in der Liste Mitglieder die Option Willkommens-E-Mail erneut senden verwenden.

Einige Konten werden mit einer Begründung abgelehnt:

• Ein deaktiviertes Mitglied. Aktivieren Sie es unter Mitglieder und fügen Sie es dann hinzu.
• Ein Systemkonto.
• Ein Konto, dessen E-Mail-Adresse nicht verifiziert ist. Wenden Sie sich an den Support.

Wenn Sie mehrere Adressen eingeben, werden Duplikate ignoriert, unabhängig von Groß- und Kleinschreibung oder überzähligen Leerzeichen.

Viewer und Builder im Vergleich

Die Rolle eines Mitglieds legt seine Berechtigungen auf Workspace-Ebene fest – also was es tun kann, sobald es Zugriff auf ein Projekt hat:

• Viewer – Zugriff nur zum Lesen. Kostenlos und unbegrenzt in jedem Tarif, sodass Sie beliebig viele Viewer einladen können. Dies ist die Standardrolle für eine neue Einladung.
• Builder – kann Inhalte erstellen und bearbeiten. Builder werden auf das Limit der Build-Plätze Ihres Tarifs angerechnet (der Free-Tarif enthält einen).

Das Einladungsformular zeigt einen Hinweis zur Platznutzung, der sich beim Wechseln der Rolle aktualisiert und angibt, ob die gewählte Rolle kostenlos ist oder einen Build-Platz belegt und wie viele Plätze Ihr Tarif enthält. Das Einladen eines Builders oder die spätere Beförderung eines bestehenden Mitglieds zum Builder wird blockiert, sobald das Builder-Platz-Limit Ihres Tarifs erreicht ist – Viewer sind davon nicht betroffen, da sie in jedem Tarif kostenlos und unbegrenzt sind. Wenden Sie sich an Ihren Administrator, um Plätze hinzuzufügen, falls Sie weitere Builder einladen müssen.

Willkommens-E-Mail für neue Mitglieder

Nach dem Hinzufügen eines neuen Mitglieds wird eine Willkommens-E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet – es sei denn, der Workspace erzwingt Single Sign-On. In diesem Fall gibt es kein Kennwort festzulegen und es wird keine E-Mail gesendet; das neue Mitglied meldet sich direkt über Ihren Identitätsanbieter an. Die E-Mail enthält einen einzigen Link Set your password: Das neue Mitglied klickt darauf, wählt ein Kennwort und meldet sich an – es ist kein separater Schritt nötig, um zuvor einen Einmalcode anzufordern. Der Link ist sicher, funktioniert nur einmal und läuft nach 24 Stunden ab; läuft er ab, bevor er verwendet wurde, kann das Mitglied auf der Anmeldeseite einen neuen anfordern. Wird eine Willkommens-E-Mail nicht zugestellt, versucht PlaidCloud den Versand automatisch erneut, sodass ein neues Mitglied nie unbemerkt ausgesperrt bleibt. Mit Willkommens-E-Mail erneut senden in der Liste Mitglieder wird eine neue Willkommens-E-Mail versendet. Dies wird mit Angabe des Grundes abgelehnt, wenn das Mitglied bereits ein Kennwort festgelegt oder sich angemeldet hat. Schlägt die Zustellung fehl, werden Sie darüber informiert, statt eine Erfolgsmeldung zu sehen. Die Willkommens-E-Mail kann angepasst werden, um zusätzliche Informationen bereitzustellen, die für die PlaidCloud-Nutzung des neuen Mitglieds relevant sind.

So aktualisieren oder zeigen Sie die Willkommens-E-Mail an:

1. Öffnen Sie Identity
2. Wählen Sie die Registerkarte „Member“
3. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf „Email Welcome Message“
4. Nehmen Sie die gewünschten Ergänzungen oder Änderungen vor
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Update“

Einen Workspace-Administrator ändern

Nur ein Workspace-Administrator kann einen anderen Workspace-Administrator ändern oder jemanden zum Administrator machen. Das umfasst das Bearbeiten der Angaben oder der E-Mail-Adresse eines Administrators, das Zurücksetzen oder Festlegen seines Kennworts, das Deaktivieren, erneute Aktivieren oder Löschen, das Beenden seiner Sitzungen, das Ändern seiner Sicherheitsgruppen sowie das Hinzufügen zu einer Gruppe oder das Entfernen daraus. Ein Mitglied, das kein Administrator ist, wird abgewiesen; dasselbe gilt für ein Projekt- oder Agent-Dienstkonto, etwa eines, unter dem eine benutzerdefinierte Funktion läuft, auch wenn es die Berechtigung zur Mitgliederverwaltung besitzt. Die Änderung wird mit einer Meldung abgelehnt, dass nur ein Workspace-Administrator sie vornehmen kann.

Änderungen an Mitgliedern, die keine Administratoren sind, funktionieren wie bisher für alle mit der Berechtigung zur Mitgliederverwaltung.

Ein Mitglied bearbeiten und löschen

Während ein Mitgliedsformular gespeichert oder gelöscht wird, sind seine Schaltflächen deaktiviert, sodass ein zweiter Klick nicht erneut absenden kann. Beim Löschen eines Mitglieds wird eine Bestätigung angezeigt und die Mitgliederliste aktualisiert – auch wenn Sie das Formular bereits geschlossen haben.

Mitgliedersitzungen anzeigen und verwalten

So zeigen Sie die aktuellen Mitgliedersitzungen an:

1. Öffnen Sie Identity
2. Wählen Sie die Registerkarte „Member“
3. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf „Session Manager“

In dieser Tabelle können Sie Sitzungsinformationen (aktuelle Sitzungen und letzte Aktivität) anzeigen und bei Bedarf Sitzungen beenden.

So beenden Sie eine Sitzung:

1. Markieren Sie die Mitglieder, die Sie abmelden möchten
2. Klicken Sie oben links auf die Schaltfläche „End Selected Sessions“

Verteilerlisten (Distros) verwalten

Verteilerlisten, auch Distros genannt, sind einfach E-Mail-Verteilerlisten, die in PlaidCloud verwaltet werden. Sie bieten eine einfache Möglichkeit, Berichte, Dateien und/oder andere Informationen schnell an Gruppen zu senden. Die Funktion für Verteilerlisten ermöglicht die Verwaltung von Listen pro Workspace. Dadurch müssen Sie sich nicht auf externe Listen verlassen, die die vorgesehene Zielgruppe zu weit oder zu eng fassen können.

So verwalten Sie Listen:

1. Öffnen Sie Identity
2. Wählen Sie die Registerkarte „Distro Lists“
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Create New Distro List“, um eine neue Liste zu erstellen
4. Füllen Sie alle Pflichtfelder des Formulars der Verteilerliste aus
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „create“

Hinweis

Verteilerlisten können sowohl Mitglieder des Workspace als auch Nichtmitglieder enthalten

So verwalten Sie die Workspace-Mitglieder jeder Liste:

1. Wählen Sie in der Tabelle das Workspace-Symbol (Wolke) aus
2. Um Nichtmitglieder zu verwalten, klicken Sie auf das Globus-Symbol.

Status der Textbenachrichtigungen

Die Registerkarte Mitgliedsinformationen eines Mitglieds zeigt Textbenachrichtigungen an: Angemeldet mit der maskierten Nummer des Mitglieds, Nicht angemeldet oder Abgemeldet. Sie ist schreibgeschützt. Mitglieder melden sich selbst an und ab, über Textbenachrichtigungen im Benutzermenü. Siehe Textbenachrichtigungen.