Mit Workday Financials verbinden

Verbinden Sie PlaidCloud mit Workday Financial Management über einen Integrationssystembenutzer (Integration System User, ISU) und einen vom Kunden bereitgestellten Report-as-a-Service-Bericht (RaaS), um Finanzdaten abzurufen und Buchungsjournale über die SOAP-API von Workday zurückzubuchen. Diese Anleitung behandelt die Verbindung, den Importschritt und den Buchungsschritt.

Achtung

Führen Sie jeden Import zuerst gegen einen Sandbox-Tenant aus und arbeiten Sie bei jedem Buchungsstapel zuerst den unten beschriebenen Modus Validate Only durch, bevor Sie live buchen.

Hinweis

Dies ist eine andere Verbindung als der allgemeine Workday-REST-Konnektor, der die REST-API von Workday für HR- und Gehaltsabrechnungsdaten anspricht. Workday Financials verwendet stattdessen die SOAP-Webservices und das RaaS-Reporting von Workday – nutzen Sie diesen Konnektor für Finanzdaten und das Buchen von Journalen.

Voraussetzungen

In Workday benötigen Sie:

• Einen Integrationssystembenutzer (ISU), der PlaidCloud vorbehalten ist, mit einer Integration System Security Group, die ihm Zugriff auf die Finanzdaten und den Geschäftsprozess „Submit Accounting Journal“ gewährt.
• Den Tenant-Host Ihres Workday (zum Beispiel wd5-impl.workday.com) und den Tenant-Namen.
• Einen von Ihnen in Workday erstellten Report-as-a-Service-Bericht (RaaS), der die zu importierenden Daten liefert und mit Web Service-Zugriff veröffentlicht ist, sodass PlaidCloud seine URL direkt aufrufen kann.

Hinweis

Workday Financials stellt nicht wie NetSuite oder Business Central einen festen Satz vorgefertigter Entitäten bereit – stattdessen erstellen Sie die Extraktion als RaaS-Bericht in Workday (mit dem Berichtseditor von Workday) und geben PlaidCloud die URL dieses Berichts. So bestimmen Sie genau, welche Felder und Zeilen der Import liefert.

Verbindung erstellen

1. Öffnen Sie Tools > Connections und klicken Sie auf New Connection.

2. Wählen Sie im Menü Workday Financials.

3. Füllen Sie die Felder aus:

   Feld	Wert
   Name	Ein sprechender Name, z. B. Workday Financials Prod.
   Tenant-Host	Ihr Workday-Host, z. B. wd5-impl.workday.com.
   Tenant-Name	Der Name Ihres Workday-Tenants.
   ISU-Benutzername	Der Benutzername des Integrationssystembenutzers.
   ISU-Passwort	Das Passwort des Integrationssystembenutzers.

4. Klicken Sie auf Create.

Verbindung per Smoke-Test prüfen

1. Erstellen Sie in Workday einen kleinen RaaS-Bericht und veröffentlichen Sie ihn mit Web-Service-Zugriff.

2. Fügen Sie einem Workflow einen Schritt Import Workday Entity hinzu, setzen Sie Workday-Verbindung auf Ihre Verbindung, RaaS Report URL auf die URL des Berichts und Zieltabelle auf eine Arbeitstabelle.

3. Führen Sie den Schritt aus (siehe Einen einzelnen Schritt in einem Workflow ausführen).

Eine befüllte Zieltabelle bestätigt, dass ISU-Zugangsdaten, Tenant-Host und Berichts-URL korrekt sind. Ein Fehler benennt das Problem – falsche Zugangsdaten, ein falscher Tenant-Host oder ein ISU ohne Zugriff auf den Bericht.

Daten importieren

1. Fügen Sie einen Schritt Import Workday Entity hinzu und legen Sie Workday-Verbindung, RaaS Report URL und Zieltabelle fest.

2. Fügen Sie Filter hinzu, um den Abruf einzugrenzen – company, ledger, period, accounting_date (Bereich), ledger_account (Bereich) und cost_center werden als Berichtsparameter übergeben, wenn Ihr RaaS-Bericht passende Prompts definiert.

3. Führen Sie den Schritt aus und prüfen Sie die Zieltabelle.

Achtung

Filter erreichen nur einen Berichtsparameter, den Ihr RaaS-Bericht tatsächlich als Prompt definiert. Hat ein von Ihnen gesetzter Filter keinen passenden Prompt im Bericht, lehnt PlaidCloud ihn ab, statt ihn stillschweigend zu ignorieren – fügen Sie den Prompt zuerst in Workday zum Bericht hinzu.

Journalbuchungen buchen

Der Schritt Workday Financials: Post Journal Entry bucht Buchungsjournale über die gemeinsame ERP-Schreib-Pipeline von PlaidCloud mit der SOAP-Operation Submit_Accounting_Journal von Workday.

1. Erstellen Sie eine Kopftabelle – eine Zeile pro Journalbuchung – mit journal_id (Ihre Buchungskennung), company, ledger, accounting_date und memo.

2. Erstellen Sie eine Positionstabelle – eine oder mehrere Zeilen pro journal_id – mit ledger_account, debit, credit und allen Worktag-Spalten (Kostenstelle, Projekt), die Ihre Journale benötigen.

3. Fügen Sie einen Schritt Workday Financials: Post Journal Entry hinzu und legen Sie Workday-Verbindung, Kopftabelle, Positionstabelle und eine Ergebnistabelle fest.

4. Lassen Sie Validate Only aktiviert und führen Sie den Schritt aus – PlaidCloud erstellt und prüft jede Buchung ohne Ledger-Claim und ohne etwas zu buchen.

5. Prüfen Sie die Ergebnistabelle (eine Zeile pro Buchung: journal_id, natural_key, confirmation_id, status, message). Beheben Sie jede Zeile mit error und validieren Sie erneut.

6. Deaktivieren Sie Validate Only und führen Sie den Schritt erneut aus, um tatsächlich zu buchen. Lassen Sie Continue On Error aktiviert, es sei denn, ein Stapel soll bei der ersten fehlgeschlagenen Buchung sofort stoppen.

So funktioniert das Buchen

PlaidCloud ruft Submit_Accounting_Journal für jede Journalbuchung auf und fragt – weil die Genehmigungskette des Geschäftsprozesses von Workday ein eingereichtes Journal zurückhalten kann, bevor es tatsächlich gebucht wird – den Geschäftsprozessstatus der Buchung ab, bis ein Endzustand erreicht ist. Eine Buchung wird erst dann als posted gemeldet, wenn dieser Endzustand bestätigt ist – eine Buchung, die eingereicht ist, aber in einem Genehmigungsschritt festhängt, bleibt in Quarantäne und wird nicht als gebucht erfasst, sodass eine ausstehende Genehmigung nie unbemerkt als Erfolg durchgeht. Der Ledger-Claim von PlaidCloud verhindert, dass dieselbe Buchung bei einem wiederholten oder erneut ausgeführten Stapel zweimal eingereicht wird.

Eine gebuchte Buchung korrigieren

Dieser Schritt löscht oder überschreibt nie ein gebuchtes Journal. Um eine Buchung zu korrigieren, buchen Sie eine neue Buchung mit gegenüber dem Original vertauschten Soll- und Habenbeträgen – eine gebuchte Stornobuchung –, statt das Original direkt zu bearbeiten. So bleibt der Prüfpfad von Workday erhalten, und es entspricht der Art, wie Korrekturen direkt in der Anwendung vorgenommen werden.

Funktionsgrenzen – vor dem Live-Buchen lesen

Achtung

• Der Import hängt vollständig vom RaaS-Bericht ab, den Sie erstellen. PlaidCloud hat keine vorgefertigten Workday-Financials-Entitäten – Felder, Prompts und Zugriffskontrolle des Berichts werden in Workday definiert, nicht durch diesen Konnektor. Eine Änderung am Bericht in Workday kann die Form Ihres Imports ändern, ohne dass sich auf der PlaidCloud-Seite etwas ändert.
• Die Genehmigung im Geschäftsprozess verursacht Verzögerungen. Läuft Ihr Geschäftsprozess „Submit Accounting Journal“ über Genehmigungsschritte, kann eine gebuchte Buchung auf pending stehen, bis jemand sie in Workday genehmigt – die Abfrage des Endzustands wartet darauf, sodass eine Buchung deutlich länger dauern kann als ein Aufruf an ein ERP ohne Genehmigungskette.
• Dieser Konnektor unterscheidet sich vom allgemeinen Workday-REST-Konnektor. Jener Konnektor spricht die REST-API von Workday (HR/Gehaltsabrechnung) an; verwenden Sie ihn nur, wenn Sie sich nicht mit Workday Financials verbinden.

Verwandte Themen

• Workday-Financials-Konnektor – Feldreferenz.
• Import Workday Entity
• Workday Financials: Post Journal Entry
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• Eine Verbindung erstellen und verwalten