Workday Financials: Post Journal Entry

Beschreibung

Bucht Buchungsjournale über Ihre Workday-Financials-Verbindung in Workday Financials, geleitet durch die gemeinsame ERP-Schreibpipeline von PlaidCloud. Der Schritt nimmt eine Kopftabelle (eine Zeile pro Journalbuchung) und eine Positionstabelle (eine oder mehrere Soll-/Haben-Zeilen pro Buchung) und ruft für jede Buchung die SOAP-Operation Submit_Accounting_Journal von Workday auf. Validate Only erstellt und prüft jede Buchung ohne Hauptbuchreservierung und ohne zu buchen; eine optionale Ergebnistabelle hält das Ergebnis jeder Buchung fest.

Konfiguration

Verbindung

Workday-Verbindung — die Workday-Financials-Verbindung, über die gebucht wird.

Daten

Kopftabelle — eine Zeile pro Journalbuchung: journal_id (Ihre Buchungskennung, erforderlich), company (erforderlich), ledger (erforderlich), accounting_date, memo.
Positionstabelle — eine oder mehrere Zeilen pro journal_id: ledger_account, debit, credit sowie alle Worktag-Spalten (Kostenstelle, Projekt), die Ihre Journale benötigen.
Ergebnistabelle — Kennung der Ausgabetabelle: eine Zeile pro Buchung mit journal_id, natural_key, confirmation_id, status (posted/validated/error), message.
Validate Only — standardmäßig aktiviert. Nur Vorabprüfung; keine Hauptbuchreservierung, keine Buchung. Eine Schrittkonfiguration, die dieses Feld ganz weglässt — zum Beispiel eine über die REST-API, MCP oder einen Workflow-Bundle-Import erstellte —, verwendet ebenfalls standardmäßig Validate Only statt einer Live-Buchung.
Continue On Error — standardmäßig aktiviert. Bucht die übrigen Buchungen weiter, nachdem eine fehlgeschlagen ist; deaktiviert stoppt den Stapel beim ersten Fehler.

So funktioniert das Buchen

PlaidCloud ruft Submit_Accounting_Journal für jede Buchung auf und fragt den Status des zugehörigen Workday-Geschäftsprozesses ab, bis ein Endzustand erreicht ist — das berücksichtigt einen Geschäftsprozess „Submit Accounting Journal“, der über Genehmigungsschritte läuft, bevor eine Buchung tatsächlich gebucht wird. Eine Buchung wird erst dann als posted gemeldet, wenn dieser Endzustand bestätigt ist — eine Buchung, die eingereicht wurde, aber in der Genehmigung festhängt, bleibt in Quarantäne (nicht als gebucht gemeldet, nicht stillschweigend verworfen), statt allein deshalb als Erfolg erfasst zu werden, weil die Einreichung angenommen wurde.

Eine gebuchte Buchung korrigieren

Dieser Schritt löscht oder ändert nie ein gebuchtes Journal. Um eines zu korrigieren, buchen Sie eine neue Buchung, in der Soll und Haben gegenüber dem Original vertauscht sind — eine gebuchte Stornobuchung —, statt das Original direkt zu bearbeiten.

Funktionsgrenzen

| Einschränkung | Bedeutung | |—|—|| Business-Process-Genehmigung verursacht Latenz | Eine Buchung, die über einen Genehmigungsschritt läuft, bleibt pending, bis sie in Workday genehmigt wird; die Abfrage des Endzustands wartet darauf. | | Storno ist eine neue Buchung, keine direkte Bearbeitung | Korrekturen buchen eine neue Stornobuchung mit vertauschtem Soll und Haben. Eine bereits gebuchte Buchung kann nicht annulliert oder gelöscht werden. |