Mit Tabellen und Dimensionen arbeiten

Sobald Sie angemeldet sind, listet der Aufgabenbereich Ihre Projekte auf. Sie wählen ein Projekt und rufen dann dessen Tabellen und Dimensionen in die Arbeitsmappe ab.

Projekt wählen

Der Abschnitt Projekt listet jedes Projekt auf, das Sie öffnen können, in denselben Ordnern, die Sie auch in PlaidCloud sehen. Ordner sind zunächst eingeklappt; klicken Sie auf einen, um ihn zu öffnen, oder geben Sie in Filter projects by name Text ein, um die Liste einzugrenzen.

Klicken Sie auf ein Projekt, um es auszuwählen. Seine Tabellen erscheinen auf der Registerkarte Tabellen und seine Dimensionen auf der Registerkarte Dimensionen.

Das ausgewählte Projekt ist auch das Projekt, aus dem die benutzerdefinierten Funktionen und Drill-Befehle von PlaidXL lesen. Die Auswahl gilt für alle geöffneten Arbeitsmappen, nicht nur für diese.

Standardprojekt festlegen

Damit eine Arbeitsmappe bei jedem Öffnen ihres Aufgabenbereichs dasselbe Projekt auswählt, wählen Sie das Projekt aus und klicken Sie auf Als Standard festlegen. Der Standard wird in der Arbeitsmappe gespeichert und wandert somit mit der Datei zu jedem, der sie öffnet. Clear Default entfernt ihn.

Tabelle abrufen

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Tabellen auf eine Tabelle. Mit Filter tables by name finden Sie sie in einer langen Liste. Die Angaben Zeilen und Spalten neben jeder Tabelle zeigen, wie groß sie ist.
2. Deaktivieren Sie unter Spalte das Kontrollkästchen jeder Spalte, die Sie nicht benötigen. Zunächst sind alle Spalten ausgewählt.
3. Um nur einige Zeilen abzurufen, wählen Sie Erweitert und erstellen Sie einen Filter. Siehe Zeilen filtern.
4. Wählen Sie unter Select where to place this table Folgendes:
   • Matching Worksheet — ein nach der Tabelle benanntes Arbeitsblatt. PlaidXL erstellt das Blatt, falls es nicht existiert, und schreibt die Tabelle ab Zelle A1, falls es existiert.
   • Current Selection — ab der Zelle, die Sie im aktiven Blatt ausgewählt haben.
5. Klicken Sie auf Retrieve Table.

Die Daten treffen mit einer Kopfzeile ein und sind sofort einsatzbereit. Die Kopfzeile ist fett und schattiert, die Spalten sind passend dimensioniert, und Filter sind aktiviert. Eine Tabelle, die nach Matching Worksheet abgerufen wurde, erhält außerdem:

• Eine fixierte Kopfzeile, die beim Scrollen sichtbar bleibt.
• Einen benannten Bereich über den Daten, sodass Formeln, die ihn verwenden, den Daten folgen, wenn diese bei der Aktualisierung wachsen. Sein Name ist der Name des Arbeitsblatts mit einem vorangestellten Unterstrich: Eine Tabelle namens Sample data landet im Blatt Sample_data mit dem benannten Bereich _Sample_data.

Um das Arbeitsblatt zu benennen, kürzt PlaidXL den Tabellennamen auf das Excel-Limit von 31 Zeichen, behält nur einfache Buchstaben (A–Z), Ziffern und Leerzeichen bei und wandelt Leerzeichen in Unterstriche um. Eine Tabelle namens Q3 Revenue (EMEA) wird in das Blatt Q3_Revenue_EMEA abgerufen. Auch Unterstriche und Buchstaben mit Akzenten werden entfernt, sodass sales_2024 in das Blatt sales2024 abgerufen wird.

Tipp

Breite Tabellen werden in Excel langsam geladen. Das Deaktivieren nicht benötigter Spalten ist der schnellste Weg, einen großen Abruf zu beschleunigen.

Rot angezeigte Tabellen

Eine Tabelle wird rot angezeigt, wenn sie für ein Arbeitsblatt zu groß ist — mehr als 1.048.576 Zeilen oder 16.384 Spalten — oder wenn PlaidCloud ihre Größe nicht melden kann, etwa bei einer Tabelle, die nie geladen wurde. Filtern Sie die Zeilen mit Erweitert und deaktivieren Sie Spalten, bis sie passt. PlaidXL ruft höchstens 1.048.575 Zeilen plus die Kopfzeile ab und hört dort ohne Warnung auf.

Zeilen filtern

Wählen Sie Erweitert, um den Filter-Generator zu öffnen. Jede Regel wählt eine Spalte, einen Vergleich wie Gleich, in, enthält, Beginnt mit oder ist leer und einen Wert. Kombinieren Sie Regeln mit AND-Gruppen, OR-Gruppen oder beiden.

Der Filter vergleicht Werte als Text und findet daher exakte Werte und Textmuster. Bereiche von Zahlen oder Datumsangaben sind nicht verfügbar; um einen Bereich abzurufen, filtern Sie mit in nach den benötigten Werten oder rufen Sie die Tabelle ab und filtern Sie sie in Excel.

• Geben Sie Werte ohne Anführungszeichen ein: EMEA, nicht "EMEA".
• Trennen Sie bei einem Vergleich mit mehreren Werten, wie in, die Werte durch ein Komma und ein Leerzeichen: EMEA, APAC, NA.

Der Filter wird nur angewendet, solange Erweitert ausgewählt ist. PlaidXL merkt sich den Filter und die gewählten Spalten zu jeder abgerufenen Tabelle und verwendet sie bei der Aktualisierung erneut.

Refresh All Tables

Refresh All Tables — im Aufgabenbereich oder im Menüband unter PlaidCloud → PlaidXL Controls — holt aktuelle Daten aus PlaidCloud für jede Tabelle, die Sie in die Arbeitsmappe abgerufen haben, mit den Spalten und dem Filter, die Sie für jede gewählt haben.

Während der Ausführung wird die Blattregisterkarte jeder Tabelle gelb. Sie wird grün, sobald diese Tabelle aktuell ist. Formeln, die die Daten verwenden, werden wie gewohnt neu berechnet; aktualisieren Sie darauf aufbauende PivotTables mit Data → Refresh All in Excel.

PlaidXL speichert die Liste der abgerufenen Tabellen in der Arbeitsmappe, sodass Refresh All Tables für jeden funktioniert, der die Datei öffnet und sich mit Zugriff auf dieselben Projekte anmeldet.

Jedes Retrieve Table fügt die Tabelle zur Aktualisierungsliste hinzu, und es gibt keine Möglichkeit, eine zu entfernen. Rufen Sie jede Tabelle einmal ab und aktualisieren Sie sie dann mit Refresh All Tables — wenn Sie dieselbe Tabelle erneut abrufen, holt jede Aktualisierung sie doppelt.

Achtung

Eine nach Current Selection abgerufene Tabelle wird in dieselben Zellen des gerade aktiven Blatts aktualisiert, wenn Sie auf Refresh All Tables klicken, und überschreibt dort vorhandene Inhalte. Rufen Sie Tabellen, die Sie aktualisieren möchten, nach Matching Worksheet ab; sie werden immer in ihr eigenes Blatt aktualisiert.

Eine Aktualisierung überschreibt die alten Daten, ohne sie vorher zu löschen. Wenn eine Tabelle jetzt weniger Zeilen oder Spalten hat als zuvor, bleiben die überzähligen Zeilen oder Spalten des früheren Abrufs im Blatt erhalten. Leeren Sie den Inhalt des Blatts, bevor Sie eine Tabelle aktualisieren, die möglicherweise geschrumpft ist.

Dimension abrufen

Die Registerkarte Dimensionen listet die Dimensionen des Projekts auf.

1. Klicken Sie auf eine Dimension. Mit Filter dimensions by name finden Sie sie.
2. Wählen Sie unter Select where to place this dimension die Option Matching Worksheet oder Current Selection.
3. Klicken Sie auf Retrieve Dimension.

PlaidXL schreibt die Knoten der Dimension in einer Spalte, in Hierarchiereihenfolge. Dimensionen haben keine Spalten- oder Zeilenfilter, und Refresh All Tables aktualisiert sie nicht — rufen Sie die Dimension erneut ab, um Änderungen zu übernehmen.

Um eine Hierarchie mit Einrückung und Excel-Gliederungsgruppierung auszulegen oder um bei einem bestimmten Knoten oder einer alternativen Hierarchie zu beginnen, verwenden Sie stattdessen PLAIDXL.DIMENSION.GET_DIMENSION oder die Drill-Befehle.

Daten ändern

PlaidXL liest aus PlaidCloud und schreibt nie zurück. Sie können ein abgerufenes Blatt beliebig bearbeiten, sortieren und mit Formeln versehen, ohne dass sich im Projekt etwas ändert. Eine Aktualisierung schreibt die aktuellen PlaidCloud-Daten über den Bereich der Tabelle, daher sollten Sie Ihre eigenen Berechnungen in einem separaten Blatt ablegen.

Um die Daten selbst zu ändern, aktualisieren Sie sie in PlaidCloud — zum Beispiel mit einem Workflow oder dem Dateneditor.

Verwandte Themen

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• Tabellen-Explorer — die Spalten und Zeilen einer Tabelle in PlaidCloud durchsuchen