使用项目应用跟踪工时和费用

项目应用（有时称为工时和费用，或 T&E）用于录入您自己的工时并获得审批、查看行程和收据、管理主项目及其团队，以及向客户开票。它是一个停靠式工作区，而不是一组浮动窗口：左侧的导航栏会将每个屏幕作为窗格在中间打开；打开某条记录（用于审批的工时表、行程、主项目或发票）时，其详细信息会停靠在右侧的抽屉中，而不会丢失您正在使用的列表。

一个停靠式工作区：导航栏在中间原位打开屏幕，记录的详细信息则在右侧的抽屉中打开，不会遮住您正在使用的列表。

工作区布局

导航栏分为三个部分：

• 我的工作：主页、时间、审批、行程。
• 管理：设置、人员、行程分配。
• 计费：发票、账户、AR 收件人、作废。

当导航栏项目有待处理的事项时（尚未提交的工时表、等待您审批的工时表、未分配的行程、逾期发票），其上会显示数量徽章，处理完毕后徽章消失。切换离开再返回时，每个窗格都会保持原位，并记住您上次使用的筛选器和周；深层链接的工作方式与 PlaidCloud 中其他位置相同：URL 会跟随最前面的窗格或抽屉，因此指向特定工时表或发票的链接会直接打开它。任何列出行的窗格都可以将当前可见的内容导出为 CSV。

有两项功能可让工作区适应您的窗口：

• 拖宽抽屉。 抓住抽屉左边缘的细小拖柄并拖动；抽屉会保持其旁边的列表清晰可读，不会超出窗口边缘，并且其正文可自行滚动，因此按钮始终可以点到。PlaidCloud 会记住您为每种抽屉选择的宽度，并在您放大窗口时重新扩展。
• 更多菜单。 当窗格的工具栏太窄、放不下所有按钮时，放不下的按钮会移入工具栏末尾的更多菜单。筛选器和搜索字段保持原位。

金额以千位分隔符和货币显示（有符号的货币使用符号，如 €、£ 或 ¥，否则使用货币代码），日期则显示为您所选的日历日，在所有时区中保持一致。

谁能看到什么

导航栏向您显示的内容取决于您的角色，您没有权限的目的地会直接从导航栏中隐藏，而不是显示为禁用状态：

• 任何有权访问该应用的用户都能看到主页，在时间中录入并提交自己的工时，在行程中查看自己的行程和收据，并在人员中看到自己，以及（在可见的情况下）自己的审批人和助理。
• 审批只对设置为可审批工时的成员显示。行程分配对具有财务访问权限的成员显示，其所有未分配选项卡需要管理访问权限。
• 计费（发票、账户、AR 收件人和作废）只对在项目中具有计费权限的成员显示。要打开、开具或更改发票，您还必须属于该发票所属主项目下的某个团队；具有财务写入权限的成员还可以管理其主项目缺失或已移动的发票。
• 费率、美元金额、采购订单金额和计费费率仅对具有计费权限的成员可见；其他人只能看到工时和状态，看不到任何金额。

管理员通过安全组授予这些权限。

主页

主页由一组卡片组成，每张卡片仅在与您相关时才显示：

• 本周工时，并与上周对比。
• 未提交的工时表：点击进入时间，并按您的草稿筛选。
• 已退回给您：审批人退回修改的工时表，点击进入时间，并按已退回筛选。
• 等待您审批：点击进入审批。
• 未分配的行程：点击进入行程分配（财务）。
• 可开票：已批准但尚未开具发票的工时，显示数量和总额，点击进入发票（财务）。
• 未结发票和逾期发票，各自显示数量和总额，点击进入发票并已预先筛选（财务）。

当您以他人身份操作时（见下文人员），主页只显示与该成员相关的内容，您自己的个人卡片会被隐藏，直到您切换回来。

时间

时间是一个按周显示的网格，每一行对应一个项目、工作地点和可计费标志，每天一列（周日到周六），另有总计列和页脚行。选择项目后，只显示为其设置的工作地点，最近使用最多的项目排在前面，并将您上次使用的工作地点和可计费标志填入作为默认值。使用上一周、本周和下一周切换周；使用添加行添加一行，或使用复制上周一步带入上周的行，您已不在其中的项目会被跳过并予以提示。可在任意条目的备注字段中添加说明。每一行在编辑时自动保存，并带有自己的状态，保存失败时会显示重试，已删除的行可以撤消删除。

每张工时表都带有一个状态标签（草稿、已提交、已批准或已退回），以及一个单独的计费徽章（部分已开票或已开票），在工时被开具发票后，该徽章可出现在任何状态上。已退回的工时表会显示审批人的备注，并作为草稿重新打开供您修改；已批准的工时表会显示一条横幅，说明它已被锁定并禁用所有控件，但在刚批准之后，或从邮件链接打开时除外，此时还会提供重新打开，详见下文审批。若要为已批准的周添加工时，请选择添加补报工时：它会为该周创建一张新工时表，而不改动已批准的那张。在草稿或已退回的工时表上，仍然可以更正所属项目此后已关闭的行。如果某周已有更新的工时表，则较早的工时表以只读方式显示，并附带说明和显示最新链接。工时表会标记（但不会阻止保存）工作时间过长的一天、周末的条目，或超出分配工时的项目；任何一天超过 24 小时是硬性限制，会被直接拒绝。在备注字段中添加说明，待该周可供审阅时点击提交；提交时会向您的审批人发送邮件。删除工时表会彻底删除草稿，删除前会先要求确认。标有我的工时表的侧面板会列出您的工时表，可筛选为全部 / 草稿 / 已提交 / 已批准 / 已退回，并记住您上次使用的周和筛选器；每张工时表都有一条时间线，记录谁在何时提交、退回、批准或重新打开了它。

具有计费权限时，网格还会按行显示费率、金额和已开票；没有该权限时，只显示工时和状态。

审批

审批按最早优先的顺序列出所有等待您处理的已提交工时表，并提供已退回筛选器，用于查看您已退回的工时表。选择多张并点击 Approve Selected（会显示数量），即可在一次全部成功或全部失败的操作中一起批准；或选择一张，在抽屉中打开：包含成员、周、备注、每个条目及其每日工时和总计、所有警告（工作时间过长的一天、周末的条目、超出分配工时的项目）、该成员本周和上周的工时及可计费百分比，以及一条记录谁在何时提交、退回、批准或重新打开该工时表的时间线。批准会将其移出队列，窗格会自动为您选中下一张工时表。退回修改会打开一个备注栏，询问需要更改的内容；输入备注（必填）并点击退回，即可向该成员发送邮件并将工时表退回为草稿。取消会关闭备注栏而不发送。您永远无法批准自己的工时表，即使账户上存在自我审批关系也不行，这在每一条审批路径上都会强制执行，而不仅仅是显而易见的那一条。具有计费权限时，抽屉还会显示每个条目的费率和金额。

刚批准一张工时表之后，或每当您从邮件链接打开已批准的工时表时，都可以使用重新打开将其恢复为草稿：添加可选备注并点击重新打开，该成员会收到邮件。除这两种时机外，没有可供重新打开的已批准工时表常设列表，因此更正较早的批准需从该工时表的邮件链接开始。

行程和行程分配

行程显示您自己的行程，数据来自 Ramp，只读。可从显示选择框中选择要列出的内容：全部、未提交、未批准、已批准或快速（最近十条）。打开行程即可在抽屉中查看其费用和收据，每行显示其供应商、类别、项目、已支付和已审核状态；可以预览收据，或下载收据PDF，即将该行程的所有收据合并而成的单个 PDF。较早的收据部分列出 Ramp 之前的收据文件。具有计费权限时，列表还会显示每个行程的可计费总额。

行程分配是财务人员将行程分配到项目的位置，分为三个选项卡：我的行程、我的团队、所有未分配（需要管理访问权限），对所选内容可使用分配到项目…、标记为可计费和标记为不可计费。

设置

设置是主项目及其子项目、计费角色、团队和工作地点所在之处；引导式检查清单会带领新的主项目完成首批团队和工作地点的设置。列表默认打开您的主项目：可按打开 / 已结账 / 全部筛选，勾选仅我的只查看您自己的主项目，或进行搜索；使用新建主项目可创建主项目。客户按名称显示。打开主项目会显示其标题区（客户、采购订单号，以及具有计费权限时的采购订单金额，并带有显示已对其登记的可计费工时的采购订单消耗条），其中有编辑和归档，下方是以下选项卡：

• 项目：主项目的子项目；每个子项目都有自己的工时/费用启用标志、日期、状态和项目经理。使用某一行的铅笔图标编辑项目，使用其减号图标删除项目；项目表单会以删除模式打开并要求您确认。
• 团队：分配到项目的人员、他们的角色、管理员/停用标志、工时和费用限额，以及已使用的工时额度；具有计费权限时还会显示费率、金额和可计费。添加成员一步将多人添加到项目，其中只要有任何一人无法添加，则全部不添加。
• 角色：主项目上可用的计费角色，每个角色都有自己的可计费费率；可通过其行图标编辑或删除角色。
• 工作地点：主项目的地点（城市、州/省、国家/地区），供时间网格中“项目 → 地点”的级联选择使用。
• 发票：针对此主项目的每张发票（仅限具有计费权限的用户）。

人员

人员列出项目中的所有成员，包含审批人列（如果您可以查看审批关系）和助理列（如果您可以查看助理关系）；您始终能看到自己所在的行。编辑审批人会打开一个抽屉，用于添加或移除审批所选成员工时的人员；审批管理员可以选择新建关系，选取任意成员并为其指定第一位审批人；我的助理让您指定可作为您的助理行事的成员。

如果有人将您指定为其助理，则 Acting as 横幅可让您切换到对方的时间和行程窗格并代表其操作，您所做的每项更改都会记录为您本人所为，并归属于对方。

计费

账户和付款详细信息

账户列出您基于 Stripe 的计费账户，包含名称、余额、货币、发票前缀和联系信息；使用新建账户可添加账户，并可下钻到该账户的发票，以及（具有计费权限时）其付款详细信息：银行转账信息（根据货币为 IBAN/SWIFT 或账号/路由号）和已存档的所有付款方式。

发票

发票列出您可以打开的每张发票。从搜索行开头的选择框中选择状态：未结、逾期、草稿、已支付、已作废、全部，并可按发票号、客户或主项目缩小范围。没有匹配项时，窗格会给出提示并提供清除搜索，它会重置您的搜索字段，但保留您从主页带入的任何筛选器。尚无编号的草稿在编号列中显示草稿，金额列显示为工时金额、费用金额和项目金额。新建发票会开始一张草稿，您需先选择其主项目：客户来自主项目，主项目的采购订单号会填写到发票上。该发票随后会出现在该主项目的发票选项卡下。打开发票会显示其标题区（客户、金额、到期日、状态），下方有三个选项卡：项目、时间、行程。添加工时和添加行程会将当前选项卡原位替换为未开票工时或行程的选取器；选择应属于此发票的内容并批量添加（添加所选工时或添加所选行程，返回可回到上一页）。只有发票为草稿时，才可添加和移除项目、工时和行程（移除所选项）。草稿发票可以编辑，也可以提交，提交会分配发票号并最终确定发票；未结发票可以作废。只有草稿发票可以删除，删除后其工时和行程会恢复为未开票。已支付的发票无法作废。收据PDF会下载一个 PDF，其中合并了该发票所含已开票行程背后的所有收据。

AR 收件人

在AR 收件人中，财务用户管理提交发票时接收邮件的人员。可在此添加或移除收件人；提交发票时，列表中的所有人都会收到邮件。

作废

作废会打开作废发票窗格，列出所有可作废的未结发票，无需先去查找发票，即可将其已开票的工时和费用释放回未开票池。作废是最终操作，无法撤消。

随时掌握情况

提交工时表时会向您的审批人发送邮件；批准、退回或重新打开工时表时会向成员发送邮件，退回或重新打开时会附上您的备注。每条通知都直接链接到相关的工时表。如果您在当前这一周尚未提交或未获批准工时表，周五下午会收到提醒邮件。

一并修复的问题

此版本还弥补了项目应用所取代的旧屏幕中的所有权漏洞：读取其他成员的工时、费用或收据原本要求您是其审批人，而有几个屏幕根本没有做此检查。这些问题均已修复，并且无论在新屏幕还是旧屏幕上，任何审批人都无法批准自己的工时表或费用报表，即使账户上已存在自我审批关系也不行。