Suivre le temps et les dépenses avec l'application Projet

L’application Projet — parfois appelée Temps et dépenses, ou T&E — vous permet de saisir votre propre temps, de le faire approuver, d’examiner les déplacements et les reçus, de gérer les projets principaux et leurs équipes, et de facturer les clients. C’est un espace de travail ancré, et non un ensemble de fenêtres flottantes : une barre de navigation à gauche ouvre chaque écran sous forme de volet au centre, et l’ouverture d’un enregistrement — une feuille de temps à approuver, un déplacement, un projet principal, une facture — ancre son détail dans un tiroir à droite, sans perdre la liste dont vous êtes parti.

Un seul espace de travail ancré — la barre de navigation ouvre un écran au centre, sur place, et le détail d’un enregistrement s’ouvre dans un tiroir à droite sans masquer la liste dont vous êtes parti.

Disposition de l’espace de travail

La barre de navigation est organisée en trois sections :

Mon travail — Accueil, Temps, Approbations, Déplacements.
Gérer — Setup, Personnes, Affectation des déplacements.
Facturation — Factures, Comptes, Destinataires CC, Annulations.

Un badge de compteur apparaît sur un élément de la barre lorsqu’il y a quelque chose en attente — feuilles non soumises, feuilles en attente de votre approbation, déplacements non affectés, factures en retard — et disparaît dès qu’il ne reste plus rien. Chaque volet conserve sa place lorsque vous passez à un autre puis revenez, en mémorisant votre dernier filtre et votre dernière semaine, et les liens profonds fonctionnent comme partout ailleurs dans PlaidCloud : l’URL suit le volet ou le tiroir au premier plan, de sorte qu’un lien vers une feuille de temps ou une facture précise l’ouvre directement. Tout volet qui liste des lignes peut exporter en CSV ce qui est actuellement visible.

Deux fonctions adaptent l’espace de travail à votre fenêtre :

Élargissez le tiroir en le faisant glisser. Saisissez la fine poignée sur le bord gauche du tiroir et faites-la glisser ; le tiroir laisse la liste voisine lisible, ne dépasse jamais le bord de la fenêtre et fait défiler son propre contenu afin que ses boutons restent accessibles. PlaidCloud mémorise la largeur que vous choisissez pour chaque type de tiroir et la rétablit si vous agrandissez la fenêtre.
Le menu Plus. Lorsque la barre d’outils d’un volet est trop étroite pour tous ses boutons, ceux qui ne tiennent pas passent dans un menu Plus à la fin de la barre d’outils. Les filtres et les champs de recherche restent en place.

Les montants s’affichent avec des séparateurs de milliers et leur devise (un symbole tel que €, £ ou ¥ lorsqu’il existe, sinon le code de la devise), et les dates s’affichent comme le jour calendaire que vous avez choisi, identique dans tous les fuseaux horaires.

Qui peut voir quoi

Ce que la barre affiche dépend de votre rôle, et une destination pour laquelle vous n’avez pas l’autorisation est entièrement absente de la barre, plutôt qu’affichée et désactivée :

Toute personne ayant accès à l’application voit Accueil, saisit et envoie son propre temps dans Temps, voit ses propres déplacements et reçus dans Déplacements, et se voit elle-même — ainsi que, lorsqu’ils sont visibles, ses propres approbateurs et assistants — dans Personnes.
Approbations n’apparaît que pour les membres configurés pour approuver le temps. Affectation des déplacements apparaît pour les membres disposant d’un accès finance, et son onglet Tous les non affectés nécessite un accès de gestion.
Facturation — Factures, Comptes, Destinataires CC et Annulations — n’apparaît que pour les membres disposant des autorisations de facturation sur le projet. Pour ouvrir, facturer ou modifier une facture, vous devez également faire partie d’une équipe sous le projet principal de la facture ; les membres disposant d’un accès en écriture finance peuvent aussi gérer les factures dont le projet principal est manquant ou a été déplacé.
Le taux, les montants en dollars, la valeur du BC et les taux de facturation ne sont visibles que des membres disposant des autorisations de facturation ; les autres voient les heures et le statut, sans aucun montant.

Un administrateur accorde ces droits au moyen des groupes de sécurité.

Accueil

Accueil est un ensemble de cartes, chacune affichée uniquement si elle vous concerne :

Heures cette semaine, comparées à la semaine dernière.
Feuilles non soumises — cliquez pour accéder à Temps, filtré sur vos brouillons.
Retournées à vous — feuilles qu’un approbateur a renvoyées pour modifications — cliquez pour accéder à Temps, filtré sur les feuilles retournées.
En attente de votre approbation — cliquez pour accéder à Approbations.
Déplacements non affectés — cliquez pour accéder à Affectation des déplacements (finance).
Prêt à facturer — temps approuvé pas encore sur une facture, avec un nombre et un total — cliquez pour accéder à Factures (finance).
Factures ouvertes et Factures en retard, chacune avec un nombre et un total — cliquez pour accéder à Factures, préfiltré (finance).

Lorsque vous agissez au nom de quelqu’un d’autre (voir Personnes ci-dessous), Accueil n’affiche que ce qui concerne ce membre — vos propres cartes personnelles sont masquées jusqu’à ce que vous reveniez à votre compte.

Temps

Temps est une grille hebdomadaire, une ligne par projet, lieu de travail et indicateur de facturation, avec une colonne pour chaque jour, du dimanche au samedi, ainsi qu’une colonne Total et une ligne de pied. Le choix d’un projet n’affiche que les lieux de travail définis pour ce projet, les projets que vous avez utilisés le plus récemment étant listés en premier, et votre dernier lieu de travail et indicateur de facturation sont préremplis par défaut. Changez de semaine avec Semaine précédente, Cette semaine et Semaine suivante ; ajoutez une ligne avec Ajouter une ligne, ou utilisez Copier la semaine dernière pour reprendre les lignes de la semaine dernière en une seule étape — tout projet auquel vous ne participez plus est ignoré et signalé. Ajoutez une note à n’importe quelle entrée dans son champ Notes. Chaque ligne est enregistrée au fur et à mesure de sa modification, avec son propre statut et un bouton Réessayer si un enregistrement échoue, et une ligne supprimée peut être rétablie.

Chaque feuille porte une pastille de statut — Brouillon, Soumis, Approuvée ou Retournée — et un badge de facturation distinct, Partiellement facturée ou Facturée, qui peut apparaître à n’importe quel statut dès que le temps a été facturé. Une feuille retournée affiche la note de l’approbateur et se rouvre en brouillon pour que vous la corrigiez ; une feuille approuvée affiche une bannière expliquant qu’elle est verrouillée et désactive tous les contrôles, sauf juste après l’approbation ou lorsque vous l’avez ouverte depuis un lien reçu par e-mail, où elle propose aussi Rouvrir — voir Approbations ci-dessous. Pour ajouter des heures à une semaine déjà approuvée, choisissez Ajouter du temps en retard : cela démarre une nouvelle feuille pour cette semaine, sans toucher à la feuille approuvée. Sur une feuille en brouillon ou retournée, vous pouvez toujours corriger une ligne dont le projet a été clos depuis. Une ancienne feuille pour une semaine qui en a déjà une plus récente s’affiche en lecture seule avec une note et un lien Afficher la plus récente. Une feuille signale — sans bloquer l’enregistrement — une journée longue, une entrée un week-end ou un projet pour lequel vous dépassez vos heures allouées ; dépasser 24 heures sur une même journée est une limite stricte et est refusé d’emblée. Ajoutez une note dans le champ Mémo, puis cliquez sur Envoyer quand la semaine est prête pour examen ; l’envoi avertit vos approbateurs par e-mail. Supprimer la feuille supprime entièrement un brouillon, après confirmation. Un panneau latéral intitulé Mes feuilles liste vos feuilles, filtrables sur Tous / Brouillon / Soumis / Approuvée / Retournée, mémorise la semaine et le filtre que vous avez utilisés en dernier, et chaque feuille conserve une chronologie indiquant qui l’a soumise, retournée, approuvée ou rouverte, et quand.

Avec les autorisations de facturation, la grille affiche aussi Taux, Montant et Facturée pour chaque ligne ; sans elles, seuls les heures et le statut apparaissent.

Approbations

Approbations liste toutes les feuilles soumises qui attendent votre action, les plus anciennes en premier, avec un filtre Retournée pour ce que vous avez déjà renvoyé. Sélectionnez-en plusieurs et choisissez Approve Selected (le nombre s’affiche) pour les approuver ensemble en une seule action tout ou rien, ou sélectionnez-en une pour l’ouvrir dans le tiroir : le membre, la semaine, le mémo, chaque entrée avec ses heures quotidiennes et son total, les éventuels avertissements (une journée longue, une entrée un week-end, un projet dépassant ses heures allouées), les heures du membre et son pourcentage facturable pour cette semaine et la précédente, ainsi qu’une chronologie indiquant qui a soumis, retourné, approuvé ou rouvert la feuille, et quand. Approuver la retire de la file et le volet sélectionne automatiquement la feuille suivante. Renvoyer pour modifications ouvre un bandeau de note demandant ce qui doit changer ; saisissez la note (obligatoire) et choisissez Renvoyer pour avertir le membre par e-mail et remettre la feuille en brouillon. Annuler ferme le bandeau sans rien envoyer. Vous ne pouvez jamais approuver votre propre feuille, même si une relation d’auto-approbation existe sur le compte — cette règle est appliquée sur tous les chemins d’approbation, pas seulement le plus évident. Avec les autorisations de facturation, le tiroir affiche aussi le taux et le montant de chaque entrée.

Juste après l’approbation d’une feuille, ou chaque fois que vous ouvrez une feuille déjà approuvée depuis son lien reçu par e-mail, Rouvrir est disponible pour la remettre en brouillon — ajoutez une note facultative et choisissez Rouvrir, et le membre est averti par e-mail. En dehors de ces deux moments, il n’existe pas de liste permanente de feuilles approuvées à rouvrir ; la correction d’une ancienne approbation part donc du lien de l’e-mail de cette feuille.

Déplacements et affectation des déplacements

Déplacements affiche vos propres déplacements, issus de Ramp, en lecture seule — choisissez ce qu’il faut lister dans la liste Afficher — Tous, Non soumis, Non approuvé, Approuvée ou Rapide (vos dix plus récents). Ouvrez un déplacement pour voir ses dépenses et ses reçus dans le tiroir — chaque ligne indique son Fournisseur, sa Catégorie, son Projet, son statut Payée et son statut Audité — prévisualisez un reçu ou téléchargez PDF des reçus — un PDF unique regroupant tous les reçus de ce déplacement. Une section Reçus antérieurs liste les fichiers de reçus antérieurs à Ramp. Avec les autorisations de facturation, la liste affiche aussi le total facturable de chaque déplacement.

Affectation des déplacements est l’endroit où la finance affecte les déplacements aux projets, sur trois onglets — Mes déplacements, Mon équipe, Tous les non affectés (accès de gestion) — avec Affecter à un projet…, Marquer comme facturable et Marquer comme non facturable disponibles sur une sélection.

Setup

Setup est l’endroit où résident les projets principaux, leurs sous-projets, les rôles de facturation, l’équipe et les lieux de travail ; une liste de contrôle guidée accompagne un nouveau projet principal dans la constitution de sa première équipe et de ses premiers lieux de travail. La liste s’ouvre sur vos projets principaux — filtrez par Ouvrir / Clos / Tous, cochez Les miens uniquement pour ne voir que vos propres projets principaux, ou utilisez la recherche — avec Nouveau projet principal pour en créer un. Les clients apparaissent par leur nom. L’ouverture d’un projet principal affiche son en-tête (client, numéro de BC et, avec les autorisations de facturation, valeur du BC avec une barre Consommation du BC indiquant le temps facturable enregistré par rapport à celle-ci) avec Modifier et Archive, au-dessus des onglets :

Projets — les sous-projets du projet principal ; chacun porte ses propres indicateurs de temps/dépenses activés, ses dates, son statut et son chef de projet. Utilisez l’icône en forme de crayon d’une ligne pour modifier un projet et l’icône moins pour le supprimer — le formulaire Projet s’ouvre en mode suppression et vous demande de confirmer.
Équipe — qui est affecté à un projet, son rôle, ses indicateurs administrateur/inactif, ses limites de temps et de dépenses, et les heures utilisées par rapport à ces limites ; les autorisations de facturation ajoutent le taux, le montant et le caractère facturable. Ajouter des membres ajoute plusieurs personnes à un projet en une seule étape — si l’une d’elles ne peut pas être ajoutée, aucune ne l’est.
Rôles — les rôles de facturation disponibles sur le projet principal, chacun avec son propre taux facturable ; modifiez ou supprimez un rôle à l’aide des icônes de sa ligne.
Lieux de travail — les lieux du projet principal (ville, état, pays), utilisés par la cascade projet → lieu de la grille Temps.
Factures — toutes les factures émises pour ce projet principal (autorisations de facturation uniquement).

Personnes

Personnes liste tous les membres du projet, avec une colonne Approbateurs (si vous pouvez voir les relations d’approbation) et une colonne Assistants (si vous pouvez voir les relations d’assistance) — vous voyez toujours votre propre ligne. Modifier les approbateurs ouvre un tiroir pour ajouter ou retirer les personnes qui approuvent le temps d’un membre sélectionné ; un administrateur des approbations peut choisir Nouvelle relation, sélectionner n’importe quel membre et lui attribuer son premier approbateur ; Mes assistants vous permet de nommer les membres qui peuvent agir comme votre assistant.

Si quelqu’un vous a désigné comme son assistant, une bannière Acting as vous permet de basculer dans ses volets Temps et Déplacements et de travailler en son nom — chaque modification que vous effectuez est enregistrée comme étant de vous, attribuée à cette personne.

Facturation

Comptes et détails de paiement

Comptes liste vos comptes de facturation adossés à Stripe — nom, solde, devise, préfixe de facture et coordonnées — avec Nouveau compte pour en ajouter un et des accès détaillés aux factures de ce compte et, avec les autorisations de facturation, à ses Détails de paiement : informations de virement bancaire (IBAN/SWIFT ou compte/routage, selon la devise) et moyens de paiement enregistrés.

Factures

Factures liste toutes les factures que vous pouvez ouvrir. Choisissez un statut dans la liste au début de la ligne de recherche — Ouverte, En retard, Brouillon, Payée, Annulée, Tous — et affinez par numéro de facture, client ou projet principal. Lorsque rien ne correspond, le volet l’indique et propose Effacer la recherche, qui réinitialise vos champs de recherche mais conserve tout filtre avec lequel vous êtes arrivé depuis Accueil. Un brouillon sans numéro affiche Brouillon dans la colonne du numéro, et les colonnes de montants se lisent Temps $, Dépenses $ et Articles $. Nouvelle facture démarre un brouillon, et vous choisissez d’abord son projet principal : le client provient du projet principal, et le numéro de BC du projet principal est reporté sur la facture. La facture apparaît ensuite sous l’onglet Factures de ce projet principal. L’ouverture d’une facture affiche son en-tête (client, montants, échéance, statut) au-dessus de trois onglets — Articles, Temps, Déplacements. Ajouter du temps et Ajouter des déplacements remplacent sur place l’onglet courant par un sélecteur de temps ou de déplacements non facturés ; sélectionnez ce qui doit figurer sur cette facture et ajoutez-le en bloc (Ajouter le temps sélectionné ou Ajouter les déplacements sélectionnés, avec Précédent pour revenir). L’ajout et le retrait d’articles, de temps et de déplacements (Supprimer la sélection) ne sont proposés que tant que la facture est un brouillon. Un brouillon de facture peut être modifié ou Envoyer, ce qui lui attribue son numéro de facture et la finalise ; une facture ouverte peut être Annulée. Seul un brouillon de facture peut être supprimé, et sa suppression remet son temps et ses déplacements à l’état non facturé. Une facture payée ne peut pas être annulée. PDF des reçus télécharge un PDF unique regroupant tous les reçus des déplacements facturés de la facture.

Destinataires CC

Destinataires CC est l’endroit où les utilisateurs de la finance gèrent les personnes qui reçoivent un e-mail lorsqu’une facture est envoyée. Ajoutez ou supprimez des destinataires ici ; l’envoi d’une facture envoie un e-mail à toutes les personnes de la liste.

Annulations

Annulations ouvre le volet Annuler des factures, qui liste toutes les factures ouvertes pouvant être annulées, afin que vous puissiez remettre son temps et ses dépenses facturés dans le pool non facturé sans avoir à chercher la facture au préalable. L’annulation est définitive : elle ne peut pas être défaite.

Rester à jour

L’envoi d’une feuille avertit vos approbateurs par e-mail ; son approbation, son renvoi ou sa réouverture avertit le membre, avec votre note jointe lors d’un renvoi ou d’une réouverture. Chaque notification renvoie directement à la feuille concernée. Si vous n’avez pas envoyé ou fait approuver une feuille pour la semaine en cours, vous recevez un e-mail de rappel le vendredi après-midi.

Corrections apportées au passage

Cette version comble également des lacunes de propriété dans les anciens écrans que remplace l’application Projet : lire le temps, les dépenses ou les reçus d’un autre membre exigeait d’être son approbateur, et quelques écrans ne le vérifiaient pas du tout. Ces problèmes sont corrigés, et aucun approbateur — sur les nouveaux écrans comme sur les anciens — ne peut approuver sa propre feuille de temps ou son propre rapport de dépenses, même à partir d’une relation d’auto-approbation déjà existante sur le compte.