Accès à Workday pour Data Foundation

Data Foundation rassemble les données de chaque système ERP et de chaque instance que vous connectez dans un seul Common Finance Model. Workday fait partie des systèmes qu’il lit directement. Workday ne propose aucun service web pour les lignes d’écriture ni pour les soldes ; cette page s’adresse donc à l’administrateur Workday qui crée les rapports lus par Data Foundation, et à l’utilisateur PlaidCloud qui les lui demande.

PlaidCloud lit uniquement les données. Personne n’envoie de mot de passe par e-mail.

Envoyer la demande d’accès

Dans l’onglet Foundation du projet, choisissez Créer une nouvelle connexion, puis sélectionnez Workday. Le formulaire affiche la spécification des rapports. Cliquez sur Copier la demande pour la coller dans votre propre message, ou sur Envoyer la demande par e-mail pour l’ouvrir dans votre messagerie.

Ce que l’administrateur Workday configure

Créez dix rapports personnalisés (RaaS), dont quatre facultatifs, et partagez-les avec l’utilisateur du système d’intégration. Utilisez exactement les noms de colonne : Data Foundation effectue le mappage par nom, donc une colonne renommée ne peut pas être lue. Chaque colonne de code contient l’ID de référence de l’objet, et non un libellé tel que « C100 Acme US ». Le format de sortie de chaque rapport est JSON.
Accordez les services web Financial_Management Get_Workday_Companies et Get_Currency_Conversion_Rates au même utilisateur.
Envoyez les URL des rapports et les informations de l’utilisateur du système d’intégration.

Rapport	Obligatoire	Contenu
Journal Lines	Oui	Une ligne par ligne d’écriture comptabilisée. Invites : Company (la société de la ligne, sous forme d’ID de référence) et Period (l’ID de référence de la période fiscale). Inclut les worktags Region, Fund, Program et Project, le partenaire intersociétés, les montants en devise de transaction et en devise du registre, ainsi que le livre
Beginning Balances	Oui	Une ligne par société, période fiscale et compte du registre : le solde au début de la période. Seuls les comptes Asset, Liability et Equity sont chargés
Ledger Accounts	Oui	Compte, nom, type, indicateur intersociétés, catégorie et compte parent facultatifs
Cost Centers	Oui	Centre de coûts, nom et parent
Fiscal Periods	Oui	Une ligne par société et par période fiscale, y compris les périodes d’ajustement, avec début, fin et statut
Headcount	Facultatif	Effectif actif à la fin de chaque période, par centre de coûts, avec ETP
Worktag Values	Facultatif	Une ligne par valeur de Region, Fund, Program et Project, avec le parent
Customers	Facultatif	Client, nom, parent, catégorie, région et pays
Sales Items	Facultatif	Article, nom, parent, groupe et unité de mesure
Sales Invoice Lines	Facultatif	Une ligne par ligne de facture client, avec quantité, montants bruts, remise, montants nets et coûts

La liste complète des colonnes de chaque rapport figure dans la spécification de l’onglet Foundation. Quelques règles s’appliquent à ce que les rapports renvoient :

Seules les lignes d’écriture Posted sont chargées, et uniquement celles du registre Actuals. Les registres Commitment et Obligation ne le sont pas.
Un Book_Code vide correspond au livre principal. Une ligne vide compte dans tous les livres de sa société et de sa période, tandis qu’une ligne dotée d’un Book_Code appartient à ce livre uniquement.
La société de la ligne l’emporte sur celle de l’écriture.
Ledger_Account_Type_ID vaut Revenue, COGS, Opex, NonOperating, Asset, Liability ou Equity. Workday n’a qu’un seul type Expense, qui est chargé comme Opex. Pour distinguer le coût des marchandises vendues ou les charges hors exploitation, imprimez un champ calculé qui renvoie COGS ou NonOperating. Un compte sans type n’est pas chargé dans le compte de résultat.
Les factures Draft, In Progress, Canceled et Denied ne sont pas chargées.
Les budgets sont chargés à partir de fichiers. Adaptive Planning n’est pas connecté.

Ce qu’il faut renvoyer

L’administrateur envoie	Saisi dans PlaidCloud comme
L’hôte Workday	Hôte Workday
Le nom du locataire	Locataire
Le nom de l’utilisateur du système d’intégration	Utilisateur du système d’intégration
L’URL de chaque rapport obligatoire	Journal Lines report URL, Beginning Balances report URL, Ledger Accounts report URL, Cost Centers report URL, Fiscal Periods report URL
L’URL de chaque rapport facultatif que vous avez créé	Headcount report URL (optional), Worktag Values report URL (optional), Customers report URL (optional), Sales Items report URL (optional), Sales Invoice Lines report URL (optional)
Les ID de référence des sociétés que PlaidCloud peut lire	Sélectionnés sous Companies. Laissez le champ vide pour charger toutes les sociétés

L’utilisateur PlaidCloud colle lui-même le Mot de passe de l’utilisateur du système d’intégration ; il s’agit d’un secret, qui n’est jamais envoyé par e-mail.

Sous System settings, Retained earnings account indique le compte Equity dans lequel le compte de résultat d’ouverture est reporté, lorsque les noms des comptes ne l’indiquent pas déjà. Ce paramètre est facultatif.

Vérifier l’accès

De retour dans PlaidCloud, cliquez sur Tester la connexion. Chaque jeu de données s’affiche comme Lisible, Autorisation manquante ou Erreur :

Jeu de données	Provient de
Entités	`Get_Workday_Companies`
Plan comptable	Le rapport Ledger Accounts
Départements	Le rapport Cost Centers
Calendrier fiscal	Le rapport Fiscal Periods
Taux de change	`Get_Currency_Conversion_Rates`
Balance de vérification	Le rapport Beginning Balances
Grand livre	Le rapport Journal Lines
Inducteurs d’allocation (facultatif)	Le rapport Headcount
Valeurs de segment (facultatif)	Le rapport Worktag Values
Clients (facultatif)	Le rapport Customers
Produits (facultatif)	Le rapport Sales Items
Lignes de vente (facultatif)	Le rapport Sales Invoice Lines

Lorsqu’un jeu de données affiche Autorisation manquante, le test indique le rapport ou le service web concerné. Demandez à l’administrateur de le partager avec l’utilisateur du système d’intégration, puis testez à nouveau. Un locataire sans les rapports facultatifs charge tout le reste.