Gestion des membres

Identity permet d’ajouter, de supprimer et/ou de suspendre des membres de l’espace de travail. Comme les membres PlaidCloud peuvent appartenir à plusieurs espaces de travail, retirer un membre de l’espace de travail ne supprime pas son compte de PlaidCloud.

Nouveaux membres

Inviter de nouveaux membres

Ajouter un membre revient à lui envoyer une invitation : vous choisissez un rôle et saisissez une ou plusieurs adresses e-mail, et chaque adresse reçoit son propre compte de membre avec ce rôle.

Pour inviter des membres :

1. Ouvrez Identity
2. Sélectionnez l’onglet « Member »
3. Cliquez sur « All » dans le menu déroulant pour afficher les membres
4. Cliquez sur « Ajouter un membre de l’espace de travail »
5. Sous « Invite as », choisissez Lecteur ou Builder (voir Lecteur ou Builder)
6. Saisissez un prénom, un nom et une langue
7. Dans le champ « Email(s) », saisissez une adresse e-mail par ligne pour inviter plusieurs personnes à la fois
8. Cliquez sur le bouton « Create »

Chaque adresse invitée devient un nouveau membre à part entière avec le rôle que vous avez choisi. Dans un espace de travail qui n’impose pas l’authentification unique, chaque membre invité, qu’il soit Lecteur ou Builder, reçoit le même e-mail de bienvenue avec un lien de définition du mot de passe. Dans un espace de travail qui impose l’authentification unique, les membres invités se connectent via votre fournisseur d’identité ; aucun e-mail de définition du mot de passe n’est donc envoyé.

Le rôle que vous choisissez accorde immédiatement au membre sa capacité au niveau de l’espace de travail : un Builder peut aussitôt créer et modifier du contenu partout où il a accès à un projet. L’invitation n’ajoute toutefois pas à elle seule le nouveau membre à un projet précis : accordez l’accès aux projets individuels séparément, à tout moment, depuis la liste des membres de chaque projet.

Ajouter une personne qui possède déjà un compte

Si une adresse appartient déjà à un membre de l’espace de travail, y compris une personne dont le compte a été créé automatiquement lors de sa première connexion via votre authentification unique, Ajouter un membre de l’espace de travail l’ajoute à l’espace de travail au lieu d’échouer. Le rôle ou l’accès aux projets que vous avez choisi est appliqué, et un rôle de projet supérieur existant n’est jamais abaissé. Un e-mail de bienvenue est envoyé immédiatement pour que la personne sache qu’elle a accès, et la remarque suivante s’affiche : « <email> is already a member of this workspace. A welcome email was sent so they know they have access. »

Cet e-mail de bienvenue lui indique de se connecter comme d’habitude, ou avec l’authentification unique. Il ne contient aucun lien de définition du mot de passe et ne remplace jamais un mot de passe existant. Si l’envoi échoue, vous en êtes informé et vous pouvez utiliser Renvoyer l’e-mail de bienvenue depuis la liste Membres.

Certains comptes sont refusés, avec un motif :

• Un membre désactivé. Activez-le depuis Membres, puis ajoutez-le.
• Un compte système.
• Un compte dont l’adresse e-mail n’est pas vérifiée. Contactez le support.

Lorsque vous saisissez plusieurs adresses, les doublons sont ignorés, quelles que soient leur casse ou les espaces superflus.

Lecteur ou Builder

Le rôle d’un membre définit sa capacité au niveau de l’espace de travail, c’est-à-dire ce qu’il peut faire une fois qu’il a accès à un projet :

• Lecteur : accès en lecture seule. Gratuit et illimité sur tous les plans, ce qui vous permet d’inviter autant de lecteurs que vous le souhaitez. C’est le rôle par défaut d’une nouvelle invitation.
• Builder : peut créer et modifier du contenu. Les Builders comptent dans la limite de sièges Builder de votre plan (le plan Free en inclut un).

Le formulaire d’invitation affiche une note sur l’utilisation des sièges, qui se met à jour lorsque vous changez de rôle et vous indique si le rôle choisi est gratuit ou utilise un siège Builder, ainsi que le nombre de sièges inclus dans votre plan. L’invitation d’un membre au rôle de Builder, ou la promotion ultérieure d’un membre existant à ce rôle, est bloquée dès que la limite de sièges Builder de votre plan est atteinte ; le rôle Lecteur n’est pas concerné, car il est gratuit et illimité sur tous les plans. Contactez votre administrateur pour ajouter des sièges si vous devez inviter davantage de Builders.

E-mail de bienvenue des nouveaux membres

Après l’ajout d’un nouveau membre, un e-mail de bienvenue est envoyé à l’adresse e-mail indiquée, sauf si l’espace de travail impose l’authentification unique : dans ce cas, il n’y a aucun mot de passe à définir et aucun e-mail n’est envoyé ; le nouveau membre se connecte directement via votre fournisseur d’identité. L’e-mail contient un unique lien Set your password : le nouveau membre clique dessus, choisit un mot de passe et se connecte, sans avoir à demander au préalable un code à usage unique. Le lien est sécurisé, ne fonctionne qu’une seule fois et expire au bout de 24 heures ; s’il expire avant d’avoir été utilisé, le membre peut en demander un nouveau depuis la page de connexion. Si un e-mail de bienvenue n’est pas remis, PlaidCloud le renvoie automatiquement, de sorte qu’un nouveau membre n’est jamais exclu sans que personne ne s’en aperçoive. Renvoyer l’e-mail de bienvenue envoie un nouvel e-mail de bienvenue depuis la liste Membres. L’action est refusée, avec le motif affiché, pour un membre qui a déjà défini un mot de passe ou s’est déjà connecté. Si l’envoi échoue, vous en êtes informé au lieu de voir un message de réussite. L’e-mail de bienvenue peut être personnalisé pour fournir des informations supplémentaires utiles à l’utilisation de PlaidCloud par le nouveau membre.

Pour mettre à jour ou consulter l’e-mail de bienvenue :

1. Ouvrez Identity
2. Sélectionnez l’onglet « Member »
3. Cliquez sur « Email Welcome Message » dans le menu déroulant
4. Effectuez les ajouts ou modifications souhaités
5. Cliquez sur le bouton « Update »

Modifier un administrateur de l’espace de travail

Seul un administrateur de l’espace de travail peut modifier un autre administrateur de l’espace de travail ou attribuer ce rôle à quelqu’un. Cela couvre la modification des informations ou de l’adresse e-mail d’un administrateur, la réinitialisation ou la définition de son mot de passe, sa désactivation, sa réactivation ou sa suppression, la fin de ses sessions, la modification de ses groupes de sécurité, ainsi que son ajout à un groupe ou son retrait d’un groupe. Un membre qui n’est pas administrateur est refusé, tout comme un compte de service de projet ou d’agent, tel que celui sous lequel s’exécute une fonction définie par l’utilisateur, même s’il dispose de l’autorisation de gérer les membres. La modification est refusée avec un message indiquant que seul un administrateur de l’espace de travail peut l’effectuer.

Les modifications apportées aux membres qui ne sont pas administrateurs fonctionnent comme avant pour toute personne autorisée à gérer les membres.

Modifier et supprimer un membre

Pendant l’enregistrement ou la suppression d’un membre depuis son formulaire, les boutons du formulaire sont désactivés afin qu’un second clic ne puisse pas le soumettre deux fois. La suppression d’un membre affiche une confirmation et actualise la liste des membres, même si vous avez déjà fermé le formulaire.

Afficher et gérer les sessions des membres

Pour afficher les sessions de membres en cours :

1. Ouvrez Identity
2. Sélectionnez l’onglet « Member »
3. Cliquez sur « Session Manager » dans le menu déroulant

Ce tableau permet de consulter les informations de session (sessions en cours et dernière activité) et, si nécessaire, de mettre fin à des sessions.

Pour mettre fin à une session :

1. Sélectionnez le ou les membres que vous souhaitez déconnecter
2. Cliquez sur le bouton « End Selected Sessions » en haut à gauche

Gérer les listes de distribution (distro)

Les listes de distribution, ou « distros », sont simplement des listes de diffusion d’e-mails gérées dans PlaidCloud. Elles permettent d’envoyer facilement et rapidement des rapports, des fichiers et/ou d’autres informations à des groupes. La fonctionnalité de liste de distribution permet de gérer les listes espace de travail par espace de travail. Vous n’avez ainsi plus besoin de recourir à des listes externes qui peuvent couvrir trop ou pas assez le public visé.

Pour gérer les listes :

1. Ouvrez Identity
2. Sélectionnez l’onglet « Listes de distribution »
3. Cliquez sur le bouton « Create New Distro List » pour créer une nouvelle liste
4. Renseignez tous les champs obligatoires du formulaire de liste de distribution
5. Cliquez sur le bouton « create »

Note

Les listes de distribution peuvent inclure à la fois des membres et des non-membres de l’espace de travail

Pour gérer les membres de l’espace de travail de chaque liste :

1. Sélectionnez l’icône d’espace de travail (nuage) dans la table
2. Pour gérer les non-membres, cliquez sur l’icône en forme de globe.

État des alertes par SMS

L’onglet Informations sur le membre d’un membre affiche Alertes par SMS : Inscrit avec le numéro masqué du membre, Non inscrit ou Désinscrit. Il est en lecture seule. Les membres s’inscrivent et se désinscrivent eux-mêmes, depuis Alertes par SMS dans le menu utilisateur. Voir Alertes par SMS.