Créer un modèle d'allocation

Ce tutoriel vous guide dans la création d’une allocation de coûts complète dans PlaidCloud. À la fin, vous disposerez d’un modèle opérationnel qui répartit un pool de coûts sur une dimension cible à partir de données d’inducteurs — le fondement de la comptabilité par activités, de la refacturation informatique et de la répartition des services partagés.

Il prend environ une heure. Les allocations sont la fonctionnalité la plus distinctive de PlaidCloud ; c’est la meilleure façon de comprendre le modèle.

Ce que vous allez construire

Répartir le coût total du service informatique entre les unités opérationnelles, pondéré par le nombre d’utilisateurs de chaque unité.

IT cost table  →  ┐
                  ├→  Allocation step  →  results table
User counts    →  ┤      (driver-based)
                  ┘
                  ↑
        Business unit dimension

Prérequis

Un espace de travail PlaidCloud (démarrez un essai gratuit si vous n’en avez pas)
Un projet contenant, ou capable d’importer :
- Valeurs à allouer — le coût informatique par mois, au total ou par sous-catégorie
- Données d’inducteurs — le nombre d’utilisateurs par unité opérationnelle
- Une dimension — la hiérarchie des unités opérationnelles (unités → divisions → société)
Connaissance des Concepts — espace de travail, projet, workflow, dimension, allocation

Étape 1 : préparer les entrées

Vérifiez que votre projet contient ces trois éléments :

Objet	Ce qu’il contient
Table `it_cost`	Le coût informatique total (par exemple une ligne par mois avec le montant)
Table `users_by_bu`	Une ligne par unité opérationnelle avec une colonne `user_count`
Dimension `business_units`	La hiérarchie des unités opérationnelles, dont les nœuds feuilles correspondent aux noms d’unités de `users_by_bu`

S’il manque quelque chose, chargez-le via un workflow avant de continuer.

Étape 2 : créer le workflow d’allocation

Ouvrez le projet et passez à l’onglet Workflows.
Cliquez sur Nouveau workflow. Nommez-le « IT Cost Allocation ».
Ouvrez le nouveau workflow dans l’explorateur de workflows.

Étape 3 : ajouter l’étape d’allocation

Ajoutez une nouvelle étape de la catégorie Allocation. Choisissez Allocation Rules — l’option la plus flexible.
Configurez la source :
- Table source : it_cost
- Source amount column : la colonne contenant le montant en devise
Configurez l’inducteur :
- Table d’inducteurs : users_by_bu
- Driver value column : user_count
- Driver match column : la colonne contenant le nom de l’unité opérationnelle
Configurez la cible :
- Target dimension : business_units
- Target level : choisissez le niveau de la hiérarchie auquel allouer (généralement le niveau feuille)
Configurez la sortie :
- Table de résultat : it_cost_allocated

Étape 4 : exécuter et inspecter

Exécutez l’étape.
Ouvrez l’onglet Tables et cliquez sur it_cost_allocated.
Chaque ligne représente une part de coût attribuée à une unité opérationnelle. Les colonnes comprennent :
- Le montant source (par exemple le coût informatique total du mois)
- L’unité opérationnelle cible
- La valeur de l’inducteur utilisée (le nombre d’utilisateurs de cette unité)
- Le taux d’allocation (nombre d’utilisateurs ÷ nombre total d’utilisateurs de toutes les unités)
- Le montant alloué (source × taux)

Étape 5 : vérifier les chiffres

Trois contrôles que toute allocation doit réussir :

Rapprochement du total — la somme des montants alloués est égale au total source (dans la limite de la tolérance d’arrondi)
Somme des taux — les taux d’allocation totalisent 1,0 (= 100 %) par ligne source
Couverture — chaque unité opérationnelle de votre dimension qui doit recevoir une part en a bien reçu une

Le guide Résultats d’allocation propose une liste de contrôle complète pour la vérification.

Si quelque chose ne va pas, les problèmes les plus fréquents sont :

Données d’inducteur manquantes — une unité opérationnelle de la dimension sans ligne dans users_by_bu ne recevra aucune allocation
Noms qui ne correspondent pas — la table d’inducteurs indique « Sales East » alors que la dimension indique « Sales-East » (des espaces ou une casse différents ne correspondent pas)
Inducteurs nuls ou négatifs — ils produisent des allocations nulles ou inattendues

Étape 6 : utiliser les résultats

La table de résultat est comme n’importe quelle autre table PlaidCloud — elle peut être :

Jointe à d’autres tables dans d’autres étapes du workflow (par exemple pour ajouter une colonne de coût complet au grand livre)
Publiée pour des tableaux de bord ou des consommateurs externes
Réallouée comme source du cycle d’allocation suivant (pour les modèles en cascade)

Variantes à essayer

Une fois le modèle de base fonctionnel, voici des extensions courantes :

Plusieurs pools de coûts — remplacez la ligne unique it_cost par une ligne par sous-catégorie informatique (calcul, stockage, licences) et allouez chacune indépendamment avec des inducteurs différents
Multipériode — partitionnez la source par mois et produisez un résultat d’allocation par période
Allocations en couches — allouez les frais généraux de la division aux unités, puis les coûts des unités aux produits, puis les coûts des produits aux clients. Chaque couche est sa propre étape d’allocation
Allocations récursives — lorsque des services partagés se consomment mutuellement (l’informatique sert les RH, les RH servent l’informatique). Consultez Allocations récursives
Affectation par règles — lorsque la répartition dépend de plusieurs inducteurs et varie selon la source, créez une dimension d’allocation avec l’assistant guidé plutôt que de câbler une seule table d’inducteurs. Consultez Créer une dimension d’allocation

Et ensuite

Guide des allocations — toutes les options et tous les choix de configuration
Étiquetage par règles — des règles d’allocation différentes selon la ligne source
Référence des étapes d’allocation — toutes les étapes de workflow de la catégorie Allocation
Guide des dimensions — création des hiérarchies ciblées par les allocations