Trabalhar no Excel com o PlaidXL

~20 minutos · instalar o suplemento, iniciar sessão, obter uma tabela, escrever uma fórmula em tempo real

Se o seu dia a dia já funciona com folhas de cálculo, não precisa de sair do Excel para trabalhar com o PlaidCloud. O PlaidXL é o suplemento do PlaidCloud para o Excel: obtém tabelas de projeto para folhas de cálculo, atualiza-as a pedido e acrescenta fórmulas que calculam valores agregados diretamente a partir dos dados do PlaidCloud. No final deste tutorial, os seus dados de entrada provêm de tabelas de projeto de referência, em vez de uma cópia manual que fica desatualizada assim que alguém volta a executar um fluxo de trabalho.

O que vai fazer

1. Instalar o suplemento PlaidXL.
2. Iniciar sessão e escolher um projeto.
3. Obter uma tabela para uma folha de cálculo e depois atualizá-la.
4. Escrever fórmulas que listam as tabelas do projeto e calculam um total.

Pré-requisitos

• Excel para Microsoft 365, ou Excel 2021 ou posterior, em Windows ou Mac.
• Uma conta PlaidCloud. Se utiliza o início de sessão único para o PlaidCloud, continue a utilizá-lo aqui — o PlaidXL inicia sessão através da mesma identidade.
• Um projeto que possa abrir com pelo menos uma tabela que tenha dados e uma coluna numérica. Serve qualquer projeto a que já tenha acesso. Se ainda não tiver nenhum, Do CSV à resposta leva uma tabela para o PlaidCloud.

Nota

O PlaidXL lê com as suas permissões. Vê os projetos e as tabelas que a sua conta já consegue ver no PlaidCloud — nada mais — e o PlaidXL nunca os altera.

Passo 1: instalar o suplemento

1. No Excel, abra Insert → Add-ins. (Em versões mais antigas do Mac, Insert → Store.)
2. Escreva PlaidCloud na caixa de pesquisa.
3. Selecione o suplemento PlaidCloud e clique em Adicionar.

Surge um separador PlaidCloud na faixa de opções. Instala-o uma vez por computador, não por livro.

Dica

Não vê o separador PlaidCloud? Feche todas as janelas do Excel e volte a abri-lo. Se a sua organização gere os suplementos, o administrador do Microsoft 365 pode ter de o implementar por si. Consulte Instalar o PlaidXL.

Passo 2: iniciar sessão e escolher um projeto

1. Abra um novo livro e clique em PlaidCloud → Show Taskpane.
2. Introduza o endereço de e-mail que utiliza no PlaidCloud e clique em Sign In.
3. Se pertencer a mais do que uma área de trabalho, escolha uma em Select a tenant e clique em Sign In.
4. Permita a janela instantânea quando o Excel o pedir e inicie sessão da forma habitual — palavra-passe e código de dois fatores, ou início de sessão único.

O painel de tarefas mostra Connected to o ID da sua área de trabalho as o seu nome de utilizador, com os seus projetos por baixo. Clique no seu projeto. As respetivas tabelas surgem no separador Tabelas.

Passo 3: obter uma tabela

1. No separador Tabelas, clique numa tabela. Linhas e Colunas mostram a sua dimensão.
2. Em Coluna, desmarque as colunas de que não precisa. Quanto menos colunas, mais rápido o carregamento.
3. Deixe Matching Worksheet selecionado e clique em Retrieve Table.

A tabela é colocada numa nova folha de cálculo com o seu nome, pronta a utilizar: uma linha de cabeçalho a negrito que permanece visível ao deslocar, filtros em todas as colunas e um intervalo com nome sobre os dados. Uma tabela chamada Sample data é colocada na folha Sample_data com o intervalo com nome _Sample_data, pelo que as fórmulas que utilizam o intervalo acompanham o crescimento dos dados.

Crie fórmulas, tabelas dinâmicas e gráficos sobre ela como faria em qualquer folha.

Passo 4: atualizá-la

Quando a tabela muda no PlaidCloud — um fluxo de trabalho é executado novamente, são carregados novos dados —, clique em Refresh All Tables no painel de tarefas ou na faixa de opções. O separador da folha fica amarelo durante a atualização e verde quando está em dia. Todas as tabelas que obteve para o livro são atualizadas, com as colunas e o filtro que escolheu.

Passo 5: escrever uma fórmula em tempo real

O painel de tarefas copia tabelas para dentro. As fórmulas PlaidXL vão mais longe: calculam a partir dos dados do PlaidCloud em qualquer célula.

1. Numa nova folha, liste as tabelas do projeto em A1:

   =PLAIDXL.TABLE.TBL_LIST()

   Os nomes são expandidos ao longo da coluna A.

2. Liste as colunas da sua tabela em C1, substituindo Sample data pelo nome da sua tabela:

   =PLAIDXL.TABLE.GET_COLUMNS("Sample data")

3. Escolha uma coluna numérica dessa lista e uma coluna de texto com um valor que saiba que existe nela. Some a coluna numérica para esse valor, substituindo os nomes pelos seus:

   E1  =PLAIDXL.REPR.TABLE_REPR("Sample data")
   E2  =PLAIDXL.REPR.MEASURE("amount")
   E3  =PLAIDXL.REPR.DIMENSION_REPR("Region", "EMEA")
   E4  =PLAIDXL.CELL(E1, E2, E3)

E4 mostra o total de amount para as linhas em que Region é EMEA — calculado no PlaidCloud, em tempo real na sua folha. Altere o valor em E3 e o total acompanha.

Quando a coluna está associada a uma dimensão, o valor pode ser qualquer nó dessa dimensão e o total agrega tudo o que está abaixo desse nó. É assim que um relatório PlaidXL totaliza uma região, um departamento ou um ano a partir das linhas de detalhe.

Para onde ir a seguir

• Criar um relatório com funções personalizadas — transforme esse valor numa grelha completa, com uma hierarquia ao lado e períodos no topo.
• Funções personalizadas do PlaidXL — todas as funções e argumentos.
• Trabalhar com tabelas e dimensões — filtre linhas antes de obter e obtenha hierarquias de dimensões.
• Conceber uma hierarquia de dimensão — construa as dimensões através das quais os seus relatórios agregam.