Ligar ao Workday Financials

Ligue o PlaidCloud ao Workday Financial Management através de um Utilizador do sistema de integração (ISU) e de um relatório Report-as-a-Service (RaaS) fornecido pelo cliente para extrair dados financeiros, e lance diários contabilísticos de volta através da API SOAP do Workday. Este guia abrange a ligação, o passo de importação e o passo de lançamento.

Cuidado

Execute sempre cada importação primeiro num tenant de sandbox e, em cada lote de lançamentos, percorra a opção Validate Only abaixo antes de lançar em produção.

Nota

Esta ligação é diferente do conector REST Workday genérico, que se destina à API REST do Workday para dados de RH e de processamento salarial. O Workday Financials utiliza, em vez disso, os serviços Web SOAP e os relatórios RaaS do Workday — utilize este conector para dados financeiros e lançamento de diários.

Pré-requisitos

No Workday, é necessário:

• Um Utilizador do sistema de integração (ISU) dedicado ao PlaidCloud, com um Grupo de segurança do sistema de integração que lhe conceda acesso aos dados financeiros e ao processo de negócio Submit Accounting Journal.
• O anfitrião do tenant Workday (por exemplo, wd5-impl.workday.com) e o nome do tenant.
• Um relatório Report-as-a-Service (RaaS) que tenha criado no Workday e que devolva os dados que pretende importar, publicado com acesso Web Service para que o PlaidCloud possa chamar diretamente o respetivo URL.

Nota

O Workday Financials não expõe um conjunto fixo de entidades predefinidas, como o NetSuite ou o Business Central — em vez disso, cria a extração como um relatório RaaS no Workday (com o gerador de relatórios do próprio Workday) e fornece ao PlaidCloud o URL desse relatório. Assim, controla exatamente que campos e linhas a importação devolve.

Criar a Ligação

1. Abra Tools > Connections e clique em New Connection.

2. Escolha Workday Financials no menu.

3. Preencha os campos:

   Campo	Valor
   Nome	Um nome intuitivo, por exemplo Workday Financials Prod.
   Anfitrião do tenant	O seu anfitrião Workday, por exemplo wd5-impl.workday.com.
   Nome do tenant	O nome do seu tenant Workday.
   Nome de utilizador do ISU	O nome de utilizador do Utilizador do sistema de integração.
   Palavra-passe do ISU	A palavra-passe do Utilizador do sistema de integração.

4. Clique em Create.

Testar a Ligação

1. Crie um pequeno relatório RaaS no Workday e publique-o com acesso Web Service.

2. Adicione um passo Import Workday Entity a um fluxo de trabalho, defina Ligação Workday com a sua ligação, RaaS Report URL com o URL do relatório e Tabela de destino com uma tabela temporária.

3. Execute o passo (consulte Executar um único passo num fluxo de trabalho).

Uma tabela de destino preenchida confirma que as credenciais do ISU, o anfitrião do tenant e o URL do relatório estão todos corretos. Um erro indica o problema: credenciais incorretas, um anfitrião do tenant errado ou um ISU sem acesso ao relatório.

Importar Dados

1. Adicione um passo Import Workday Entity e defina Ligação Workday, RaaS Report URL e Tabela de destino.

2. Adicione Filtros para limitar a extração — company, ledger, period, accounting_date (intervalo), ledger_account (intervalo) e cost_center são transmitidos como parâmetros do relatório quando o seu relatório RaaS define pedidos de introdução correspondentes.

3. Execute o passo e verifique a tabela de destino.

Cuidado

Os filtros só chegam a um parâmetro do relatório que o seu relatório RaaS defina realmente como pedido de introdução. Se um filtro que definir não tiver um pedido de introdução correspondente no relatório, o PlaidCloud rejeita-o em vez de o ignorar silenciosamente — adicione primeiro o pedido de introdução ao relatório no Workday.

Lançar Lançamentos de Diário

O passo Workday Financials: Post Journal Entry lança diários contabilísticos através do pipeline de escrita ERP partilhado do PlaidCloud, utilizando a operação SOAP Submit_Accounting_Journal do Workday.

1. Crie uma tabela de cabeçalho, com uma linha por lançamento de diário, com journal_id (o identificador do lançamento), company, ledger, accounting_date e memo.

2. Crie uma tabela de linhas, com uma ou mais linhas por journal_id, com ledger_account, debit, credit e quaisquer colunas de worktag (centro de custo, projeto) exigidas pelos seus diários.

3. Adicione um passo Workday Financials: Post Journal Entry, defina Ligação Workday, Tabela de cabeçalho, Tabela de linhas e uma Tabela de resultados.

4. Deixe Validate Only selecionado e execute o passo. O PlaidCloud constrói e verifica cada lançamento sem reserva no razão e sem lançar nada.

5. Reveja a tabela de resultados (uma linha por lançamento: journal_id, natural_key, confirmation_id, status, message). Corrija qualquer linha error e valide novamente.

6. Desmarque Validate Only e execute novamente para lançar de facto. Deixe Continue On Error selecionado, a menos que pretenda que um lote pare de imediato no primeiro lançamento falhado.

Como Funciona o Lançamento

O PlaidCloud chama Submit_Accounting_Journal para cada lançamento de diário e, como a própria cadeia de aprovação de processos de negócio do Workday pode reter um diário submetido antes de ser efetivamente lançado, consulta o estado do processo de negócio do lançamento até este atingir um estado final. Um lançamento só é comunicado como posted depois de esse estado final ser confirmado. Um lançamento submetido mas preso num passo de aprovação permanece em quarentena, em vez de ser registado como lançado, para que uma aprovação pendente nunca passe silenciosamente por êxito. A reserva no razão do próprio PlaidCloud impede a submissão do mesmo lançamento duas vezes num lote repetido ou reexecutado.

Corrigir um Lançamento Já Lançado

Este passo nunca elimina nem reescreve um diário já lançado. Para corrigir um, lance um novo lançamento com os débitos e créditos trocados em relação ao original, um lançamento de estorno registado, em vez de editar o original. Isto preserva a própria pista de auditoria do Workday e corresponde à forma como as correções são feitas diretamente na aplicação.

Limites de Capacidade: Leia Antes de Lançar em Produção

Cuidado

• A importação depende inteiramente do relatório RaaS que criar. O PlaidCloud não tem entidades predefinidas do Workday Financials — os campos, os pedidos de introdução e o controlo de acesso do relatório são todos definidos no Workday, não por este conector. Uma alteração ao relatório no Workday pode alterar a forma da sua importação sem qualquer alteração do lado do PlaidCloud.
• A aprovação do processo de negócio acrescenta latência. Se o seu processo de negócio Submit Accounting Journal passar por passos de aprovação, um lançamento pode ficar pending até alguém o aprovar no Workday — a consulta do estado final aguarda por isso, pelo que um lançamento pode demorar materialmente mais do que uma chamada a um ERP sem cadeia de aprovação.
• Este conector é distinto do conector REST Workday genérico. Esse conector destina-se à API REST do Workday (RH/processamento salarial); utilize-o apenas se não estiver a ligar ao Workday Financials.

Relacionado

• Conector Workday Financials — referência de campos.
• Import Workday Entity
• Workday Financials: Post Journal Entry
• Rever o histórico de lançamentos ERP — o registo permanente de cada tentativa de lançamento no Workday Financials e do respetivo estado atual.
• Criar e gerir uma ligação