Registar horas e despesas com a aplicação Projeto

A aplicação Projeto — também chamada Horas e despesas, ou T&E — é onde introduz as suas próprias horas, as submete para aprovação, revê viagens e recibos, gere projetos principais e respetivas equipas e fatura a clientes. É um único espaço de trabalho acoplado, não um conjunto de janelas flutuantes: uma barra de navegação à esquerda abre cada ecrã como um painel ao centro e, ao abrir um registo — uma folha de horas para aprovação, uma viagem, um projeto principal, uma fatura —, o respetivo detalhe fica acoplado numa gaveta à direita, sem perder a lista a partir da qual estava a trabalhar.

Um único espaço de trabalho acoplado — a barra abre um ecrã ao centro, no local, e o detalhe de um registo abre numa gaveta à direita sem ocultar a lista a partir da qual estava a trabalhar.

A disposição do espaço de trabalho

A barra está agrupada em três secções:

O meu trabalho — Início, Hora, Aprovações, Viagens.
Gerir — Configuração, Pessoas, Atribuição de viagens.
Faturação — Faturas, Contas, Destinatários de contas a receber, Anulações.

Um indicador de contagem aparece num item da barra quando há algo à espera — folhas que não submeteu, folhas a aguardar a sua aprovação, viagens não atribuídas, faturas vencidas — e desaparece quando já não há nada pendente. Cada painel mantém o seu lugar quando muda para outro e volta, recordando o último filtro e a última semana, e as ligações diretas funcionam como em todo o PlaidCloud: o URL acompanha o painel ou a gaveta que está à frente, pelo que uma ligação para uma folha de horas ou fatura específica abre diretamente nela. Qualquer painel que liste linhas pode exportar para CSV o que está atualmente visível.

Duas funcionalidades ajustam o espaço de trabalho à sua janela:

Alargar a gaveta. Agarre a pequena pega no limite esquerdo da gaveta e arraste; a gaveta mantém legível a lista ao lado, nunca ultrapassa o limite da janela e desloca o seu próprio corpo para que os botões se mantenham acessíveis. O PlaidCloud recorda a largura que escolher para cada tipo de gaveta e volta a aumentá-la se ampliar a janela.
O menu Mais. Quando a barra de ferramentas de um painel é demasiado estreita para todos os botões, os que não cabem passam para um menu Mais no fim da barra de ferramentas. Os filtros e os campos de pesquisa mantêm-se no lugar.

Os montantes são apresentados com separadores de milhares e a respetiva moeda (um símbolo como €, £ ou ¥ quando existe, caso contrário o código da moeda), e as datas surgem como o dia do calendário que escolheu, iguais em todos os fusos horários.

Quem pode ver o quê

O que a barra lhe mostra depende da sua função, e um destino para o qual não tem permissão é totalmente omitido da barra, em vez de ser mostrado e desativado:

Qualquer pessoa com acesso à aplicação vê Início, introduz e submete as suas próprias horas em Hora, vê as suas próprias viagens e recibos em Viagens e vê-se a si própria — e, quando visíveis, os seus próprios aprovadores e assistentes — em Pessoas.
Aprovações só aparece para os membros configurados para aprovar horas. Atribuição de viagens aparece para os membros com acesso financeiro, e o respetivo separador Todas as não atribuídas requer acesso de gestão.
Faturação — Faturas, Contas, Destinatários de contas a receber e Anulações — só aparece para os membros com permissões de faturação no projeto. Para abrir, faturar ou alterar uma fatura, tem também de pertencer a uma equipa sob o projeto principal da fatura; os membros com acesso de escrita financeiro também podem gerir faturas cujo projeto principal esteja em falta ou tenha sido movido.
A tarifa, os montantes em dólares, o valor do PO e as tarifas de faturação só são visíveis para membros com permissões de faturação; os restantes veem horas e estado sem valores monetários associados.

Um administrador concede estas permissões através de Grupos de segurança.

Início

O Início é um conjunto de cartões, cada um mostrado apenas se se aplicar a si:

Horas desta semana, comparadas com a semana passada.
Folhas não submetidas — clique para ir para Hora, filtrada pelos seus rascunhos.
Devolvido a si — folhas que um aprovador devolveu para alterações — clique para ir para Hora, filtrada pelas devolvidas.
A aguardar a sua aprovação — clique para ir para Aprovações.
Viagens não atribuídas — clique para ir para Atribuição de viagens (finanças).
Pronto a faturar — horas aprovadas ainda não incluídas numa fatura, com contagem e total — clique para ir para Faturas (finanças).
Faturas em aberto e Faturas vencidas, cada uma com contagem e total — clique para ir para Faturas, já filtradas (finanças).

Enquanto estiver a atuar em nome de outra pessoa (veja Pessoas abaixo), o Início mostra apenas o que é relevante para esse membro — os seus cartões pessoais ficam ocultos até voltar a mudar.

Hora

A Hora é uma grelha semanal, com uma linha por projeto, local de trabalho e indicador de faturável, e uma coluna por cada dia, de domingo a sábado, mais uma coluna e uma linha de rodapé de Total. Ao escolher um projeto, são mostrados apenas os locais de trabalho configurados para ele, com os projetos que utilizou mais recentemente listados primeiro e o último local de trabalho e indicador de faturável preenchidos como predefinição. Mude de semana com Semana anterior, Esta semana e Semana seguinte; adicione uma linha com Adicionar linha, ou use Copiar semana passada para trazer as linhas da semana passada num só passo — qualquer projeto em que já não esteja é ignorado e assinalado. Adicione uma nota a qualquer entrada no respetivo campo Notas. Cada linha é guardada à medida que a edita, com o seu próprio estado e um botão Tentar novamente se a gravação falhar, e uma linha eliminada pode ser anulada.

Cada folha apresenta uma etiqueta de estado — Rascunho, Submetido, Aprovado ou Devolvido — e um distintivo de faturação separado, Parcialmente faturado ou Faturado, que pode aparecer em qualquer estado depois de as horas terem sido faturadas. Uma folha devolvida mostra a nota do aprovador e é reaberta como rascunho para que a corrija; uma folha aprovada mostra uma faixa a explicar que está bloqueada e desativa todos os controlos, exceto logo após a aprovação ou quando a abriu a partir de uma ligação num e-mail, em que oferece também Reabrir — veja Aprovações abaixo. Para adicionar horas a uma semana já aprovada, escolha Adicionar horas em atraso: inicia uma nova folha para essa semana, sem alterar a aprovada. Numa folha em rascunho ou devolvida, ainda pode corrigir uma linha cujo projeto entretanto foi encerrado. Uma folha mais antiga de uma semana que já tem uma mais recente é mostrada só de leitura, com uma nota e uma ligação Mostrar a mais recente. Uma folha assinala — sem impedir a gravação — um dia longo, uma entrada ao fim de semana ou um projeto em que ultrapassou as horas atribuídas; exceder 24 horas num único dia é um limite rígido e é recusado de imediato. Adicione uma nota no campo Memorando e depois Submeter quando a semana estiver pronta para revisão; ao submeter, é enviado um e-mail aos seus aprovadores. Eliminar folha remove um rascunho por completo, com confirmação prévia. Um painel lateral designado As minhas folhas lista as suas folhas, filtráveis por Todos / Rascunho / Submetido / Aprovado / Devolvido, recorda a semana e o filtro que utilizou por último, e cada folha mantém uma cronologia de quem a submeteu, devolveu, aprovou ou reabriu, e quando.

Com permissões de faturação, a grelha mostra também Tarifa, Montante e Faturado por linha; sem elas, só aparecem horas e estado.

Aprovações

As Aprovações listam todas as folhas submetidas que aguardam a sua ação, da mais antiga para a mais recente, com um filtro Devolvido para o que já devolveu. Selecione várias e escolha Aprovar selecionadas (mostra a contagem) para as aprovar em conjunto numa única ação de tudo ou nada, ou selecione uma para a abrir na gaveta: o membro, a semana, o memorando, cada entrada com as suas horas diárias e total, quaisquer avisos (um dia longo, uma entrada ao fim de semana, um projeto acima das horas atribuídas), as horas e a percentagem de faturável do membro nesta semana e na anterior, e uma cronologia de quem submeteu, devolveu, aprovou ou reabriu a folha, e quando. Aprovar retira-a da fila e o painel seleciona automaticamente a folha seguinte. Devolver para alterações abre uma faixa de nota a perguntar o que tem de ser alterado; escreva a nota (obrigatória) e escolha Devolver para enviar um e-mail ao membro e devolver a folha a rascunho. Cancelar fecha a faixa sem enviar. Nunca pode aprovar a sua própria folha, mesmo que exista uma relação de autoaprovação na conta — isto é aplicado em todos os caminhos de aprovação, não apenas no mais óbvio. Com permissões de faturação, a gaveta mostra também a tarifa e o montante por entrada.

Logo após aprovar uma folha, ou sempre que abrir uma folha já aprovada a partir da respetiva ligação no e-mail, Reabrir está disponível para a transformar novamente em rascunho — adicione uma nota opcional e escolha Reabrir, e o membro recebe um e-mail. Fora destes dois momentos não existe uma lista permanente de folhas aprovadas a partir da qual reabrir, pelo que uma correção a uma aprovação mais antiga começa na ligação do e-mail dessa folha.

Viagens e atribuição de viagens

Viagens mostra as suas próprias viagens, provenientes do Ramp, só de leitura — escolha o que listar no seletor Mostrar — Todos, Não submetido, Não aprovado, Aprovado ou Rápido (as suas dez mais recentes). Abra uma viagem para ver as respetivas despesas e recibos na gaveta — cada linha mostra o seu Fornecedor, Categoria, Projeto, estado Pago e Auditado —, pré-visualize um recibo ou transfira o PDF de recibos — um único PDF que reúne todos os recibos dessa viagem. Uma secção Recibos anteriores lista os ficheiros de recibos anteriores ao Ramp. Com permissões de faturação, a lista mostra também o total faturável de cada viagem.

Atribuição de viagens é onde as finanças atribuem viagens a projetos, em três separadores — As minhas viagens, A minha equipa, Todas as não atribuídas (acesso de gestão) — com Atribuir ao projeto…, Marcar como faturável e Marcar como não faturável disponíveis numa seleção.

Configuração

A Configuração é onde residem os projetos principais, os respetivos subprojetos, funções de faturação, equipa e locais de trabalho; uma lista de verificação guiada acompanha um novo projeto principal na sua primeira equipa e nos primeiros locais de trabalho. A lista abre nos seus projetos principais — filtre por Abrir / Fechado / Todos, marque Apenas os meus para ver só os seus projetos principais, ou pesquise — com Novo projeto principal para criar um. Os clientes aparecem pelo nome. Ao abrir um projeto principal, é mostrado o seu cabeçalho (cliente, número de PO e, com permissões de faturação, o valor do PO com uma barra Consumo do PO que mostra o tempo faturável registado em relação a ele) com Editar e Arquivo, sobre os separadores:

Projetos — os subprojetos do projeto principal; cada um tem os seus próprios indicadores de horas/despesas ativadas, datas, estado e gestor de projeto. Utilize o ícone de lápis de uma linha para editar um projeto e o ícone de menos para o eliminar — o formulário do projeto abre em modo de eliminação e pede-lhe confirmação.
Equipa — quem está atribuído a um projeto, a sua função, indicadores de administrador/inativo, limites de horas e despesas, e horas utilizadas em relação a esses limites; as permissões de faturação acrescentam tarifa, montante e faturável. Adicionar membros adiciona várias pessoas a um projeto num só passo — se alguma não puder ser adicionada, nenhuma é.
Funções — as funções de faturação disponíveis no projeto principal, cada uma com a sua própria tarifa faturável; edite ou elimine uma função através dos ícones da respetiva linha.
Locais de trabalho — os locais do projeto principal (cidade, estado, país), utilizados pela cascata projeto → local da grelha de Hora.
Faturas — todas as faturas deste projeto principal (apenas com permissões de faturação).

Pessoas

As Pessoas lista todos os membros do projeto, com uma coluna Aprovadores (se puder ver as relações de aprovação) e uma coluna Assistentes (se puder ver as relações de assistência) — vê sempre a sua própria linha. Editar aprovadores abre uma gaveta para adicionar ou remover quem aprova as horas de um membro selecionado; um administrador de aprovações pode escolher Nova relação, escolher qualquer membro e atribuir-lhe o primeiro aprovador; Os meus assistentes permite-lhe indicar os membros que podem atuar como seus assistentes.

Se alguém o indicou como seu assistente, uma faixa A atuar como permite-lhe mudar para os painéis Hora e Viagens dessa pessoa e trabalhar em seu nome — cada alteração que fizer é registada como sua, atribuída a essa pessoa.

Faturação

Contas e detalhes de pagamento

Contas lista as suas contas de faturação associadas ao Stripe — nome, saldo, moeda, prefixo de fatura e dados de contacto — com Nova conta para adicionar uma e acesso direto às faturas dessa conta e, com permissões de faturação, aos respetivos Detalhes de pagamento: informações de transferência bancária (IBAN/SWIFT ou conta/código de encaminhamento, consoante a moeda) e quaisquer métodos de pagamento registados.

Faturas

Faturas lista todas as faturas que pode abrir. Escolha um estado no seletor no início da linha de pesquisa — Em aberto, Vencida, Rascunho, Paga, Anulada, Todas — e restrinja por número de fatura, cliente ou projeto principal. Quando nada corresponde, o painel indica-o e oferece Limpar pesquisa, que repõe os campos de pesquisa mas mantém qualquer filtro com que chegou a partir do Início. Um rascunho ainda sem número mostra Rascunho na coluna do número, e as colunas de montantes apresentam Horas $, Despesas $ e Itens $. Nova fatura inicia um rascunho e escolhe primeiro o respetivo projeto principal: o cliente provém do projeto principal e o número de PO do projeto principal é colocado na fatura. A fatura aparece então no separador Faturas desse projeto principal. Ao abrir uma fatura, é mostrado o seu cabeçalho (cliente, montantes, data de vencimento, estado) sobre três separadores — Itens, Hora, Viagens. Adicionar horas e Adicionar viagens substituem o separador atual, no local, por um seletor de horas ou viagens não faturadas; selecione o que pertence a esta fatura e adicione-o em massa (Adicionar horas selecionadas ou Adicionar viagens selecionadas, com Anterior para voltar). A adição e remoção de itens, horas e viagens (Remover selecionados) só é oferecida enquanto a fatura for um rascunho. Um rascunho de fatura pode ser editado ou Submetido, o que lhe atribui o número de fatura e a finaliza; uma fatura em aberto pode ser Anulada. Só um rascunho de fatura pode ser eliminado, e eliminá-lo devolve as respetivas horas e viagens ao estado não faturado. Uma fatura paga não pode ser anulada. PDF de recibos transfere um único PDF que reúne todos os recibos por trás das viagens faturadas da fatura.

Destinatários de contas a receber

Destinatários de contas a receber é onde os utilizadores das finanças gerem quem recebe um e-mail quando uma fatura é submetida. Adicione ou remova destinatários aqui; submeter uma fatura envia um e-mail a todos os da lista.

Anulações

Anulações abre o painel Anular faturas, que lista todas as faturas em aberto elegíveis para anulação, para que possa devolver as respetivas horas e despesas faturadas ao conjunto não faturado sem ter de procurar primeiro a fatura. A anulação é definitiva: não pode ser desfeita.

Manter tudo em dia

Submeter uma folha envia um e-mail aos seus aprovadores; aprovar, devolver ou reabrir uma folha envia um e-mail ao membro, com a sua nota anexada numa devolução ou reabertura. Cada notificação liga diretamente à folha a que diz respeito. Se não tiver submetido ou obtido a aprovação de uma folha da semana atual, recebe um e-mail de lembrete na sexta-feira à tarde.

O que foi corrigido pelo caminho

Esta versão também fecha lacunas de propriedade nos ecrãs mais antigos que a aplicação Projeto substitui: ler as horas, despesas ou recibos de outro membro exigia ser o seu aprovador, e alguns ecrãs não verificavam isso de todo. Isto foi corrigido e nenhum aprovador — nos ecrãs novos ou nos antigos — pode aprovar a sua própria folha de horas ou relatório de despesas, mesmo a partir de uma relação de autoaprovação já existente na conta.