Lançar um lançamento de diário no NetSuite

Lance lançamentos de diário das tabelas de um projeto do PlaidCloud no NetSuite com o passo de fluxo de trabalho Post NetSuite Journal Entry. Este guia cria um lote a partir de uma tabela de cabeçalho e de uma tabela de linhas, pré-visualiza-o sem tocar no NetSuite, lança-o e, por fim, lê o resultado.

Cuidado

Percorra a secção Pré-visualizar e validar abaixo em cada lote antes de lançar em produção e, na primeira vez que executar este passo numa conta real, reconcilie alguns lançamentos diretamente no NetSuite.

Pré-requisitos

• Uma ligação ao NetSuite funcional, com uma função que possa criar lançamentos de diário (acesso Create ao registo Journal Entry, além da configuração REST/OAuth abordada no guia de leitura).
• Duas tabelas de origem no seu projeto:
  • Uma tabela de cabeçalho com uma linha por lançamento de diário.
  • Uma tabela de linhas com uma ou mais linhas de débito/crédito por lançamento de diário.

Nota

As tabelas de cabeçalho e de linhas podem vir de qualquer ponto do fluxo de trabalho — uma importação, uma transformação anterior, uma tabela dinâmica. O único requisito é que ambas tenham uma coluna Journal ID que associe cada linha à respetiva linha de cabeçalho.

Preparar as tabelas de cabeçalho e de linhas

1. Crie ou importe uma tabela de cabeçalho com uma linha por lançamento de diário. No mínimo, precisa de:

   Coluna	Mapeia para	Obrigatório
   Um identificador do diário	Journal ID	Sim
   A subsidiária do NetSuite	Subsidiary	Sim
   A data do lançamento	Data de lançamento	Sim
   A moeda do NetSuite	Currency	Não
   Uma nota ao nível do lançamento	Memo	Não
   Um ID externo fornecido pelo autor da chamada	External ID	Não

2. Crie ou importe uma tabela de linhas com uma ou mais linhas por lançamento de diário, partilhando o mesmo identificador de diário da respetiva linha de cabeçalho:

   Coluna	Mapeia para	Obrigatório
   O identificador do diário	Journal ID	Sim
   A conta do razão geral	Account	Sim
   O montante de débito (0 se não existir)	Debit	Sim
   O montante de crédito (0 se não existir)	Credit	Sim
   Uma nota ao nível da linha	Memo	Não
   Departamento, classe, localização, entidade	Department / Class / Location / Entity	Não

   Cuidado

   As linhas de cada lançamento de diário têm de estar equilibradas — o total de débitos tem de ser igual ao total de créditos, ao cêntimo. Um lançamento desequilibrado nunca é enviado para o NetSuite; é registado como erro (consulte Pré-visualizar e validar).

3. Agregue os montantes nestas duas tabelas ao nível a que pretende lançar — um lançamento por dia, por documento, por lote — com os passos de tabela habituais (uma tabela dinâmica, uma agregação com agrupamento ou uma junção). O Journal ID é o que associa um conjunto de linhas à respetiva linha de cabeçalho, pelo que deve construí-lo como uma chave única por lançamento de diário e partilhada por todas as linhas que lhe pertencem.

Configurar o passo

1. Adicione um passo Post NetSuite Journal Entry ao seu fluxo de trabalho.

2. No separador Connection, defina NetSuite Connection com a sua ligação ao NetSuite e escolha um Environment.

3. No separador Data:

   • Defina Journal Entry Header Table e Journal Entry Lines Table com as tabelas que criou acima.
   • Deixe Test Only Mode assinalado por agora — consulte Pré-visualizar e validar.
   • Deixe Continue posting remaining entries if one entry fails assinalado, a menos que prefira que um lote pare logo no primeiro lançamento com erro.
   • Deixe Submit Asynchronously desativado, a menos que precise especificamente do caminho de aceitação assíncrona do NetSuite para um lote de grande volume — consulte Submissão assíncrona abaixo.
   • Defina Posting Result Table com uma tabela que o PlaidCloud possa criar ou substituir. Vai querer fazê-lo em todas as execuções, não apenas na primeira — consulte Ler a tabela de resultados.

4. No separador Header Map, mapeie as colunas da tabela de cabeçalho para Journal ID, Subsidiary, Data de lançamento e (se existirem) Currency, Memo e External ID. Utilize Header Filters se pretender lançar apenas um subconjunto das linhas de cabeçalho.

5. No separador Line Map, mapeie as colunas da tabela de linhas para Journal ID, Account, Debit, Credit e (se existirem) Memo, Department, Class, Location e Entity. Utilize Line Filters da mesma forma.

Nota

Todos os campos de ID interno — Subsidiary, Account, Currency, Department, Class, Location, Entity — recebem o ID interno do NetSuite, não o nome de apresentação. Se os seus dados de origem trouxerem o nome de apresentação, resolva-o primeiro para o ID interno (uma pesquisa numa pequena tabela de referência extraída do NetSuite ou uma junção a uma que mantenha).

Pré-visualizar e validar

Com Test Only Mode assinalado, execute o passo. O PlaidCloud constrói cada lançamento de diário a partir dos dados mapeados e executa as mesmas verificações que faria antes de lançar — débitos e créditos equilibrados, campos obrigatórios presentes, data de lançamento válida — sem fazer uma única chamada ao NetSuite. Nada é lançado.

1. Execute o passo (consulte Executar um único passo num fluxo de trabalho).

2. Abra a tabela de resultados e confirme que todas as linhas que esperava lançar apresentam status = validated. Qualquer linha com error indica o Journal ID do lançamento e o problema — normalmente um lançamento desequilibrado, uma Account em falta ou uma Subsidiary ou Data de lançamento em branco.

3. Corrija os dados de origem (ou os mapeamentos e filtros) de qualquer linha com error e execute novamente até o lote ser validado sem erros.

Lançar o lote

Quando um lote for validado sem erros, desassinale Test Only Mode e execute o passo novamente. Desta vez, o PlaidCloud lança efetivamente cada lançamento validado no NetSuite.

Cuidado

Lançar não é o mesmo que voltar a validar — execute sempre novamente em Test Only Mode após qualquer alteração aos dados de origem ou aos mapeamentos, e só o desative quando estiver confiante no resultado. Um passo agendado para ser executado sem supervisão deve ser tratado como qualquer outra escrita sem supervisão nos seus livros contabilísticos.

Submissão assíncrona

Submit Asynchronously envia cada lançamento com o cabeçalho de aceitação assíncrona do NetSuite, em vez de aguardar uma criação e leitura síncronas. O NetSuite coloca o lançamento em fila e responde de imediato; o PlaidCloud regista-o como pending, com uma referência de submissão, em vez de posted ou error.

Cuidado

Atualmente, nada resolve automaticamente um lançamento pendente. O que o resolve é executar novamente este passo — o passo procura um lançamento pendente pela respetiva referência de submissão e regista o seu resultado final (posted ou error). Se ativar Submit Asynchronously, inclua a nova execução do passo no seu fluxo de trabalho (uma nova execução agendada ou um passo seguinte no mesmo fluxo de trabalho) em vez de tratar todas as linhas pending como concluídas. Deixe esta opção desativada, a menos que precise dela para um lote de grande volume em que o caminho síncrono seja demasiado lento.

Ler a tabela de resultados

A tabela de resultados contém uma linha por lançamento de diário tentado, qualquer que seja o modo em que o passo foi executado:

Coluna	Descrição
journal_id	O Journal ID da sua tabela de cabeçalho.
external_id	O ID externo utilizado nesta tentativa de lançamento (ver abaixo).
internal_id	O ID interno do NetSuite para o lançamento criado ou a referência de submissão assíncrona enquanto pending. Em branco em Test Only Mode e em caso de erro.
status	validated, posted, pending (Submit Asynchronously aceitou o lançamento, mas o NetSuite ainda não o confirmou) ou error.
message	Detalhe do erro em error. Em branco em posted/validated.

Construa os passos seguintes — uma notificação para qualquer linha error, uma junção à tabela de cabeçalho para registar o internal_id — a partir desta tabela e não a partir do estado de execução do próprio passo, uma vez que um lançamento com erro num lote grande não faz falhar o passo inteiro quando Continue posting remaining entries está ativo.

Voltar a executar um lote em segurança

Cada lançamento é enviado com um ID externo determinístico, construído a partir do projeto, da ligação, do Journal ID, da Data de lançamento e dos montantes das linhas. Voltar a executar o passo sobre um lançamento inalterado reutiliza esse mesmo ID externo, e o tratamento de IDs externos do próprio NetSuite impede a criação de duplicados — por isso, voltar a executar um fluxo de trabalho após uma falha transitória é seguro para os lançamentos que não foram alterados.

Cuidado

Essa proteção abrange apenas um lançamento inalterado. Se editar as linhas de um lançamento — um montante diferente, uma linha adicionada ou removida — e voltar a executar o passo, o PlaidCloud calcula um novo ID externo e o NetSuite regista-o como um segundo lançamento de diário, e não como uma atualização do primeiro. Para corrigir um lançamento que já foi lançado, corrija-o diretamente no NetSuite. Se definir o seu próprio valor na coluna External ID da tabela de cabeçalho, este substitui o gerado pelo PlaidCloud, caso precise que os IDs externos sigam o seu próprio esquema.

Relacionado

• Ligar ao NetSuite — configure a ligação através da qual este passo lança
• Referência de Post NetSuite Journal Entry — referência completa de campos e configuração
• Exemplos de consultas SuiteQL do NetSuite — extraia as subsidiárias, contas e dimensões de que precisa como IDs internos
• Utilização avançada do Data Mapper