Criar um Modelo de Alocação

Este tutorial acompanha a criação de uma alocação de custos completa no PlaidCloud. No final, terá um modelo funcional que distribui um conjunto de custos por uma dimensão de destino com dados de indutores — a base do custeio baseado em atividades, do reembolso de custos de TI e da distribuição de serviços partilhados.

Demora cerca de uma hora. As alocações são a funcionalidade mais distintiva do PlaidCloud; esta é a melhor forma de compreender o modelo.

O Que Vai Construir

Distribuir o custo total do departamento de TI pelas unidades de negócio, ponderado pelo número de utilizadores de cada unidade.

IT cost table  →  ┐
                  ├→  Allocation step  →  results table
User counts    →  ┤      (driver-based)
                  ┘
                  ↑
        Business unit dimension

Pré-requisitos

• Uma área de trabalho PlaidCloud (comece uma avaliação gratuita se não tiver uma)
• Um projeto que contenha ou possa importar:
  • Valores a alocar — custo de TI por mês, total ou por subcategoria
  • Dados de indutores — número de utilizadores por unidade de negócio
  • Uma dimensão — hierarquia de unidades de negócio (unidades → divisões → empresa)
• Familiaridade com Conceitos — área de trabalho, projeto, fluxo de trabalho, dimensão, alocação

Nota

Se ainda não tiver os dados de origem, pode preparar pequenos ficheiros CSV e seguir Carregar, transformar e publicar dados para os importar primeiro.

Passo 1: Configurar as Entradas

Confirme que tem estas três coisas no seu projeto:

Objeto	O que contém
Tabela it_cost	Custo total de TI (por exemplo, uma linha por mês com o montante)
Tabela users_by_bu	Uma linha por unidade de negócio com uma coluna user_count
Dimensão business_units	Hierarquia de unidades de negócio, com nós folha que correspondem aos nomes das unidades em users_by_bu

Se faltar alguma coisa, carregue-a através de um fluxo de trabalho antes de continuar.

Passo 2: Criar o Fluxo de Trabalho de Alocação

1. Abra o projeto e mude para o separador Fluxos de trabalho.
2. Clique em Novo fluxo de trabalho. Dê-lhe o nome «IT Cost Allocation».
3. Abra o novo fluxo de trabalho no Explorador de fluxos de trabalho.

Passo 3: Adicionar o Passo de Alocação

1. Adicione um novo passo da categoria Alocações. Escolha Allocation Rules — a opção mais flexível.
2. Configure a origem:
   • Tabela de origem: it_cost
   • Coluna do montante de origem: a coluna com o montante em dólares
3. Configure o indutor:
   • Tabela de indutores: users_by_bu
   • Coluna do valor do driver: user_count
   • Coluna de correspondência do driver: a coluna com o nome da unidade de negócio
4. Configure o destino:
   • Dimensão de destino: business_units
   • Nível de destino: escolha o nível da hierarquia para o qual alocar (normalmente o nível folha)
5. Configure a saída:
   • Tabela de resultados: it_cost_allocated

Passo 4: Executar e Inspecionar

1. Execute o passo.
2. Abra o separador Tabelas e clique em it_cost_allocated.
3. Cada linha representa uma fatia de custo atribuída a uma unidade de negócio. As colunas incluem:
   • O montante de origem (por exemplo, o custo total de TI do mês)
   • A unidade de negócio de destino
   • O valor do indutor utilizado (o número de utilizadores dessa unidade)
   • A taxa de alocação (número de utilizadores ÷ número total de utilizadores em todas as unidades)
   • O montante alocado (origem × taxa)

Passo 5: Verificar os Números

Três verificações que toda a alocação deve cumprir:

1. Reconciliação do total — a soma dos montantes alocados é igual ao total de origem (dentro da tolerância de arredondamento)
2. Soma das taxas — as taxas de alocação somam 1,0 (= 100%) por linha de origem
3. Cobertura — todas as unidades de negócio da sua dimensão que devem receber uma fatia receberam-na efetivamente

O guia Resultados da alocação tem uma lista de verificação completa.

Se algo não bater certo, os problemas mais comuns são:

• Dados de indutores em falta — uma unidade de negócio na dimensão sem linha em users_by_bu não recebe alocação
• Nomes que não coincidem — a tabela de indutores diz «Sales East» mas a dimensão diz «Sales-East» (espaçamento/maiúsculas e minúsculas diferentes não coincidem)
• Indutores nulos ou negativos — produzem alocações nulas ou inesperadas

Passo 6: Utilizar os Resultados

A tabela de resultados é como qualquer outra tabela do PlaidCloud — pode ser:

• Juntada a outras tabelas em passos seguintes do fluxo de trabalho (por exemplo, para adicionar uma coluna de custo totalmente imputado ao razão geral)
• Publicada para painéis de controlo ou consumidores externos
• Realocada como origem da ronda seguinte de alocações (para modelos em cascata)

Variações a Experimentar

Quando o modelo base funcionar, extensões comuns:

• Vários conjuntos de custos — substitua a linha única it_cost por uma linha por subcategoria de TI (computação, armazenamento, licenciamento) e aloque cada uma de forma independente com indutores diferentes
• Vários períodos — particione a origem por mês e produza um resultado de alocação por período
• Alocações em camadas — aloque os gastos gerais da divisão às unidades, depois os custos das unidades aos produtos e depois os custos dos produtos aos clientes. Cada camada é o seu próprio passo de alocação
• Alocações recursivas — quando os serviços partilhados se consomem mutuamente (a TI serve os RH, os RH servem a TI). Consulte Alocações recursivas
• Atribuição baseada em regras — quando a distribuição depende de mais do que um indutor e varia consoante a origem, crie uma dimensão de alocação com o assistente guiado em vez de ligar uma única tabela de indutores. Consulte Criar uma dimensão de alocação

Passos Seguintes

• Guia de alocações — todas as opções e escolhas de configuração
• Etiquetagem baseada em regras — regras de alocação diferentes por linha de origem
• Referência dos passos de alocação — todos os passos de fluxo de trabalho da categoria Alocação
• Guia de dimensões — construir as hierarquias que as alocações têm como destino