Gestão de membros

O Identity permite adicionar, remover e/ou suspender membros da área de trabalho. Como os membros do PlaidCloud podem pertencer a várias áreas de trabalho, remover um membro da área de trabalho não elimina a conta do membro do PlaidCloud.

Novos membros

Convidar novos membros

Adicionar um membro é enviar um convite: escolhe uma função e introduz um ou mais endereços de correio eletrónico, e cada endereço origina uma nova conta de membro com essa função.

Para convidar membros:

1. Abra Identity
2. Selecione o separador “Member”
3. Clique em “All” no menu pendente para apresentar os membros
4. Clique em “Adicionar membro da área de trabalho”
5. Em “Invite as”, escolha Leitor ou Builder (consulte Leitor vs. Builder)
6. Introduza o nome próprio, o apelido e o idioma
7. No campo “Email(s)”, introduza um endereço de correio eletrónico por linha para convidar várias pessoas em simultâneo
8. Clique no botão “Create”

Cada endereço convidado torna-se um novo membro com a função escolhida. Numa área de trabalho que não impõe o início de sessão único, todos os membros convidados — Leitor ou Builder — recebem o mesmo correio eletrónico de boas-vindas com uma ligação para definir a palavra-passe. Numa área de trabalho que impõe o início de sessão único, os membros convidados iniciam sessão através do fornecedor de identidade, pelo que não é enviado nenhum correio eletrónico para definir a palavra-passe.

A função escolhida concede de imediato a capacidade ao nível da área de trabalho desse membro — um Builder pode criar e editar conteúdo imediatamente em qualquer local a que tenha acesso ao projeto. No entanto, convidar não adiciona por si só o novo membro a um projeto específico: conceda o acesso a projetos individuais em separado, em qualquer altura, a partir da lista de membros de cada projeto.

Adicionar alguém que já tem uma conta

Se um endereço já pertencer a um membro da área de trabalho, incluindo alguém cuja conta tenha sido criada automaticamente na primeira vez que iniciou sessão com o início de sessão único, Adicionar membro da área de trabalho adiciona-o à área de trabalho em vez de falhar. Qualquer função ou acesso a projetos que tenha escolhido é aplicado, e uma função de projeto superior já existente nunca é reduzida. É enviado de imediato um correio eletrónico de boas-vindas para que saiba que tem acesso, e é apresentada a nota “<email> is already a member of this workspace. A welcome email was sent so they know they have access.”

Este correio eletrónico de boas-vindas indica-lhe que deve iniciar sessão como habitualmente, ou com o início de sessão único. Não inclui uma ligação para definir a palavra-passe e nunca substitui uma palavra-passe que já tenha. Se o envio falhar, é informado, e pode utilizar Reenviar correio eletrónico de boas-vindas na lista Membros.

Algumas contas são recusadas com um motivo:

• Um membro desativado. Ative-o em Membros e, depois, adicione-o.
• Uma conta de sistema.
• Uma conta cujo correio eletrónico não está verificado. Contacte o suporte.

Quando introduz vários endereços, os duplicados são ignorados, independentemente das maiúsculas e minúsculas ou de espaços acidentais.

Leitor vs. Builder

A função de um membro define a sua capacidade ao nível da área de trabalho — o tipo de ações que pode realizar depois de ter acesso a um projeto:

• Leitor — acesso apenas de leitura. Gratuito e ilimitado em todos os planos, pelo que pode convidar tantos leitores quantos quiser. Esta é a função predefinida para um novo convite.
• Builder — pode criar e editar conteúdo. Os Builders contam para o limite de lugares de construção do plano (o plano Free inclui um).

O formulário de convite apresenta uma nota sobre a utilização de lugares que é atualizada à medida que muda de função, indicando se a função escolhida é gratuita ou utiliza um lugar de construção e quantos lugares o plano inclui. Convidar um membro como Builder, ou promover mais tarde um membro existente a Builder, é bloqueado quando o limite de lugares de construção do plano é atingido — a função Leitor não é afetada, uma vez que é gratuita e ilimitada em todos os planos. Contacte o administrador para adicionar lugares se precisar de convidar mais Builders.

Correio eletrónico de boas-vindas ao novo membro

Depois de adicionar um novo membro, é enviado um correio eletrónico de boas-vindas para o endereço indicado — a menos que a área de trabalho imponha o início de sessão único, caso em que não há palavra-passe a definir e não é enviado nenhum correio eletrónico; o novo membro inicia sessão diretamente através do fornecedor de identidade. O correio eletrónico inclui uma única ligação Set your password: o novo membro clica nela, escolhe uma palavra-passe e inicia sessão — não existe um passo separado para pedir primeiro um código de utilização única. A ligação é segura, funciona uma só vez e expira ao fim de 24 horas; se expirar antes de ser utilizada, o membro pode pedir uma nova na página de início de sessão. Se um correio eletrónico de boas-vindas não for entregue, o PlaidCloud tenta enviá-lo novamente de forma automática, pelo que um novo membro nunca fica bloqueado sem que se saiba. Reenviar correio eletrónico de boas-vindas envia um novo correio eletrónico de boas-vindas a partir da lista Membros. É recusado, com o motivo apresentado, para um membro que já tenha definido uma palavra-passe ou iniciado sessão. Se a entrega falhar, é informado em vez de ver uma mensagem de sucesso. O correio eletrónico de boas-vindas pode ser personalizado para fornecer informações adicionais relevantes para a utilização do PlaidCloud pelo novo membro.

Para atualizar ou ver o correio eletrónico de boas-vindas:

1. Abra Identity
2. Selecione o separador “Member”
3. Clique em “Email Welcome Message” no menu pendente
4. Faça os acréscimos ou as alterações pretendidos
5. Clique no botão “Update”

Alterar um administrador da área de trabalho

Apenas um administrador da área de trabalho pode alterar outro administrador da área de trabalho ou tornar alguém administrador. Isto abrange editar os detalhes ou o endereço de correio eletrónico de um administrador, repor ou definir a sua palavra-passe, desativá-lo, reativá-lo ou eliminá-lo, terminar as suas sessões, alterar os seus grupos de segurança e adicioná-lo a um grupo ou removê-lo de um grupo. Um membro que não seja administrador é recusado, assim como uma conta de serviço de projeto ou de agente, como aquela com que é executada uma função definida pelo utilizador, mesmo que tenha permissão para gerir membros. A alteração é recusada com uma mensagem a indicar que apenas um administrador da área de trabalho a pode efetuar.

As alterações a membros que não são administradores funcionam como anteriormente para qualquer pessoa com permissão para gerir membros.

Editar e eliminar um membro

Enquanto um formulário de membro está a ser guardado ou eliminado, os respetivos botões ficam desativados para que um segundo clique não o submeta duas vezes. Eliminar um membro apresenta uma confirmação e atualiza a lista de membros — mesmo que já tenha fechado o formulário.

Ver e gerir as sessões dos membros

Para ver as sessões atuais dos membros:

1. Abra Identity
2. Selecione o separador “Member”
3. Clique em “Session Manager” no menu pendente

A partir desta tabela, é possível ver informações de sessão (sessões atuais e última atividade), bem como terminar sessões, se pretendido.

Para terminar uma sessão:

1. Realce o(s) membro(s) cuja sessão pretende terminar
2. Clique no botão “End Selected Sessions” no canto superior esquerdo

Gerir listas de distribuição (distro)

As listas de distribuição, ou Distros, são simplesmente listas de distribuição de correio eletrónico geridas no PlaidCloud. Oferecem uma forma fácil de enviar rapidamente relatórios, ficheiros e/ou outras informações para grupos. A funcionalidade Lista de distribuição permite gerir listas área de trabalho a área de trabalho. Isto elimina a necessidade de recorrer a listas externas que podem abranger o público pretendido por excesso ou por defeito.

Para gerir listas:

1. Abra Identity
2. Selecione o separador “Distro Lists”
3. Clique no botão “Create New Distro List” para criar uma nova lista
4. Preencha todos os campos obrigatórios do formulário Distro List
5. Clique no botão “create”

Nota

As listas de distribuição podem incluir tanto membros da área de trabalho como não membros

Para gerir os membros da área de trabalho de cada lista:

1. Selecione o ícone da área de trabalho (nuvem) na tabela
2. Para gerir não membros, clique no ícone do globo.

Estado dos alertas por mensagem de texto

O separador Informações do membro de um membro mostra Alertas por mensagem de texto: Subscrito com o número mascarado do membro, Não subscrito ou Subscrição cancelada. É só de leitura. Os membros subscrevem e cancelam a subscrição por si próprios, em Alertas por mensagem de texto no menu do utilizador. Consulte Alertas por mensagem de texto.