Conectar ao Workday Financials

Conecte o PlaidCloud ao Workday Financial Management usando um Integration System User (ISU) e um relatório Report-as-a-Service (RaaS) fornecido pelo cliente para extrair dados financeiros, e lance diários contábeis de volta pela API SOAP do Workday. Este guia aborda a conexão, a etapa de importação e a etapa de lançamento.

Cuidado

Execute toda importação primeiro em um tenant de sandbox e percorra a opção Validate Only descrita abaixo em cada lote de lançamentos antes de lançar em produção.

Nota

Esta é uma conexão diferente do conector REST do Workday genérico, que se destina à API REST do Workday para dados de RH e folha de pagamento. O Workday Financials usa, em vez disso, os web services SOAP e os relatórios RaaS do Workday: use este conector para dados financeiros e lançamento de lançamentos contábeis.

Pré-requisitos

No Workday, você precisa de:

• Um Integration System User (ISU) dedicado ao PlaidCloud, com um Integration System Security Group que conceda acesso aos dados financeiros e ao processo de negócio Submit Accounting Journal.
• O host do tenant do seu Workday (por exemplo, wd5-impl.workday.com) e o nome do tenant.
• Um relatório Report-as-a-Service (RaaS) que você criou no Workday e que retorna os dados que você deseja importar, publicado com acesso Web Service para que o PlaidCloud possa chamar sua URL diretamente.

Nota

O Workday Financials não expõe um conjunto fixo de entidades prontas como o NetSuite ou o Business Central. Em vez disso, você cria a extração como um relatório RaaS no Workday (usando o próprio criador de relatórios do Workday) e fornece ao PlaidCloud a URL desse relatório. Isso dá a você o controle de exatamente quais campos e linhas a importação retorna.

Criar a conexão

1. Abra Tools > Connections e clique em New Connection.

2. Escolha Workday Financials no menu.

3. Preencha os campos:

   Campo	Valor
   Nome	Um nome amigável, por exemplo, Workday Financials Prod.
   Host do tenant	O seu host do Workday, por exemplo, wd5-impl.workday.com.
   Nome do tenant	O nome do seu tenant do Workday.
   Nome de usuário do ISU	O nome de usuário do Integration System User.
   Senha do ISU	A senha do Integration System User.

4. Clique em Create.

Testar a conexão

1. Crie um pequeno relatório RaaS no Workday e publique-o com acesso Web Service.

2. Adicione uma etapa Import Workday Entity a um fluxo de trabalho, defina Conexão do Workday como a sua conexão, RaaS Report URL como a URL do relatório e Tabela de destino como uma tabela temporária.

3. Execute a etapa (consulte Executar uma única etapa em um fluxo de trabalho).

Uma tabela de destino preenchida confirma que as credenciais do ISU, o host do tenant e a URL do relatório estão corretos. Um erro indica o problema: credenciais inválidas, um host de tenant errado ou um ISU sem acesso ao relatório.

Importar dados

1. Adicione uma etapa Import Workday Entity e defina Conexão do Workday, RaaS Report URL e Tabela de destino.

2. Adicione Filtros para limitar a extração: company, ledger, period, accounting_date (intervalo), ledger_account (intervalo) e cost_center são passados como parâmetros do relatório quando o seu relatório RaaS define prompts correspondentes.

3. Execute a etapa e verifique a tabela de destino.

Cuidado

Os filtros só alcançam um parâmetro de relatório que o seu relatório RaaS realmente defina como um prompt. Se um filtro que você definir não tiver um prompt correspondente no relatório, o PlaidCloud o rejeita em vez de ignorá-lo silenciosamente: adicione primeiro o prompt ao relatório no Workday.

Lançar lançamentos contábeis

A etapa Workday Financials: Post Journal Entry registra diários contábeis por meio do pipeline compartilhado de gravação em ERP do PlaidCloud, usando a operação SOAP Submit_Accounting_Journal do Workday.

1. Crie uma tabela de cabeçalho, com uma linha por lançamento contábil, contendo journal_id (o identificador do seu lançamento), company, ledger, accounting_date e memo.

2. Crie uma tabela de linhas, com uma ou mais linhas por journal_id, contendo ledger_account, debit, credit e as colunas de worktag (centro de custo, projeto) que os seus diários exigirem.

3. Adicione uma etapa Workday Financials: Post Journal Entry, defina Conexão do Workday, Tabela de cabeçalho, Tabela de linhas e uma Tabela de resultado.

4. Deixe Validate Only marcado e execute a etapa: o PlaidCloud monta e verifica cada lançamento sem reivindicação no razão e sem lançar nada.

5. Revise a tabela de resultado (uma linha por lançamento: journal_id, natural_key, confirmation_id, status, message). Corrija qualquer linha com error e valide novamente.

6. Desmarque Validate Only e execute novamente para lançar de fato. Deixe Continue On Error marcado, a menos que você queira que um lote pare imediatamente no primeiro lançamento com falha.

Como funciona o lançamento

O PlaidCloud chama Submit_Accounting_Journal para cada lançamento contábil e, como a própria cadeia de aprovação do processo de negócio do Workday pode reter um diário enviado antes de ele ser de fato lançado, consulta o status do processo de negócio do lançamento até que ele atinja um estado final. Um lançamento só é informado como posted quando esse estado final é confirmado: um lançamento enviado, mas preso em uma etapa de aprovação, permanece em quarentena em vez de ser registrado como lançado, de modo que uma aprovação pendente nunca passa silenciosamente como sucesso. A reivindicação no razão do próprio PlaidCloud impede que o mesmo lançamento seja enviado duas vezes em um lote repetido ou reexecutado.

Corrigir um lançamento registrado

Esta etapa nunca exclui nem reescreve um diário registrado. Para corrigir um, lance um novo lançamento com débitos e créditos invertidos em relação ao original, um lançamento de estorno registrado, em vez de editar o original. Isso preserva a trilha de auditoria do próprio Workday e corresponde à forma como as correções são feitas diretamente no aplicativo.

Limites de capacidade: leia antes de lançar em produção

Cuidado

• A importação depende inteiramente do relatório RaaS que você criar. O PlaidCloud não tem entidades prontas do Workday Financials: os campos, os prompts e o controle de acesso do relatório são todos definidos no Workday, e não por este conector. Uma alteração de relatório no Workday pode mudar a forma da sua importação sem nenhuma alteração do lado do PlaidCloud.
• A aprovação do processo de negócio adiciona latência. Se o seu processo de negócio Submit Accounting Journal passar por etapas de aprovação, um lançamento pode ficar pending até que alguém o aprove no Workday; a consulta do estado final espera por isso, de modo que um lançamento pode levar bem mais tempo do que uma chamada a um ERP sem cadeia de aprovação.
• Este conector é distinto do conector REST do Workday genérico. Aquele conector se destina à API REST do Workday (RH/folha de pagamento); use-o somente se você não estiver se conectando ao Workday Financials.

Relacionados

• Conector do Workday Financials: referência de campos.
• Import Workday Entity
• Workday Financials: Post Journal Entry
• Revisar o histórico de lançamentos em ERP: o registro permanente de cada tentativa de lançamento no Workday Financials e seu estado atual.
• Criar e gerenciar uma conexão