Registrar tempo e despesas com o app Projeto

O app Projeto — também chamado de Tempo e despesas, ou T&E — é onde você lança suas próprias horas, as envia para aprovação, revisa viagens e recibos, gerencia projetos mestres e suas equipes e fatura clientes. É um espaço de trabalho ancorado, não um conjunto de janelas flutuantes: uma barra de navegação à esquerda abre cada tela como um painel no centro, e abrir um registro — uma planilha de horas para aprovação, uma viagem, um projeto mestre, uma fatura — ancora os detalhes em uma gaveta à direita, sem perder a lista de onde você partiu.

Um espaço de trabalho ancorado — a barra abre uma tela no centro, no mesmo lugar, e os detalhes de um registro abrem em uma gaveta à direita, sem esconder a lista em que você estava trabalhando.

O layout do espaço de trabalho

A barra é dividida em três seções:

Meu trabalho — Início, Hora, Aprovações, Viagens.
Gerenciar — Setup, Pessoas, Atribuição de viagens.
Faturamento — Faturas, Contas, Destinatários de contas a receber, Anulações.

Um indicador de contagem aparece em um item da barra quando há algo aguardando nele — planilhas que você não enviou, planilhas aguardando sua aprovação, viagens não atribuídas, faturas vencidas — e desaparece quando não resta nada. Cada painel mantém seu lugar quando você sai e volta, lembrando seu último filtro e semana, e os links diretos funcionam como em qualquer outra parte do PlaidCloud: a URL acompanha o painel ou a gaveta que estiver na frente, então um link para uma planilha de horas ou uma fatura específica abre direto nela. Qualquer painel que liste linhas pode exportar o que está visível no momento como CSV.

Duas coisas ajustam o espaço de trabalho à sua janela:

Arraste a gaveta para alargá-la. Segure a pequena alça na borda esquerda da gaveta e arraste; a gaveta mantém a lista ao lado legível, nunca ultrapassa a borda da janela e rola o próprio corpo, de modo que seus botões continuam acessíveis. O PlaidCloud lembra a largura que você escolheu para cada tipo de gaveta e a amplia de novo se você aumentar a janela.
O menu Mais. Quando a barra de ferramentas de um painel é estreita demais para todos os botões, os que não cabem passam para um menu Mais no fim da barra de ferramentas. Filtros e campos de pesquisa permanecem no lugar.

Os valores monetários aparecem com separadores de milhar e a moeda (um símbolo como €, £ ou ¥ quando existe; caso contrário, o código da moeda), e as datas aparecem como o dia do calendário que você escolheu, o mesmo em todos os fusos horários.

Quem pode ver o quê

O que a barra mostra depende da sua função, e um destino para o qual você não tem permissão é omitido da barra por completo, em vez de aparecer desativado:

Qualquer pessoa com acesso ao app vê Início, lança e envia as próprias horas em Hora, vê as próprias viagens e recibos em Viagens e se vê — e, quando visíveis, seus próprios aprovadores e assistentes — em Pessoas.
Aprovações só aparece para membros configurados para aprovar horas. Atribuição de viagens aparece para membros com acesso financeiro, e a guia Todas não atribuídas exige acesso de gerenciamento.
Faturamento — Faturas, Contas, Destinatários de contas a receber e Anulações — só aparece para membros com permissões de faturamento no projeto. Para abrir, faturar ou alterar uma fatura, você também precisa estar em uma equipe sob o projeto mestre da fatura; membros com acesso de gravação financeiro também podem gerenciar faturas cujo projeto mestre esteja ausente ou tenha sido movido.
Taxa, valores monetários, valor do pedido de compra e taxas de faturamento só são visíveis para membros com permissões de faturamento; os demais veem horas e status, sem valores associados.

Um administrador concede essas permissões por meio dos Grupos de segurança.

Início

Início é um conjunto de cartões, cada um exibido somente se for relevante para você:

Horas nesta semana, comparadas com a semana passada.
Planilhas não enviadas — clique para ir a Hora, filtrada pelos seus rascunhos.
Devolvidas a você — planilhas que um aprovador devolveu para alterações — clique para ir a Hora, filtrada por devolvidas.
Aguardando sua aprovação — clique para ir a Aprovações.
Viagens não atribuídas — clique para ir a Atribuição de viagens (financeiro).
Pronto para faturar — horas aprovadas que ainda não estão em uma fatura, com contagem e total — clique para ir a Faturas (financeiro).
Faturas em aberto e Faturas vencidas, cada uma com contagem e total — clique para ir a Faturas, já filtradas (financeiro).

Enquanto você atua em nome de outra pessoa (veja Pessoas abaixo), Início mostra apenas o que é relevante para esse membro — seus próprios cartões pessoais ficam ocultos até você voltar.

Hora

Hora é uma grade semanal, com uma linha por projeto, local de trabalho e indicador de faturável, uma coluna para cada dia, de domingo a sábado, e uma coluna e uma linha de rodapé de Total. Ao escolher um projeto, são exibidos apenas os locais de trabalho configurados para ele, com os projetos que você usou mais recentemente listados primeiro e seu último local de trabalho e indicador de faturável preenchidos como padrão. Mude de semana com Semana anterior, Esta semana e Próxima semana; adicione uma linha com Adicionar linha ou use Copiar semana passada para trazer as linhas da semana passada de uma só vez — qualquer projeto do qual você não participe mais é ignorado e sinalizado. Adicione uma observação a qualquer lançamento no campo Notas. Cada linha é salva conforme você a edita, com seu próprio status e um botão Tentar novamente se o salvamento falhar, e uma linha excluída pode ser desfeita.

Cada planilha tem um indicador de status — Rascunho, Enviado, Aprovado ou Devolvido — e um indicador de faturamento separado, Parcialmente faturado ou Faturado, que pode aparecer em qualquer status depois que as horas forem faturadas. Uma planilha devolvida mostra a observação do aprovador e é reaberta como rascunho para você corrigi-la; uma planilha aprovada mostra um aviso explicando que está bloqueada e desativa todos os controles, exceto logo após a aprovação ou quando você a abriu a partir de um link recebido por e-mail, quando também oferece Reabrir — veja Aprovações abaixo. Para adicionar horas a uma semana que já foi aprovada, escolha Adicionar tempo atrasado: isso inicia uma nova planilha para essa semana, sem alterar a aprovada. Em uma planilha em rascunho ou devolvida, você ainda pode corrigir uma linha cujo projeto tenha sido encerrado. Uma planilha antiga de uma semana que já tem uma mais recente aparece somente leitura, com uma observação e um link Mostrar mais recente. Uma planilha sinaliza — sem bloquear o salvamento — um dia longo, um lançamento em fim de semana ou um projeto em que você ultrapassou as horas alocadas; passar de 24 horas em um único dia é um limite rígido e é recusado de imediato. Adicione uma observação no campo Memorando e depois use Enviar quando a semana estiver pronta para revisão; o envio notifica seus aprovadores por e-mail. Excluir planilha remove um rascunho por completo, com uma confirmação antes. Um painel lateral chamado Minhas planilhas lista suas planilhas, filtráveis por Todos / Rascunho / Enviado / Aprovado / Devolvido, lembra a semana e o filtro que você usou por último, e cada planilha mantém uma linha do tempo de quem a enviou, devolveu, aprovou ou reabriu, e quando.

Com permissões de faturamento, a grade também mostra Taxa, Valor e Faturado por linha; sem elas, aparecem apenas horas e status.

Aprovações

Aprovações lista todas as planilhas enviadas que aguardam você, das mais antigas para as mais recentes, com um filtro Devolvido para o que você já devolveu. Selecione várias e escolha Approve Selected (ele mostra a contagem) para aprová-las juntas em uma única ação do tipo tudo ou nada, ou selecione uma para abri-la na gaveta: o membro, a semana, o memorando, cada lançamento com suas horas diárias e total, quaisquer avisos (um dia longo, um lançamento em fim de semana, um projeto acima das horas alocadas), as horas e o percentual faturável do membro nesta semana e na anterior, e uma linha do tempo de quem enviou, devolveu, aprovou ou reabriu a planilha e quando. Aprovar a remove da fila e o painel seleciona a próxima planilha para você. Devolver para alterações abre uma faixa de observação perguntando o que precisa mudar; digite a observação (obrigatória) e escolha Devolver para notificar o membro por e-mail e retornar a planilha ao rascunho. Cancelar fecha a faixa sem enviar. Você nunca pode aprovar a sua própria planilha, mesmo que exista uma relação de autoaprovador na conta — isso é imposto em todos os caminhos de aprovação, não apenas no mais óbvio. Com permissões de faturamento, a gaveta também mostra taxa e valor por lançamento.

Logo depois de aprovar uma planilha, ou sempre que você abrir uma planilha já aprovada a partir do link recebido por e-mail, Reabrir fica disponível para transformá-la de volta em rascunho — adicione uma observação opcional e escolha Reabrir, e o membro é notificado por e-mail. Fora desses dois momentos, não há uma lista permanente de planilhas aprovadas para reabrir, então a correção de uma aprovação mais antiga começa pelo link de e-mail dessa planilha.

Viagens e atribuição de viagens

Viagens mostra suas próprias viagens, provenientes do Ramp, somente leitura — escolha o que listar na seleção Mostrar — Todos, Não enviado, Não aprovado, Aprovado ou Rápido (suas dez mais recentes). Abra uma viagem para ver suas despesas e recibos na gaveta — cada linha mostra seu Fornecedor, Categoria, Projeto, Pago e o status Auditado —, visualize um recibo ou baixe o PDF de recibos, um único PDF que reúne todos os recibos dessa viagem. Uma seção Recibos anteriores lista os arquivos de recibos de antes do Ramp. Com permissões de faturamento, a lista também mostra o total faturável de cada viagem.

Atribuição de viagens é onde o financeiro atribui viagens a projetos, em três guias — Minhas viagens, Minha equipe, Todas não atribuídas (acesso de gerenciamento) — com Atribuir ao projeto…, Marcar como faturável e Marcar como não faturável disponíveis para uma seleção.

Setup

Setup é onde ficam os projetos mestres, seus subprojetos, funções de faturamento, equipe e locais de trabalho; uma lista de verificação guiada conduz um novo projeto mestre pela primeira equipe e pelos primeiros locais de trabalho. A lista abre mostrando seus projetos mestres — filtre por Abrir / Fechado / Todos, marque Somente meus para ver apenas os seus próprios projetos mestres, ou pesquise — com Novo projeto mestre para criar um. Os clientes aparecem pelo nome. Abrir um projeto mestre mostra seu cabeçalho (cliente, número do pedido de compra e, com permissões de faturamento, o valor do pedido de compra com uma barra de Consumo do pedido de compra mostrando o tempo faturável lançado contra ele) com Editar e Arquivo compactado, acima das guias:

Projetos — os subprojetos do mestre; cada um tem seus próprios indicadores de tempo/despesas habilitados, datas, status e gerente do projeto. Use o ícone de lápis de uma linha para editar um projeto e o ícone de menos para excluí-lo — o formulário Projeto abre em modo de exclusão e pede sua confirmação.
Equipe — quem está atribuído a um projeto, sua função, indicadores de administrador/inativo, limites de tempo e despesas e horas usadas em relação a esses limites; as permissões de faturamento acrescentam taxa, valor e faturável. Adicionar membros adiciona várias pessoas a um projeto de uma só vez — se alguma não puder ser adicionada, nenhuma será.
Funções — as funções de faturamento disponíveis no mestre, cada uma com sua própria taxa faturável; edite ou exclua uma função pelos ícones da linha.
Locais de trabalho — os locais do mestre (cidade, estado, país), usados pela cascata projeto → local da grade de Hora.
Faturas — todas as faturas deste mestre (somente com permissões de faturamento).

Pessoas

Pessoas lista todos os membros do projeto, com uma coluna Aprovadores (se você puder ver as relações de aprovação) e uma coluna Assistentes (se você puder ver as relações de assistência) — você sempre vê a sua própria linha. Editar aprovadores abre uma gaveta para adicionar ou remover quem aprova as horas de um membro selecionado; um administrador de aprovações pode escolher Novo relacionamento, selecionar qualquer membro e atribuir a ele seu primeiro aprovador; Meus assistentes permite indicar os membros que podem atuar como seu assistente.

Se alguém indicou você como assistente, uma faixa Acting as permite alternar para os painéis Hora e Viagens dessa pessoa e trabalhar em nome dela — cada alteração que você faz é registrada como sua, atribuída a ela.

Faturamento

Contas e detalhes de pagamento

Contas lista suas contas de faturamento baseadas no Stripe — nome, saldo, moeda, prefixo da fatura e dados de contato — com Nova conta para adicionar uma e acesso detalhado às faturas dessa conta e, com permissões de faturamento, aos seus Detalhes de pagamento: informações de transferência bancária (IBAN/SWIFT ou conta/roteamento, conforme a moeda) e quaisquer formas de pagamento cadastradas.

Faturas

Faturas lista todas as faturas que você pode abrir. Escolha um status na seleção no início da linha de pesquisa — Em aberto, Vencido, Rascunho, Pago, Anulado, Todos — e restrinja por número da fatura, cliente ou projeto mestre. Quando nada corresponde, o painel informa isso e oferece Limpar pesquisa, que redefine seus campos de pesquisa, mas mantém qualquer filtro com o qual você chegou a partir de Início. Um rascunho que ainda não tem número mostra Rascunho na coluna de número, e as colunas de valores são Tempo $, Despesas $ e Itens $. Nova fatura inicia um rascunho, e você escolhe primeiro o projeto mestre: o cliente vem do mestre, e o número do pedido de compra do mestre é colocado na fatura. A fatura então aparece na guia Faturas desse mestre. Abrir uma fatura mostra seu cabeçalho (cliente, valores, data de vencimento, status) acima de três guias — Itens, Hora, Viagens. Adicionar tempo e Adicionar viagens substituem a guia atual, no mesmo lugar, por um seletor de horas ou viagens não faturadas; selecione o que pertence a esta fatura e adicione tudo de uma vez (Adicionar tempo selecionado ou Adicionar viagens selecionadas, com Voltar para retornar). Adicionar e remover itens, horas e viagens (Remover selecionados) só é possível enquanto a fatura é um rascunho. Um rascunho de fatura pode ser editado ou Enviado, o que atribui o número da fatura e a finaliza; uma fatura em aberto pode ser Anulada. Somente um rascunho de fatura pode ser excluído, e excluí-lo devolve suas horas e viagens ao estado não faturado. Uma fatura paga não pode ser anulada. PDF de recibos baixa um único PDF que reúne todos os recibos das viagens faturadas na fatura.

Destinatários de contas a receber

Destinatários de contas a receber é onde os usuários do financeiro gerenciam quem recebe e-mail quando uma fatura é enviada. Adicione ou remova destinatários aqui; ao enviar uma fatura, todos da lista recebem um e-mail.

Anulações

Anulações abre o painel Anular faturas, que lista todas as faturas em aberto que podem ser anuladas, para que você devolva o tempo e as despesas faturados ao conjunto de não faturados sem precisar procurar a fatura antes. A anulação é definitiva: não pode ser desfeita.

Mantendo tudo em dia

Enviar uma planilha notifica seus aprovadores por e-mail; aprovar, devolver ou reabrir uma planilha notifica o membro, com a sua observação anexada em caso de devolução ou reabertura. Toda notificação leva direto à planilha a que se refere. Se você não enviou ou não teve aprovada uma planilha da semana atual, recebe um e-mail de lembrete na tarde de sexta-feira.

O que foi corrigido pelo caminho

Esta versão também fecha lacunas de propriedade nas telas mais antigas que o app Projeto substitui: ler as horas, despesas ou recibos de outro membro exigia ser o aprovador dele, e algumas telas nem verificavam isso. Isso foi corrigido, e nenhum aprovador — nas telas novas ou nas antigas — pode aprovar a própria planilha de horas ou o próprio relatório de despesas, nem mesmo por uma relação de autoaprovador que já exista na conta.