Lançar um lançamento contábil no NetSuite

Lance lançamentos contábeis de tabelas de projeto do PlaidCloud no NetSuite com a etapa de fluxo de trabalho Post NetSuite Journal Entry. Este guia monta um lote a partir de uma tabela de cabeçalho e uma tabela de linhas, o visualiza sem tocar no NetSuite, depois o lança e lê o resultado.

Cuidado

Siga Visualizar e validar abaixo em todo lote antes de lançar de verdade, e concilie alguns lançamentos diretamente no NetSuite na primeira vez que executar isso em uma conta real.

Pré-requisitos

• Uma conexão do NetSuite funcionando, com uma função que possa criar lançamentos contábeis (acesso de Criar no registro Journal Entry, além da configuração REST/OAuth que o guia de leitura aborda).
• Duas tabelas de origem no seu projeto:
  • Uma tabela de cabeçalho com uma linha por lançamento contábil.
  • Uma tabela de linhas com uma ou mais linhas de débito/crédito por lançamento contábil.

Nota

As tabelas de cabeçalho e de linhas podem vir de qualquer lugar do seu fluxo de trabalho — uma importação, uma transformação anterior, uma tabela dinâmica. O único requisito é que ambas tenham uma coluna Journal ID que vincule cada linha à sua linha de cabeçalho.

Estruture suas tabelas de cabeçalho e de linhas

1. Crie ou importe uma tabela de cabeçalho com uma linha por lançamento contábil. No mínimo, ela precisa de:

   Coluna	Mapeia para	Obrigatória
   Um identificador do lançamento	Journal ID	Sim
   A subsidiária do NetSuite	Subsidiary	Sim
   A data do lançamento	Data de lançamento	Sim
   A moeda do NetSuite	Currency	Não
   Uma observação no nível do lançamento	Memo	Não
   Um ID externo informado por quem chama	External ID	Não

2. Crie ou importe uma tabela de linhas com uma ou mais linhas por lançamento contábil, compartilhando o mesmo identificador do lançamento da sua linha de cabeçalho:

   Coluna	Mapeia para	Obrigatória
   O identificador do lançamento	Journal ID	Sim
   A conta do razão geral	Account	Sim
   O valor do débito (0 se não houver)	Debit	Sim
   O valor do crédito (0 se não houver)	Credit	Sim
   Uma observação no nível da linha	Memo	Não
   Departamento, classe, localização, entidade	Department / Class / Location / Entity	Não

   Cuidado

   As linhas de cada lançamento contábil precisam estar balanceadas — o total de débitos deve ser igual ao total de créditos, até o centavo. Um lançamento desbalanceado nunca é enviado ao NetSuite; ele é registrado como erro (consulte Visualizar e validar).

3. Agrupe os valores nessas duas tabelas no nível em que você está lançando — um lançamento por dia, por documento, por lote — usando suas etapas de tabela habituais (uma tabela dinâmica, uma agregação com agrupamento ou uma junção). O Journal ID é o que liga um conjunto de linhas à sua linha de cabeçalho, então crie-o como uma chave exclusiva por lançamento contábil e compartilhada por todas as linhas que pertencem a ele.

Configure a etapa

1. Adicione uma etapa Post NetSuite Journal Entry ao seu fluxo de trabalho.

2. Na guia Conexão, defina Conexão do NetSuite como sua conexão do NetSuite e escolha um Ambiente.

3. Na guia Dados:

   • Defina Tabela de cabeçalho do lançamento contábil e Tabela de linhas do lançamento contábil como as tabelas que você criou acima.
   • Deixe Test Only Mode marcado por enquanto — consulte Visualizar e validar.
   • Deixe Continue posting remaining entries if one entry fails marcado, a menos que você prefira que um lote pare de imediato no primeiro lançamento com problema.
   • Deixe Submit Asynchronously desativado, a menos que você precise especificamente do caminho de aceitação assíncrona do NetSuite para um lote de alto volume — consulte Envio assíncrono abaixo.
   • Defina Tabela de resultado do lançamento como uma tabela que o PlaidCloud possa criar ou sobrescrever. Você vai querer isso em toda execução, não só na primeira — consulte Leia a tabela de resultado.

4. Na guia Mapa de cabeçalho, mapeie as colunas da sua tabela de cabeçalho para Journal ID, Subsidiary, Data de lançamento e (se você as tiver) Currency, Memo e External ID. Use Filtros de cabeçalho se quiser lançar apenas um subconjunto das linhas de cabeçalho.

5. Na guia Mapa de linhas, mapeie as colunas da sua tabela de linhas para Journal ID, Account, Debit, Credit e (se você as tiver) Memo, Department, Class, Location e Entity. Use Filtros de linhas da mesma forma.

Nota

Todo campo de ID interno — Subsidiary, Account, Currency, Department, Class, Location, Entity — recebe o ID interno do NetSuite, não o nome de exibição. Se os seus dados de origem trazem o nome de exibição, resolva-o primeiro para o ID interno (uma consulta a uma pequena tabela de referência extraída do NetSuite, ou uma junção com uma que você mantém).

Visualizar e validar

Com Test Only Mode marcado, execute a etapa. O PlaidCloud monta cada lançamento contábil a partir dos seus dados mapeados e executa as mesmas verificações que faria antes de lançar — débitos e créditos balanceados, campos obrigatórios presentes, uma data de lançamento válida — sem fazer nenhuma chamada ao NetSuite. Nada é lançado.

1. Execute a etapa (consulte Executar uma única etapa em um fluxo de trabalho).

2. Abra a tabela de resultado e confirme que toda linha que você esperava lançar mostra status = validated. Qualquer linha com error informa o Journal ID do lançamento e o problema — geralmente um lançamento desbalanceado, uma Account ausente, ou uma Subsidiary ou Data de lançamento em branco.

3. Corrija os dados de origem (ou seus mapeamentos e filtros) de qualquer linha error e execute novamente até que o lote seja validado sem erros.

Lançar o lote

Quando um lote for validado sem erros, desmarque Test Only Mode e execute a etapa novamente. Desta vez, o PlaidCloud realmente lança cada lançamento validado no NetSuite.

Cuidado

Lançar não é o mesmo que revalidar — sempre execute novamente em Test Only Mode após qualquer alteração nos dados de origem ou nos mapeamentos, e só o desative quando estiver confiante no resultado. Uma etapa agendada para execução sem supervisão deve ser tratada como você trataria qualquer outra gravação sem supervisão nos seus livros contábeis.

Envio assíncrono

Submit Asynchronously envia cada lançamento com o cabeçalho de aceitação assíncrona do NetSuite, em vez de aguardar uma criação e leitura de confirmação síncronas. O NetSuite coloca o lançamento na fila e responde imediatamente; o PlaidCloud o registra como pending, com uma referência de envio, em vez de posted ou error.

Cuidado

Hoje nada resolve um lançamento pendente automaticamente. Executar esta etapa novamente é o que o resolve — a etapa procura um lançamento pendente pela sua referência de envio e registra o resultado final (posted ou error). Se você ativar Submit Asynchronously, inclua a reexecução da etapa no seu fluxo de trabalho (uma reexecução agendada ou uma etapa posterior no mesmo fluxo de trabalho), em vez de tratar toda linha pending como concluída. Deixe isso desativado, a menos que você precise especificamente disso para um lote de alto volume em que o caminho síncrono seja lento demais.

Leia a tabela de resultado

A tabela de resultado contém uma linha por lançamento contábil tentado, em qualquer modo em que a etapa tenha sido executada:

Coluna	Descrição
journal_id	O Journal ID da sua tabela de cabeçalho.
external_id	O ID externo usado nesta tentativa de lançamento (veja abaixo).
internal_id	O ID interno do NetSuite para o lançamento criado, ou a referência de envio assíncrono enquanto estiver pending. Em branco em Test Only Mode e em caso de erro.
status	validated, posted, pending (Submit Asynchronously aceitou o lançamento, mas o NetSuite ainda não o confirmou) ou error.
message	Detalhes do erro em error. Em branco em posted/validated.

Crie as etapas seguintes — uma notificação para qualquer linha error, uma junção de volta à sua tabela de cabeçalho para registrar internal_id — a partir desta tabela, e não a partir do status de execução da própria etapa, já que um lançamento com problema em um lote grande não faz a etapa inteira falhar quando Continue posting remaining entries está ativado.

Reexecutando um lote com segurança

Cada lançamento é enviado com um ID externo determinístico, construído a partir do seu projeto, da conexão, do Journal ID, da Data de lançamento e dos valores de suas linhas. Reexecutar a etapa sobre um lançamento inalterado reutiliza o mesmo ID externo, e o tratamento de ID externo do próprio NetSuite impede a criação de uma duplicata — portanto, reexecutar um fluxo de trabalho após uma falha transitória é seguro para os lançamentos que não mudaram.

Cuidado

Essa proteção cobre apenas um lançamento inalterado. Se você editar as linhas de um lançamento — um valor diferente, uma linha adicionada ou removida — e reexecutar a etapa, o PlaidCloud calcula um novo ID externo e o NetSuite o registra como um segundo lançamento contábil, não como uma atualização do primeiro. Para corrigir um lançamento que já foi lançado, corrija-o diretamente no NetSuite. Definir seu próprio valor na coluna External ID da tabela de cabeçalho substitui o valor gerado pelo PlaidCloud, caso você precise que os IDs externos sigam o seu próprio esquema.

Relacionados

• Conectar ao NetSuite — configure a conexão pela qual esta etapa lança
• Referência de Post NetSuite Journal Entry — referência completa de campos e configuração
• Exemplos de consultas SuiteQL do NetSuite — extraia as subsidiárias, contas e dimensões de que você precisará como IDs internos
• Uso avançado do Data Mapper