Gerenciamento de membros

O Identity permite adicionar, remover e/ou suspender membros do espaço de trabalho. Como os membros do PlaidCloud podem pertencer a vários espaços de trabalho, remover um membro do espaço de trabalho não exclui a conta dele do PlaidCloud.

Novos membros

Convite de novos membros

Adicionar um membro é um convite: você escolhe uma função e informa um ou mais endereços de e-mail, e cada endereço recebe sua própria conta de novo membro com essa função.

Para convidar membros:

1. Abra Identity
2. Selecione a guia “Member”
3. Clique em “All” no menu suspenso para exibir os membros
4. Clique em “Adicionar membro do espaço de trabalho”
5. Em “Invite as”, escolha Visualizador ou Construtor (consulte Visualizador x Construtor)
6. Informe o nome, o sobrenome e o idioma
7. No campo “Email(s)”, insira um endereço de e-mail por linha para convidar várias pessoas de uma vez
8. Clique no botão “Create”

Cada endereço convidado se torna um novo membro com a função que você escolheu. Em um espaço de trabalho que não exige logon único, todo membro convidado, Visualizador ou Construtor, recebe o mesmo e-mail de boas-vindas com um link para definir a senha. Em um espaço de trabalho que exige logon único, os membros convidados entram por meio do seu provedor de identidade, portanto nenhum e-mail para definir a senha é enviado.

A função que você escolhe concede de imediato ao membro a capacidade no nível do espaço de trabalho: um Construtor pode criar e editar conteúdo imediatamente em qualquer lugar em que tenha acesso ao projeto. No entanto, convidar não adiciona o novo membro a um projeto específico por si só: conceda acesso a projetos individuais separadamente, a qualquer momento, na lista de membros de cada projeto.

Adição de alguém que já tem uma conta

Se um endereço já pertence a um membro do espaço de trabalho, inclusive alguém cuja conta foi criada automaticamente no primeiro login com o seu logon único, Adicionar membro do espaço de trabalho adiciona essa pessoa ao espaço de trabalho em vez de falhar. Qualquer função ou acesso a projetos que você escolheu é aplicado, e uma função de projeto mais alta já existente nunca é rebaixada. Um e-mail de boas-vindas é enviado na hora para que a pessoa saiba que tem acesso, e você vê a observação “<email> is already a member of this workspace. A welcome email was sent so they know they have access.”

Esse e-mail de boas-vindas orienta a pessoa a entrar normalmente ou com logon único. Ele não tem link para definir senha e nunca substitui uma senha que a pessoa já tenha. Se o envio falhar, você é avisado e pode usar Reenviar e-mail de boas-vindas na lista Membros.

Algumas contas são recusadas, com um motivo:

• Um membro desativado. Ative-o em Membros e depois adicione-o.
• Uma conta de sistema.
• Uma conta cujo e-mail não foi verificado. Entre em contato com o suporte.

Quando você insere vários endereços, os duplicados são ignorados, independentemente de maiúsculas e minúsculas ou de espaços extras.

Visualizador x Construtor

A função de um membro define a capacidade dele no nível do espaço de trabalho, ou seja, o que ele pode fazer depois de ter acesso a um projeto:

• Visualizador: acesso somente leitura. Gratuito e ilimitado em todos os planos, portanto você pode convidar quantos visualizadores quiser. Esta é a função padrão para um novo convite.
• Construtor: pode criar e editar conteúdo. Os construtores contam para o limite de licenças de construção do seu plano (o plano Free inclui uma).

O formulário de convite mostra uma observação sobre o uso de licenças que é atualizada conforme você alterna entre as funções, informando se a função escolhida é gratuita ou usa uma licença de construção e quantas licenças o seu plano inclui. Convidar um Construtor, ou promover a Construtor um membro existente, é bloqueado quando o limite de licenças de construção do plano é atingido; o Visualizador não é afetado, pois é gratuito e ilimitado em todos os planos. Entre em contato com seu administrador para adicionar licenças se precisar convidar mais Construtores.

E-mail de boas-vindas ao novo membro

Depois de adicionar um novo membro, um e-mail de boas-vindas é enviado ao endereço informado, a menos que o espaço de trabalho exija logon único; nesse caso, não há senha a definir e nenhum e-mail é enviado, e o novo membro entra diretamente por meio do seu provedor de identidade. O e-mail inclui um único link Set your password: o novo membro clica nele, escolhe uma senha e entra, sem precisar de uma etapa separada para solicitar antes um código de uso único. O link é seguro, funciona uma vez e expira após 24 horas; se expirar antes de ser usado, o membro pode solicitar um novo na página de login. Se um e-mail de boas-vindas não for entregue, o PlaidCloud tenta enviá-lo novamente de forma automática, de modo que um novo membro nunca fique bloqueado sem aviso. Reenviar e-mail de boas-vindas envia um novo e-mail de boas-vindas a partir da lista Membros. A ação é recusada, com o motivo exibido, para um membro que já definiu uma senha ou já entrou. Se a entrega falhar, você é avisado em vez de ver uma mensagem de sucesso. O e-mail de boas-vindas pode ser personalizado para incluir informações adicionais relevantes para o uso do PlaidCloud pelo novo membro.

Para atualizar ou ver o e-mail de boas-vindas:

1. Abra Identity
2. Selecione a guia “Member”
3. Clique em “Email Welcome Message” no menu suspenso
4. Faça as adições ou alterações desejadas
5. Clique no botão “Update”

Alteração de um administrador do espaço de trabalho

Somente um administrador do espaço de trabalho pode alterar outro administrador do espaço de trabalho ou tornar alguém administrador. Isso abrange editar os detalhes ou o endereço de e-mail de um administrador, redefinir ou definir a senha dele, desativá-lo, reativá-lo ou excluí-lo, encerrar suas sessões, alterar seus grupos de segurança e adicioná-lo a um grupo ou removê-lo dele. Um membro que não seja administrador é recusado, assim como uma conta de serviço de projeto ou de agente, como aquela sob a qual uma função definida pelo usuário é executada, mesmo que tenha permissão para gerenciar membros. A alteração é recusada com uma mensagem informando que somente um administrador do espaço de trabalho pode fazê-la.

As alterações em membros que não são administradores funcionam como antes para qualquer pessoa com permissão para gerenciar membros.

Edição e exclusão de um membro

Enquanto um formulário de membro está sendo salvo ou excluído, seus botões ficam desativados para que um segundo clique não envie a ação duas vezes. Excluir um membro exibe uma confirmação e atualiza a lista de membros, mesmo que você já tenha fechado o formulário.

Visualização e gerenciamento de sessões de membros

Para ver as sessões atuais dos membros:

1. Abra Identity
2. Selecione a guia “Member”
3. Clique em “Session Manager” no menu suspenso

Nessa tabela, é possível ver informações das sessões (sessões atuais e última atividade), além de encerrar sessões, se desejado.

Para encerrar uma sessão:

1. Selecione os membros que você deseja desconectar
2. Clique no botão “End Selected Sessions” no canto superior esquerdo

Gerenciamento de listas de distribuição (distro)

As listas de distribuição, ou Distros, são simplesmente listas de distribuição de e-mail gerenciadas dentro do PlaidCloud. Elas oferecem uma maneira fácil de enviar rapidamente relatórios, arquivos e/ou outras informações a grupos. O recurso de lista de distribuição permite gerenciar listas espaço de trabalho por espaço de trabalho. Isso elimina a necessidade de depender de listas externas que podem abranger mais ou menos do que o público pretendido.

Para gerenciar listas:

1. Abra Identity
2. Selecione a guia “Distro Lists”
3. Clique no botão “Create New Distro List” para criar uma nova lista
4. Preencha todos os campos obrigatórios do formulário da lista de distribuição
5. Clique no botão “create”

Nota

As listas de distribuição podem incluir membros e não membros do espaço de trabalho

Para gerenciar os membros do espaço de trabalho de cada lista:

1. Selecione o ícone do espaço de trabalho (nuvem) na tabela
2. Para gerenciar não membros, clique no ícone de globo.

Status dos alertas por texto

A guia Informações do membro de um membro mostra Alertas por texto: Aceitou receber com o número mascarado do membro, Não aceitou receber ou Cancelou o recebimento. Ela é somente leitura. Os membros ativam e desativam o recebimento por conta própria, em Alertas por texto no menu do usuário. Consulte Alertas por texto.