프로젝트 앱으로 시간 및 경비 추적

프로젝트 앱(시간 및 경비 또는 T&E라고도 합니다)에서는 본인의 시간을 입력하고 승인받으며, 출장과 영수증을 검토하고, 마스터 프로젝트와 팀을 운영하며, 고객에게 청구할 수 있습니다. 이 앱은 떠다니는 여러 창이 아니라 하나의 도킹형 워크스페이스입니다. 왼쪽의 탐색 레일에서 항목을 선택하면 각 화면이 가운데에 패널로 열리고, 승인할 시간표, 출장, 마스터 프로젝트, 송장 같은 레코드를 열면 작업 중이던 목록을 그대로 둔 채 오른쪽 드로어에 상세 정보가 도킹됩니다.

하나의 도킹형 워크스페이스입니다. 레일에서 화면이 가운데에 제자리로 열리고, 레코드의 상세 정보는 작업 중이던 목록을 가리지 않은 채 오른쪽 드로어에 열립니다.

워크스페이스 레이아웃

레일은 세 개의 섹션으로 구성됩니다.

내 작업 - 홈, 시간, 승인, 출장.
관리 - Setup, 사용자, 출장 할당.
청구 - 송장, 계정, AR 수신자, 무효 처리.

처리할 항목이 있으면 레일 항목에 개수 배지가 표시됩니다. 제출하지 않은 시간표, 승인 대기 중인 시간표, 할당되지 않은 출장, 연체 송장이 해당하며, 남은 항목이 없으면 배지가 사라집니다. 각 패널은 다른 곳으로 이동했다가 돌아와도 마지막으로 사용한 필터와 주를 기억한 채 제자리를 유지하며, 딥 링크도 PlaidCloud의 다른 곳과 동일하게 동작합니다. 앞에 표시된 패널이나 드로어를 따라 URL이 바뀌므로, 특정 시간표나 송장으로 연결되는 링크를 열면 해당 항목이 바로 열립니다. 행을 나열하는 모든 패널에서는 현재 표시된 내용을 CSV로 내보낼 수 있습니다.

워크스페이스를 창 크기에 맞추는 방법은 두 가지입니다.

드로어 너비 늘리기. 드로어 왼쪽 가장자리의 얇은 손잡이를 잡고 끌면 됩니다. 드로어는 옆의 목록이 읽기 쉬운 상태를 유지하고, 창 가장자리를 넘지 않으며, 본문만 따로 스크롤되어 버튼이 항상 보입니다. PlaidCloud는 드로어 종류별로 선택한 너비를 기억하고, 창을 키우면 너비를 다시 늘립니다.
더 보기 메뉴. 패널의 도구 모음이 좁아 모든 버튼을 표시할 수 없으면, 들어가지 않는 버튼은 도구 모음 끝의 더 보기 메뉴로 이동합니다. 필터와 검색 필드는 제자리에 남습니다.

금액은 천 단위 구분 기호와 통화와 함께 표시됩니다(€, £, ¥처럼 기호가 있으면 기호를, 없으면 통화 코드를 사용합니다). 날짜는 선택한 달력상의 날짜 그대로 표시되며 모든 시간대에서 동일합니다.

볼 수 있는 항목

레일에 표시되는 내용은 역할에 따라 달라집니다. 권한이 없는 대상은 비활성화된 상태로 표시되지 않고 레일에서 완전히 제외됩니다.

앱에 액세스할 수 있는 사용자는 누구나 홈을 볼 수 있고, 시간에서 본인의 시간을 입력하고 제출하며, 출장에서 본인의 출장과 영수증을 보고, 사용자에서 본인 정보(그리고 표시되는 경우 본인의 승인자와 어시스턴트)를 볼 수 있습니다.
승인은 시간을 승인하도록 설정된 멤버에게만 표시됩니다. 출장 할당은 재무 액세스 권한이 있는 멤버에게 표시되며, 할당되지 않은 모든 항목 탭에는 관리 액세스 권한이 필요합니다.
청구(송장, 계정, AR 수신자, 무효 처리)는 프로젝트에 대한 청구 권한이 있는 멤버에게만 표시됩니다. 송장을 열거나 청구하거나 변경하려면 해당 송장의 마스터 프로젝트에 속한 팀에도 소속되어 있어야 합니다. 재무 쓰기 권한이 있는 멤버는 마스터 프로젝트가 없거나 이동된 송장도 관리할 수 있습니다.
요율, 금액, PO 금액, 청구 요율은 청구 권한이 있는 멤버에게만 표시되며, 그 외 멤버에게는 금액 없이 시간과 상태만 표시됩니다.

관리자는 보안 그룹을 통해 이러한 권한을 부여합니다.

홈

홈은 카드 모음이며, 각 카드는 해당하는 경우에만 표시됩니다.

이번 주 시간 - 지난주와 비교해 보여 줍니다.
제출되지 않은 시간표 - 클릭하면 초안으로 필터링된 시간으로 이동합니다.
반려된 항목 - 승인자가 수정을 요청하며 되돌린 시간표입니다. 클릭하면 반품됨으로 필터링된 시간으로 이동합니다.
승인 대기 중 - 클릭하면 승인으로 이동합니다.
할당되지 않은 출장 - 클릭하면 출장 할당(재무)으로 이동합니다.
청구 준비됨 - 아직 송장에 포함되지 않은 승인된 시간으로, 개수와 합계가 표시됩니다. 클릭하면 송장(재무)으로 이동합니다.
미결 송장과 연체 송장 - 각각 개수와 합계가 표시되며, 클릭하면 미리 필터링된 송장(재무)으로 이동합니다.

다른 사람 대신 작업하는 중에는(아래 사용자 참조) 홈에 해당 멤버와 관련된 내용만 표시되며, 본인의 개인 카드는 원래 상태로 전환할 때까지 숨겨집니다.

시간

시간은 프로젝트, 근무지, 청구 가능 여부별로 한 행씩 구성된 주간 그리드입니다. 일요일부터 토요일까지 요일별 열이 있고 합계 열과 하단 합계 행이 있습니다. 프로젝트를 선택하면 해당 프로젝트에 설정된 근무지만 표시되며, 최근에 가장 많이 사용한 프로젝트가 먼저 나열되고 마지막으로 사용한 근무지와 청구 가능 여부가 기본값으로 채워집니다. 이전 주, 이번 주, 다음 주로 주를 이동하고, 행 추가로 행을 추가하거나 지난주 복사로 지난주의 행을 한 번에 가져올 수 있습니다. 더 이상 참여하지 않는 프로젝트는 건너뛰며 그 사실이 안내됩니다. 각 항목의 메모 필드에 메모를 추가할 수 있습니다. 각 행은 편집하는 즉시 저장되고 행마다 별도의 상태가 있으며, 저장에 실패하면 다시 시도를 사용할 수 있고, 삭제한 행은 되돌릴 수 있습니다.

각 시간표에는 상태 칩(초안, 제출됨, 승인됨, 반품됨)이 있고, 시간이 송장에 포함된 뒤에는 상태와 관계없이 부분 청구됨 또는 청구됨이라는 별도의 청구 배지가 표시될 수 있습니다. 반품된 시간표에는 승인자의 메모가 표시되며 수정할 수 있도록 초안으로 다시 열립니다. 승인된 시간표에는 잠겨 있음을 알리는 배너가 표시되고 모든 컨트롤이 비활성화됩니다. 다만 승인 직후이거나 이메일 링크에서 연 경우에는 다시 열기도 제공됩니다(아래 승인 참조). 이미 승인된 주에 시간을 추가하려면 지연 시간 추가를 선택하세요. 해당 주에 새 시간표가 만들어지며 승인된 시간표는 그대로 유지됩니다. 초안이나 반품된 시간표에서는 이후에 종료된 프로젝트의 줄도 수정할 수 있습니다. 더 최신 시간표가 이미 있는 주의 이전 시간표는 안내 메모와 최신 항목 표시 링크와 함께 읽기 전용으로 표시됩니다. 시간표는 하루가 긴 경우, 주말 항목, 할당된 시간을 초과한 프로젝트를 저장을 막지 않고 경고로 표시합니다. 하루 24시간을 초과하는 것은 엄격한 한도이므로 즉시 거부됩니다. 메모 필드에 메모를 추가한 뒤, 한 주의 입력이 끝나 검토할 준비가 되면 제출하세요. 제출하면 승인자에게 메일이 전송됩니다. 시간표 삭제는 확인을 거친 뒤 초안을 완전히 삭제합니다. 내 시간표라는 사이드 패널에는 본인의 시간표가 나열되며, 모두 / 초안 / 제출됨 / 승인됨 / 반품됨으로 필터링할 수 있고 마지막으로 사용한 주와 필터를 기억합니다. 또한 모든 시간표에는 누가 언제 제출, 반품, 승인 또는 다시 열기를 했는지 보여 주는 타임라인이 있습니다.

청구 권한이 있으면 그리드에 행별로 요율, 금액, 청구됨도 표시되고, 권한이 없으면 시간과 상태만 표시됩니다.

승인

승인에는 본인의 승인을 기다리는 제출된 시간표가 오래된 순서로 모두 나열되며, 이미 되돌린 항목을 볼 수 있는 반품됨 필터가 있습니다. 여러 개를 선택한 뒤 Approve Selected(개수가 표시됩니다)를 선택하면 전부 성공하거나 전부 실패하는 단일 작업으로 함께 승인할 수 있고, 하나를 선택하면 드로어에서 열립니다. 드로어에는 멤버, 주, 메모, 일별 시간과 합계가 포함된 모든 항목, 경고(하루가 긴 경우, 주말 항목, 할당된 시간을 초과한 프로젝트), 이번 주와 지난주의 멤버 시간 및 청구 가능 비율, 그리고 누가 언제 시간표를 제출, 반품, 승인 또는 다시 열기를 했는지 보여 주는 타임라인이 표시됩니다. 승인을 선택하면 대기열에서 빠지고 패널이 다음 시간표를 자동으로 선택합니다. 수정 요청 반려를 선택하면 변경이 필요한 내용을 묻는 메모 영역이 열리며, 메모를 입력(필수)하고 되돌리기를 선택하면 멤버에게 메일이 전송되고 시간표가 초안으로 돌아갑니다. 취소를 선택하면 전송하지 않고 메모 영역을 닫습니다. 계정에 자기 승인자 관계가 있더라도 본인의 시간표는 절대 승인할 수 없으며, 이는 눈에 띄는 경로뿐 아니라 모든 승인 경로에서 강제됩니다. 청구 권한이 있으면 드로어에 항목별 요율과 금액도 표시됩니다.

시간표를 승인한 직후이거나 이미 승인된 시간표를 이메일 링크에서 열 때는 다시 열기를 사용해 초안으로 되돌릴 수 있습니다. 선택 사항인 메모를 추가하고 다시 열기를 선택하면 멤버에게 메일이 전송됩니다. 이 두 경우 외에는 다시 열 수 있는 승인 완료 시간표의 상시 목록이 없으므로, 이전 승인을 수정하려면 해당 시간표의 이메일 링크에서 시작해야 합니다.

출장 및 출장 할당

출장에는 Ramp에서 가져온 본인의 출장이 읽기 전용으로 표시됩니다. 표시 선택 항목에서 모두, 제출되지 않음, 승인되지 않음, 승인됨, 빠른(가장 최근 출장 10건) 중 표시할 대상을 고를 수 있습니다. 출장을 열면 드로어에서 경비와 영수증을 볼 수 있으며, 각 줄에는 공급업체, 범주, 프로젝트, 결제 완료, 감사됨 상태가 표시됩니다. 영수증을 미리 볼 수 있고, 해당 출장의 모든 영수증을 하나로 병합한 PDF인 영수증 PDF를 다운로드할 수도 있습니다. 이전 영수증 섹션에는 Ramp 이전의 영수증 파일이 나열됩니다. 청구 권한이 있으면 목록에 각 출장의 청구 가능 합계도 표시됩니다.

출장 할당은 재무 담당자가 출장을 프로젝트에 할당하는 곳이며, 내 출장, 내 팀, 할당되지 않은 모든 항목(관리 액세스) 세 개의 탭으로 구성됩니다. 선택 항목에 대해 프로젝트에 할당… 버튼, 청구 가능으로 표시 및 청구 불가로 표시를 사용할 수 있습니다.

Setup

Setup은 마스터 프로젝트, 하위 프로젝트, 청구 역할, 팀, 근무지를 관리하는 곳이며, 안내형 체크리스트가 새 마스터 프로젝트의 첫 팀과 근무지 설정을 안내합니다. 목록에는 본인의 마스터 프로젝트가 표시되며, 열기 / 마감됨 / 모두로 필터링하거나, 내 항목만을 선택해 본인의 마스터 프로젝트만 보거나, 검색할 수 있고, 새 마스터 프로젝트로 새로 만들 수 있습니다. 고객은 이름으로 표시됩니다. 마스터를 열면 헤더(고객, PO 번호, 청구 권한이 있는 경우 PO에 대해 예약된 청구 가능 시간을 보여 주는 PO 소진 막대가 포함된 PO 금액)와 편집 및 아카이브가 표시되고, 그 아래에 다음 탭이 있습니다.

프로젝트 - 마스터의 하위 프로젝트입니다. 각 하위 프로젝트에는 시간/경비 사용 여부 플래그, 날짜, 상태, 프로젝트 관리자가 있습니다. 프로젝트를 편집하려면 행의 연필 아이콘을, 삭제하려면 빼기 아이콘을 사용하세요. 프로젝트 양식이 삭제 모드로 열리고 확인을 요청합니다.
Team - 프로젝트에 할당된 사람, 역할, 관리자/비활성 플래그, 시간 및 경비 한도, 그 한도 대비 사용 시간입니다. 청구 권한이 있으면 요율, 금액, 청구 가능 여부도 표시됩니다. 멤버 추가는 여러 사람을 한 번에 프로젝트에 추가하며, 한 명이라도 추가할 수 없으면 아무도 추가되지 않습니다.
역할 - 마스터에서 사용할 수 있는 청구 역할이며, 역할마다 고유한 청구 요율이 있습니다. 행의 아이콘으로 역할을 편집하거나 삭제할 수 있습니다.
근무지 - 마스터의 근무지(도시, 주, 국가)이며, 시간 그리드의 프로젝트 → 근무지 연동에 사용됩니다.
송장 - 이 마스터에 대한 모든 송장입니다(청구 권한이 있는 경우에만 표시).

사용자

사용자에는 프로젝트의 모든 멤버가 나열되며, 승인자 열(승인자 관계를 볼 수 있는 경우)과 어시스턴트 열(어시스턴트 관계를 볼 수 있는 경우)이 있습니다. 본인의 행은 항상 표시됩니다. 승인자 편집은 선택한 멤버의 시간을 승인하는 사람을 추가하거나 제거할 수 있는 드로어를 엽니다. 승인 관리자는 새 관계를 선택해 멤버를 지정하고 첫 번째 승인자를 설정할 수 있으며, 내 어시스턴트에서는 본인의 어시스턴트로 활동할 수 있는 멤버를 지정할 수 있습니다.

누군가 본인을 어시스턴트로 지정한 경우, Acting as 배너를 통해 그 사람의 시간 및 출장 패널로 전환해 대신 작업할 수 있습니다. 이때 수행하는 모든 변경은 본인이 한 것으로 기록되며 해당 멤버에게 귀속됩니다.

청구

계정 및 결제 세부 정보

계정에는 Stripe 기반 청구 계정이 이름, 잔액, 통화, 송장 접두사, 연락처 정보와 함께 나열되며, 새 계정으로 계정을 추가할 수 있습니다. 해당 계정의 송장으로 드릴스루할 수 있고, 청구 권한이 있으면 결제 세부 정보도 볼 수 있습니다. 여기에는 통화에 따른 은행 송금 정보(IBAN/SWIFT 또는 계좌/라우팅)와 등록된 결제 수단이 포함됩니다.

송장

송장에는 열 수 있는 모든 송장이 나열됩니다. 검색 행의 맨 앞에 있는 선택 항목에서 상태(미결, 연체, 초안, 결제 완료, 무효, 모두)를 고르고 송장 번호, 고객 또는 마스터 프로젝트로 범위를 좁힐 수 있습니다. 일치하는 항목이 없으면 패널에 그 사실이 표시되고 검색 지우기가 제공됩니다. 이 버튼은 검색 필드를 초기화하지만 홈에서 이동해 올 때 적용된 필터는 그대로 유지합니다. 아직 번호가 없는 초안은 번호 열에 초안으로 표시되며, 금액 열은 시간 $, 경비 $, 항목 $ 로 표시됩니다. 새 송장은 초안을 시작하며 먼저 마스터 프로젝트를 선택합니다. 고객은 마스터에서 가져오고 마스터의 PO 번호가 송장에 입력됩니다. 그러면 해당 송장이 그 마스터의 송장 탭에 표시됩니다. 송장을 열면 헤더(고객, 금액, 만기일, 상태)와 그 아래 세 개의 탭(품목, 시간, 출장)이 표시됩니다. 시간 추가와 출장 추가는 현재 탭을 청구되지 않은 시간 또는 출장을 고르는 선택기로 제자리에서 바꿔 줍니다. 이 송장에 포함할 항목을 선택해 일괄 추가합니다(선택한 시간 추가 또는 선택한 출장 추가, 돌아가려면 뒤로). 품목, 시간, 출장의 추가와 제거(선택 항목 제거)는 송장이 초안인 동안에만 제공됩니다. 초안 송장은 편집하거나 제출할 수 있으며, 제출하면 송장 번호가 할당되고 송장이 확정됩니다. 미결 송장은 무효 처리할 수 있습니다. 삭제할 수 있는 것은 초안 송장뿐이며, 삭제하면 해당 시간과 출장이 청구되지 않은 상태로 돌아갑니다. 결제 완료된 송장은 무효 처리할 수 없습니다. 영수증 PDF는 송장에 청구된 출장의 모든 영수증을 하나로 병합한 PDF를 다운로드합니다.

AR 수신자

AR 수신자는 송장이 제출될 때 이메일을 받을 사람을 재무 사용자가 관리하는 곳입니다. 여기에서 수신자를 추가하거나 제거할 수 있으며, 송장을 제출하면 목록에 있는 모든 사람에게 이메일이 전송됩니다.

무효 처리

무효 처리는 송장 무효 처리 패널을 열며, 무효 처리할 수 있는 모든 미결 송장이 나열됩니다. 따라서 송장을 먼저 찾지 않고도 청구된 시간과 경비를 청구되지 않은 상태로 되돌릴 수 있습니다. 무효 처리는 최종적이며 되돌릴 수 없습니다.

놓치지 않도록 알림 받기

시간표를 제출하면 승인자에게 메일이 전송되고, 시간표를 승인, 반품 또는 다시 열면 멤버에게 메일이 전송되며, 반품이나 다시 열기에는 입력한 메모가 첨부됩니다. 모든 알림은 해당 시간표로 바로 연결됩니다. 현재 주의 시간표를 제출하지 않았거나 승인받지 않은 경우 금요일 오후에 알림 이메일이 전송됩니다.

함께 수정된 사항

이번 릴리스에서는 프로젝트 앱이 대체하는 이전 화면의 소유권 관련 허점도 해결했습니다. 다른 멤버의 시간, 경비 또는 영수증을 읽으려면 그 멤버의 승인자여야 했지만, 일부 화면에서는 이를 전혀 확인하지 않았습니다. 이 문제는 수정되었으며, 새 화면과 이전 화면 모두에서 어떤 승인자도 계정에 이미 존재하는 자기 승인자 관계를 통해서라도 본인의 시간표나 경비 보고서를 승인할 수 없습니다.